Холдинг, бухучет и бюджет

При анализе исполнения бюджетов экономисты и топ-менеджмент крупных организаций часто сталкиваются с проблемой полноты и адекватности анализируемых данных. Основная причина проблемы в том, что вся информация об исполнении бюджетов компании чаще всего собирается на основании данных бухгалтерского учета. Этих данных вполне достаточно для формирования стандартных форм отчетности согласно ПБУ, но для оценки текущего финансового положения компании этой информации руководству бывает недостаточно.

Особенно остро данная проблема проявляется при формировании отчетов об исполнении бюджетов в организациях с холдинговой структурой. Бухгалтерский учет ведётся по каждому отдельно взятому юридическому лицу в отдельной учетной системе. Соответственно, чтобы собственник холдинга мог увидеть полную картину, экономистам центрального офиса необходимо сначала собрать данные об исполнении бюджетов из всех удаленных подразделений, а затем произвести консолидацию, исключая внутригрупповые операции.

Давайте разберёмся в проблемах, которые могут возникать у экономистов при выполнении вышеуказанных задач и рассмотрим возможные пути решения.

Как собрать данные об исполнении бюджетов из подразделений холдинга.

Основная сложность в том, что экономисты удаленных подразделений формируют отчеты каждый по-своему и затем отправляют в «голову». Как наиболее простой вариант решения, центральный офис разрабатывает и спускает в подразделения единый регламент по всему холдингу, но это не панацея, так как экономист просто-напросто может допустить ошибку, обнаружить и исправить которую будет довольно сложно и трудоемко.

Поэтому нет никакого смысла выстраивать процесс таким образом, чтобы сначала экономисты подразделений формировали отчетность на местах, а затем экономисты управления тратили массу времени на проверку правильности формирования данных и сведение нескольких файлов Excel в единый отчет. Вместо этого рекомендуется сначала собирать всю исходную бухгалтерскую информацию в единое хранилище, а затем обрабатывать её.

Для последующей обработки данные, собранные в едином хранилище, должны иметь одинаковую структуру. Поскольку предприятия холдинга могут иметь разную специфику бизнеса, то набор бухгалтерских счетов в учетных системах и степень детальности аналитического учета будут различаться. Поэтому необходимо создать консолидированный план счетов, с помощью которого в последствии группировать счета всех учетных систем холдинга и задать для него уровень аналитики, минимально необходимый для преобразования бухгалтерских данных в данные бюджета.

Соответственно, при консолидации данных об исполнении бюджетов, экономист головного офиса будет оперировать не данными бухгалтерских счетов отдельных систем, а данными консолидированных счетов единого хранилища.

Возникают вопросы: где и каким образом должно быть организованно это хранилище? Каким образом загрузить в него данные, исключив вероятность их потери? Как преобразовать бухгалтерскую аналитику в бюджетную?

Как показывает практика, одним из наиболее подходящих вариантов является использование системы бюджетирования, с помощью которой данная задача решается в 2 этапа:

Этап 1. Загрузка исходных данных

С помощью механизмов интеграции данные из всех учетных систем загружаются в специальные регистры системы бюджетирования. Загруженные данные автоматически группируются на консолидированных счетах с необходимой степенью детализации.

Рис. 2

Этап 2. Трансформация бухгалтерских данных в данные бюджетирования

После того, как исходная бухгалтерская информация собрана и сгруппирована, необходимо преобразовать её в данные по бюджетам. Для этого в системе бюджетирования настраиваются правила трансформации бухгалтерских проводок в необходимые элементы бюджета (статьи, направления деятельности, ЦФО, объекты, проекты и т.п.). По сути экономисту нужно один раз настроить правила, а затем каждый отчетный период выгружать данные из учетных систем и производить трансформацию.

Пример:

Рассмотрим пример сбора данных об исполнении бюджета в части затрат основного производства на примере группы компаний, состоящей из трёх организаций: «Автосалон», «Строительная организация» и «Аренда недвижимости» (таблица 1).

В учетной системе «Автосалона» выделены счета «20.01.1. Основное производство (тюнинг)» и «20.01.2. Основное производство (сервисное обслуживание)». А также имеются счета «20.01 основное производство» в учетной системе «Строительной организации» и счет 20.1 в учетной системе «Аренды недвижимости».

Для этих четырёх счетов выделяем консолидированный счет «20.01». Поскольку на счетах учетных систем могут быть выделены разные аналитики, то перечень аналитик консолидированного счета должен обязательно включать в себя все аналитики счетов, которые он объединяет. 

Таким образом, данные о затратах на основное производство всего холдинга будут храниться на консолидированном счете в нужных разрезах.

Таблица 1

После того, как исходная бухгалтерская информация помещена в хранилище, необходимо преобразовать её в данные по бюджетам.

Для этого в системе бюджетирования настраиваются правила трансформации.

Сначала задаются критерии отбора данных из единого хранилища: указываются организации, счета и аналитики счетов, данные по которым необходимо трансформировать. Затем настраиваются правила, согласно которым отобранные значения будут преобразованы в элементы бюджетов.

После того как настроены все правила, экономист производит трансформацию с помощью специального расчета, после чего анализирует данные с помощью отчета.

Таким образом мы с вами рассмотрели проблему сложности сбора данных об исполнении бюджетов в предприятии с холдинговой структурой и вариант автоматизации данного процесса.

О нюансах, возникающих при элиминации внутригрупповых оборотов в процессе формировании консолидированной управленческой отчетности, расскажем в следующей заметке.

Автор: Николай Комлев, консультант отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»