Автоматизация расчетов по договорам требует совместной работы как со структурированной (учетной) информацией, так и с неструктурированной (тексты документов). Как правило, системы, представленные на рынке, охватывают либо одну, либо другую область.
Решение «Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами» позволяет решать следующие задачи:
создание, хранение и поиск текстов и скан-образов договорных документов;
структурированный учет договорных документов в необходимых разрезах;
контроль сумм договора на соответствие плановым значениям бюджета;
планирование работ по договорам;
обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе работы по договору;
оперативный учет и контроль выполнения и оплаты обязательств по договорам;
управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
Решение «Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами» является расширением бизнес-решения «».
Бизнес-заказчики
специалисты юридического отдела;
специалисты договорного отдела или проектного офиса;
специалисты отделов снабжения и сбыта и т.п.;
специалисты финансового отдела;
бухгалтерия.
Описание работы
Формирование и согласование договоров.
Первоначально договор и спецификации к нему создается в справочнике «Договоры» Prestima, а текст договора формируется в DIRECTUM.
На основании структурированных данных о договорах в Prestima (этапы работ, спецификации и т. п.) формируются календарные планы работ и бюджеты.
Тексты договорных документов в DIRECTUM могут создаваться несколькими способами:
из отчетов Prestima (например, сводная смета по договору или календарный план, спецификация, акт сверки)
из шаблонов DIRECTUM (например, тексты договоров)
сканированием (входящие документы).
Из карточки справочника Договоры в системе Prestima можно всегда получить доступ к текстам документов по данному договору.
Договор отправляется на согласование внутри организации по типовому маршруту в системе DIRECTUM. На согласование вместе с документами DIRECTUM могут быть отправлены и объекты Prestima. При работе типового маршрута DIRECTUM могут анализироваться и заполняться параметры договора Prestima (привязка к статьям бюджета, ЦФО и т. п.). Это позволяет динамически формировать список согласующих или проводить автоматические контроли по договору (например, на соответствие бюджету). Договор подписывается ЭЦП в системе DIRECTUM, и заполняется поле *Дата договора в системе Prestima.
Отражение и контроль исполнения обязательств по договорам.
В Prestima отражаются операции по выполнению обязательств: акты выполненных работ или поступление материальных ценностей. А в DIRECTUM заносятся подтверждающие их документы:
исходящие акты выполненных работ и счета-фактуры, как правило, создаются в Prestima, а затем сохраняются и согласуются в DIRECTUM;
входящие акты выполненных работ сканируются и проходят согласование в DIRECTUM, после чего заносятся в Prestima.
В модуле «Управление финансами» системы Prestima на основании выполненных обязательств формируются записи справочников заявки на финансирование для включения в реестр платежей и последующей оплаты. На основании проведенных платежей автоматически формируются документы по оплате обязательств в модуле «Расчеты по договорам».
Контроль выполнения обязательств по договорам.
Отслеживание выполнения/оплаты по договору происходит с помощью инструментов системы Prestima.
Данную информацию можно просмотреть либо по специальной кнопке прямо из карточки договора, либо «провалиться» до конкретных документов по выполнению/оплате (акты выполненных работ и т. п., платежные документы), либо можно просмотреть отчеты, например, «Структура выполнения обязательств по договорам».
Для рассылки уведомлений о состоянии расчетов (нарушение сроков оплаты, наступление сроков выполнения работ и т. п.) могут использоваться уведомления в системе DIRECTUM.
Для оценки эффективности процесса управления договорами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности. Например:
Сумма дебиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
Сумма кредиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
Количество несвоевременно выполненных заказов (шт.)
Размер штрафных санкций в связи с нарушением условий договоров (тыс. руб.)
Средняя длительность процесса подготовки и согласования договорного документа (от оформления до отправки контрагенту) (часы)
Среднее количество итераций согласования договорного документа в одном подразделении (шт.)
Ведение истории взаимоотношений с контрагентом.
При необходимости принять решение о благонадежности контрагента, возможности дальнейшей работы с ним, ответственный сотрудник либо руководитель подразделения собирает всю доступную информацию о данном контрагенте.
Для решения этой задачи можно использовать:
отчеты системы Prestima (например, «Договоры с истекшей контрольной датой», «Расчеты с организацией» и т. д.). Данные инструменты позволяют увидеть, не было ли несвоевременной оплаты или работ, выполненных позже оговоренного срока.
документы в системе DIRECTUM: претензии, письма, протоколы разногласий и т. п.
Для работы с ненадежными контрагентами ответственный сотрудник создает стоп-листы в системе Prestima. Внесение компании в стоп-лист ограничивает работу с ней в части заключения новых договоров, отгрузки товаров, работ, услуг покупателю, оплаты поставщику. Заинтересованных лиц можно уведомить о включении/исключении организации из стоп-листа с помощью электронных писем и возможностей системы DIRECTUM.
Бизнес-эффект
снижение временных затрат на согласование проекта договора, на поиск документа и на отслеживание выполнения/оплаты работ по договору;
эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
возможность анализа рентабельности проектов;
сокращение платежей сверх сумм, указанных в договоре;
повышение точности учета выполнения и оплаты по договорам за счет оперативного ввода первичных документов по расчетам в момент их поступления на предприятие;
упрощение анализа плановых и фактически выполненных объемов работ по договорам за счет сравнения данных договорных и первичных документов;
повышение уровня контроля за исполнением обязательств со стороны партнеров за счет увеличения оперативности и детальности учета и анализа расчетов;
сокращение количества неблагонадежных контрагентов;
улучшение финансового состоянии компании.
Основные технические составляющие решения
Система бюджетирования и управления финансами Prestima: