Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование
Бизнес-задачи
Ключевой особенностью процесса бюджетирования на предприятии является вовлечение в процесс составления бюджета всех ответственных (ЦФО). Поэтому для успешного функционирования бюджетирования важны как механизмы слияния структурированной информации (бюджетов разных уровней), так и поддержка регламента составления бюджета.
Решение «Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование» существенно расширяет стандартные возможности модуля «Бюджетирование» системы Prestima. Включение в состав комплекса системы DIRECTUM обеспечивает дополнительное решение задач организации взаимодействия при составлении бюджетов предприятия:
- использование единого регламента планирования бюджетов;
- создание системы уведомлений о ходе процесса составления бюджетов;
- согласование и утверждение бюджетов;
- сбор данных по исполнению бюджетов.
Бизнес-заказчики
- специалисты планово-экономического отдела;
- специалисты ЦФО.
Кроме того, при внедрении решения заинтересованными лицами выступают руководители среднего звена и топ-менеджмент предприятия.
Описание работы

Формирование бюджетной структуры и бюджетной модели предприятия.
На данном этапе в Prestima выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО), т. е. структурные подразделения, которые будут участвовать в планировании бюджетов и осуществлять контроль их исполнения. Определяется перечень видов бюджетов (БДР, БДДС и др.), задается их структура, устанавливаются взаимосвязи.
Планирование бюджетов.
Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку бюджетов.
Специалисты ЦФО заявляют плановые суммы с помощью записей справочника «Бюджетные заявки», в расшифровках которых детализируется информация в разрезе статей бюджетов и дополнительной детализации. Например, по договорам или номенклатуре МЦ и услуг.
Согласование и утверждение бюджетных заявок осуществляется с помощью типовых маршрутов системы DIRECTUM.
При согласовании используется отчет «Бюджетные заявки», который вкладывается в задачу и содержит информацию по всем расшифровкам бюджетной заявки.
Если в организации есть ЦФО, не работающие в системе Prestima, то свои бюджеты они подготавливают через шаблоны расшифровок в Excel, которые после согласования загружаются экономистом в формы планирования. При загрузке данных файл с расшифровкой в Excel автоматически привязывается к значениям бюджетов
Дальнейшие планирование, а также анализ и корректировка плановых значений осуществляется через специализированный интерфейс — формы планирования.
Специалисты ЦФО вводят плановые значения в формы планирования Prestima на своем уровне/по своим направлениям/статьям (планирование «снизу-вверх») с учетом прав доступа и по мере готовности непосредственно из форм планирования отправляют уведомления DIRECTUM о том, что на определенном уровне бюджет сформирован.
Далее происходит корректировка бюджетов (планирование «сверху-вниз»), когда специалисты, согласующие бюджет, вносят изменения на самом верхнем уровне бюджета и доводят эти изменения до ЦФО.
С помощью системы DIRECTUM возможна автоматическая рассылка уведомлений центрам финансовой ответственности об изменении лимитов по статьям. Для каждого ответственного от ЦФО будет сформировано уведомление с перечнем измененных лимитов в разрезе статей бюджета.
Утверждение бюджетов.
После завершения процесса планирования бюджеты подлежат согласованию и утверждению руководством компании. Данные по соответствующему виду бюджета выгружаются в отчет (форму Excel), отчет сохраняется в системе DIRECTUM, а затем отправляется на согласование задачей. При наличии замечаний руководство может написать их в тексте задачи или указать в виде примечаний в документе. В этом случае бюджет будет отправлен на доработку.
После исправления замечаний либо изначально при их отсутствии согласующие подписывают документ DIRECTUM электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Сотрудник ПЭО на основании наличия ЭЦП в DIRECTUM проставляет в системе Prestima дату утверждения версии бюджета и процесс планирования данной версии бюджета заканчивается.
Исполнение бюджетов.
В зависимости от источника фактических данных в системе Prestima возможны следующие варианты отражения исполнения бюджетов:
- Автоматический сбор фактических значений бюджетов в отчеты, исходя из данных учетных систем, работающих на предприятии.
- Согласно существующим на предприятии регламентам в определенный срок отправляются задачи DIRECTUM исполнителям (специалистам ЦФО) на подготовку отчетов по исполнению бюджетов. Специалисты ЦФО по соответствующему шаблону создают документы в DIRECTUM, куда вручную заносят фактические данные. После выполнения заданий специалистами ЦФО фактические данные с отчетов по исполнению бюджетов автоматически загружаются в систему Prestima.
- Ручной ввод фактических данных по статьям бюджетов в формы планирования (при отсутствии учетных систем или невозможности автоматически получить данные извне).
Контроль и анализ исполнения бюджетов.
Система Prestima предлагает следующие инструменты контроля и анализа исполнения:
- Аналитические отчеты модуля «Бюджетирование», представляющие данные для анализа в различных разрезах. Позволяют отслеживать динамику исполнения бюджетов, прогнозировать исполнение бюджетов, выявлять причины отклонений фактического выполнения статей от запланированных значений и определять ответственных за возникшие отклонения. Данные отчеты сохраняются в системе DIRECTUM, а затем отправляются на согласование/уведомление руководству компании. Пользователь (специалист ЦФО) может указать в параметрах маршрута всех руководителей, с которыми необходимо согласовать отчет, указать сроки согласования, иные дополнительные сведения по отчету.
- Модуль «Управление показателями эффективности» позволяет автоматически рассчитывать контрольные показатели по исполнению бюджетов, отображать их на контрольной панели руководителя:
Для оценки эффективности процесса управления бюджетами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:
- Сумма доходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
- Сумма расходов в разрезе ЦФО и статей бюджета за прошедший период (план и факт) (тыс. руб.)
- % выполнения доходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
- % выполнения расходной части бюджета в разрезе ЦФО и статей за прошедший период (тыс. руб.)
- % отклонений плановых и фактических данных бюджетирования (%)
- Модуль разработки OLAP-отчетов позволяет разработать и настроить многомерные таблицы, содержащие большой объем плановых и фактических данных, необходимых для контроля и анализа бюджетных значений за длительный период времени.
Бизнес-эффект
С помощью решения «Prestima + DIRECTUM: Бюджетирование» процесс бюджетного управления предприятия значительно упрощается, становится предсказуемым и контролируемым:
- Повышается прозрачность процессов бюджетного управления;
- Сокращаются сроки и трудоемкость составления бюджетов компании;
- Уменьшаются ошибки при обобщении планов производственных подразделений;
- Сокращаются сроки и трудоемкость сбора данных о выполнении бюджетов с максимально возможной детализацией;
- Своевременно принимаются решения решений по оптимизации бюджетных показателей;
- Сокращается трудоемкость формирования управленческой/корпоративной отчетности по плановым и фактическим данным
Основные технические составляющие решения
Система бюджетирования и управления финансами Prestima:
Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM: