Договоры: учет и документооборот. Кто первый?

Когда используется система электронного документооборота  и автоматизированы договорные процессы, то, как правило, у пользователей возникают пожелания каким-либо образом обеспечить ее взаимодействие с системой бухгалтерского или управленческого учета.

Хочу поделиться несколькими примерами и различными вариантами взаимодействия, появившимися по результатам выполнения проектов внедрения модуля «Расчеты по договорам» системы Prestima и модуля «Управление договорами» системы DIRECTUM.

Как только заходит речь об обмене данными между двумя системами, то появляется вопрос – кто первый? В данном случае, в какую систему данные о новом договоре должны вводиться пользователем, а в какой будут появляться автоматически за счет синхронизации?

При поиске ответа можно начать с принципа: «Информация вводится там, где она появилась». Из этого следует, что первична система документооборота, т.к. в ней регистрируется договор и создается текст документа или сохраняется скан. А после этого договор уже может синхронизироваться в учетную систему для отражения расчетов. Получается, «1:0» в пользу системы документооборота.

И вроде бы с этим не поспоришь, но не всегда все так просто. Когда финансовый контроль на предприятии развит до уровня проверки лимитов бюджетов при согласовании договора, то уже при его регистрации ответственный должен указать статьи бюджетов, ЦФО и другие используемые бюджетные классификаторы. А ведь наверняка их нет в системе документооборота, это все из области учетно-финансовых систем.

В этом случае чаще всего проще организовать регистрацию договора в учетной системе, чем синхронизировать в систему документооборота все бюджетные классификаторы, а значит создавать их как новые справочники, дублировать данные, да еще и настраивать различные ограничения на выбор, чтобы все вписалось в существующую бюджетную структуру.  Хотя, если средства интеграции систем позволяют, можно при регистрации договора в системе документооборота незаметно для пользователя технически реализовать выбор статей бюджетов и других классификаторов из справочников учетной системы.

И что же, значит ничья «1:1»? Или, если системы достаточно открыты для «бесшовной» интеграции, все-таки «2:0» в пользу системы документооборота?  На мой взгляд, в данном случае не важен счет и не важно кто курица, а кто яйцо ) Главное – учесть функциональные требования и технические возможности систем, чтобы сделать оптимальное решение. Единственное, что я осмелюсь утверждать категорично – все это сделать проще, когда две системы разработаны на одной платформе. Например, как Prestima и DIRECTUM на IS-Builder.

На этом у меня пока все по вопросу о первичности систем в договорных процессах. Если вы готовы поделиться своими вариантами -  давайте продолжим в комментариях!  И думаю, следующую заметку из серии «Договоры; учет и документооборот» я посвящу теме взаимодействия систем при согласовании договоров.

Автор: Фроленко Наталья, бизнес-аналитик отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»