Prestima + DIRECTUM: Полное управление договорами

Первоначально договор и спецификации к нему создается в справочнике «Договоры» Prestima, а текст договора формируется в DIRECTUM.

На основании структурированных данных о договорах в Prestima (этапы работ, спецификации и т. п.) формируются календарные планы работ и бюджеты.

Тексты договорных документов в DIRECTUM могут создаваться несколькими способами:

• из отчетов Prestima (например, сводная смета по договору или календарный план, спецификация, акт сверки)
• из шаблонов DIRECTUM (например, тексты договоров)
• сканированием (входящие документы).

Из карточки справочника Договоры в системе Prestima можно всегда получить доступ к текстам документов по данному договору.

Договор отправляется на согласование внутри организации по типовому маршруту в системе DIRECTUM. На согласование вместе с документами DIRECTUM могут быть отправлены и объекты Prestima. При работе типового маршрута DIRECTUM могут анализироваться и заполняться параметры договора Prestima (привязка к статьям бюджета, ЦФО и т. п.). Это позволяет динамически формировать список согласующих или проводить автоматические контроли по договору (например, на соответствие бюджету). Договор подписывается ЭЦП в системе DIRECTUM, и заполняется поле *Дата договора в системе Prestima.

В Prestima отражаются операции по выполнению обязательств: акты выполненных работ или поступление материальных ценностей. А в DIRECTUM заносятся подтверждающие их документы:

• исходящие акты выполненных работ и счета-фактуры, как правило, создаются в Prestima, а затем сохраняются и согласуются в DIRECTUM;
• входящие акты выполненных работ сканируются и проходят согласование в DIRECTUM, после чего заносятся в Prestima.

В модуле «Управление финансами» системы Prestima на основании выполненных обязательств формируются записи справочников заявки на финансирование для включения в реестр платежей и последующей оплаты. На основании проведенных платежей автоматически формируются документы по оплате обязательств в модуле «Расчеты по договорам».

Отслеживание выполнения/оплаты по договору происходит с помощью инструментов системы Prestima.

Данную информацию можно просмотреть либо по специальной кнопке прямо из карточки договора, либо «провалиться» до конкретных документов по выполнению/оплате (акты выполненных работ и т. п., платежные документы), либо можно просмотреть отчеты, например, «Структура выполнения обязательств по договорам».

Для рассылки уведомлений о состоянии расчетов (нарушение сроков оплаты, наступление сроков выполнения работ и т. п.) могут использоваться уведомления в системе DIRECTUM.

Для оценки эффективности процесса управления договорами предприятия при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности. Например:

• Сумма дебиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
• Сумма кредиторской задолженности по договорам (тыс. руб.)
• Количество несвоевременно выполненных заказов (шт.)
• Размер штрафных санкций в связи с нарушением условий договоров (тыс. руб.)
• Средняя длительность процесса подготовки и согласования договорного документа (от оформления до отправки контрагенту) (часы)
• Среднее количество итераций согласования договорного документа в одном подразделении (шт.)

При необходимости принять решение о благонадежности контрагента, возможности дальнейшей работы с ним, ответственный сотрудник либо руководитель подразделения собирает всю доступную информацию о данном контрагенте.

Для решения этой задачи можно использовать:

• отчеты системы Prestima (например, «Договоры с истекшей контрольной датой», «Расчеты с организацией» и т. д.). Данные инструменты позволяют увидеть, не было ли несвоевременной оплаты или работ, выполненных позже оговоренного срока.
• документы в системе DIRECTUM: претензии, письма, протоколы разногласий и т. п.

Для работы с ненадежными контрагентами ответственный сотрудник создает стоп-листы в системе Prestima. Внесение компании в стоп-лист ограничивает работу с ней в части заключения новых договоров, отгрузки товаров, работ, услуг покупателю, оплаты поставщику. Заинтересованных лиц можно уведомить о включении/исключении организации из стоп-листа с помощью электронных писем и возможностей системы DIRECTUM.