Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование

На данном этапе в Prestima выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО), т. е. структурные подразделения, которые будут участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения. Определяется перечень видов бюджетов (БДР, БДДС и др.), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи.

Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку бюджетов.

Специалисты ЦФО заявляют плановые суммы с помощью записей справочника «Бюджетные заявки», в расшифровках которых детализируется информация в разрезе статей бюджетов и дополнительной детализации. Например, по договорам или номенклатуре МЦ и услуг.

Согласование и утверждение бюджетных заявок осуществляется с помощью типовых маршрутов системы DIRECTUM.

При согласовании используется отчет «Бюджетные заявки», который вкладывается в задачу и содержит информацию по всем расшифровкам бюджетной заявки.

Если в организации есть ЦФО, не работающие в системе Prestima, то свои бюджеты они подготавливают через шаблоны расшифровок в Excel, которые после согласования загружаются экономистом в формы планирования. При загрузке данных файл с расшифровкой в Excel автоматически привязывается к значениям бюджетов

Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс — формы планирования.

Специалисты ЦФО вводят плановые значения в формы планирования Prestima на своем уровне/по своим направлениям/статьям (планирование «снизу-вверх») с учетом прав доступа и по мере готовности непосредственно из форм планирования отправляют уведомления DIRECTUM о том, что на определенном уровне бюджет сформирован.

Далее происходит корректировка бюджетов (планирование «сверху-вниз»), когда специалисты, согласующие бюджет, вносят изменения на самом верхнем уровне бюджета и доводят эти изменения до ЦФО.

С помощью системы DIRECTUM возможна автоматическая рассылка уведомлений центрам финансовой ответственности об изменении лимитов по статьям. Для каждого ответственного от ЦФО будет сформировано уведомление с перечнем измененных лимитов в разрезе статей бюджета.

После завершения процесса планирования бюджеты подлежат согласованию и утверждению руководством компании. Данные по соответствующему виду бюджета выгружаются в отчет (форму Excel), отчет сохраняется в системе DIRECTUM, а затем отправляется на согласование задачей. При наличии замечаний руководство может написать их в тексте задачи или указать в виде примечаний в документе. В этом случае бюджет будет отправлен на доработку.

После исправления замечаний либо изначально при их отсутствии согласующие подписывают документ DIRECTUM электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Сотрудник ПЭО на основании наличия ЭЦП в DIRECTUM проставляет в системе Prestima дату утверждения версии бюджета и процесс планирования данной версии бюджета заканчивается.

В зависимости от источника фактических данных в системе Prestima возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:

1. Автоматический сбор фактических значений бюджетов в отчеты, исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии.
2. Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку отчетов по исполнению бюджетов. Специалисты ЦФО по соответствующему шаблону создают документы в DIRECTUM, куда вручную заносят фактические данные. После выполнения заданий специалистами ЦФО фактические данные с отчетов по исполнению бюджетов автоматически загружаются в систему Prestima.
3. Ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы планирования (при отсутствии учетных систем или невозможности автоматически получить данные извне).

Система Prestima предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:

1. Аналитические отчеты модуля «Бюджетирование», представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения. Данные отчеты сохраняются в системе DIRECTUM, а затем отправляются на согласование/уведомление руководству компании. Пользователь (специалист ЦФО) может указать в параметрах маршрута всех руководителей, с которыми необходимо согласовать отчет, указать сроки согласования, иные дополнительные сведения по отчету.
2. Модуль «Управление показателями эффективности» позволяет автоматически рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов, отображать их на контрольной панели руководителя:
   

   Для оценки эффективности процесса управления бюджетами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

   • Сумма доходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
   • Сумма расходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
   • % выполнения доходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
   • % выполнения расходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
   • % отклонений плановых и фактических данных бюджетирования (%)
3. Модуль разработки OLAP-отчетов позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа бюджетных значений за длительный период времени.