Какая поддержка нужна системе бюджетирования?

Ранее мы уже рассмотрели, какие факторы вызывают нестабильность системы бюджетирования. Сейчас поговорим о том, кто помогает системе адаптироваться к новым условиям.

Каждое изменение в работе предприятия вызывает множество вопросов, а особенно изменение в системе бюджетирования. Знаний и возможностей только одного экономиста для их решения может быть недостаточно, и в этом случае он обращается за поддержкой. Можно выделить три вида поддержки: организационная, методическая и техническая.

Организационная поддержка изменений в зависимости от масштабов нововведений исходит со стороны руководства структурного подразделения или в целом компании. Она необходима, например, при вводе новых сроков сдачи плановых бюджетов.

Методическая поддержка изменений бюджетной структуры – это проработка изменений «на бумаге», выделение новых центов учета, центров ответственности, анализ необходимости изменения способов расчета плановых и фактических значений статей бюджета.  Обычно, это осуществляет экономист.

Техническая поддержка изменений подразумевает внесение изменений в расчеты, перенастройка прав пользователей, внесение изменений в содержимое справочников или в иные настраиваемые элементы системы бюджетирования. Если с внесением новых записей справочников, в основном, справляется экономист, то для изменения расчетов и настройки прав, обычно, привлекают технических специалистов, то есть методическая и техническая поддержка идут рука об руку.

Поддержка может оказываться как специалистами самого предприятия, так и быть отдана на аутсорсинг в стороннюю компанию. Сравнение прямых затрат на аутсорсинг и оплату труда собственным специалистам дает лишь частичную оценку их эффективности. Рассмотрим плюсы и минусы каждого варианта с разных сторон.

	Собственные специалисты	Внешние специалисты
Организационная поддержка	Имеют полномочия на издание приказов, распоряжений, введение регламентов работ в действие.	Могут оказывать услуги в части разработки регламентов работы, но ввести в действие не могут.
Методическая поддержка	Знают структуру бюджетов и могут быстро оценить влияние на них изменений в оргструктуре, бизнес-процессе.	Необходимо время, чтобы оценить, как изменение ситуации должно отразиться на системе бюджетирования.
	Знают все бизнес-процессы предприятия и понимают, должно ли их изменение отразится на способах расчета плана и факта бюджета.	Целесообразно передавать в том случае, если на предприятии нет собственного хорошего методолога.
Техническая поддержка	Поддерживают только одну систему бюджетирования, могут более оперативно реагировать на внешние по отношению к системе бюджетирования изменения.	Поддерживают системы бюджетирования нескольких клиентов, потому имеют больше опыта по внесению изменений в систему бюджетирования, но могут менее оперативно реагировать на изменения
	Сталкиваются с вопросами только «своих» пользователей, а значит, потенциально, менее досконально знают систему бюджетирования.	Чаще сталкиваются с различными вопросами от пользователей и более досконально знают систему.
	Имеют более тесный контакт с пользователями, т.к. работают на одном предприятии, могут выяснять вопросы при  личных контактах.	Территориально удалены от конкретного пользователя, чаще всего они общаются с пользователями, используя средства связи, а не личный контакт.
	Не знают тонкости расчетов по сбору  плановых и фактических бюджетов, если при внедрении все работы выполнялись внешними специалистами.	Могут быстро разобраться в настройке расчетов по сбору плана и факта, если настраивали их при внедрении.
	Для качественного выполнения работ необходимы консультации по методическим вопросам.	Для качественного выполнения работ необходимы консультации по методическим вопросам.
	Оказывают поддержку по запросу, поступающему от пользователей.	Оказывают поддержку по запросу, поступающему от пользователей.

Из таблицы видно, что самый выигрышный вариант технической поддержки системы бюджетирования – это первичная поддержка специалистами ИТ-службы предприятия и привлечение для консультаций специалистов службы поддержки компании-внедренца в случае возникновения сложных вопросов.

Таким образом, выстроенная всесторонняя поддержка системы бюджетирования позволит предприятию оперативно и с минимальными затратами реагировать на требования времени, а значит система не «умрёт» и вложения во внедрение окупятся сторицей.

Автор: Борко Ярослава, ведущий консультант службы поддержки НПО «Компьютер»