Особенности формирования "сложных бюджетов"

Бывает, что в разговоре с экономистами, слышу фразу: «У нас очень сложный бюджет!». «А чём его сложность?» - спрашиваю я их. Оказывается, что каждый имеет в виду свою «сложность». Давайте рассмотрим, что такое «сложные бюджеты», на каких предприятиях они встречаются, как можно облегчить работу экономистам.

Бюджет с большим количеством статей

Чаще всего большое количество статей встречается в бюджете доходов и расходов небольших предприятий, при этом бюджет имеет простую структуру. Основная трудность для экономиста заключается в том, что нужно спланировать большое количество статей, а затем отследить фактическое выполнение каждой из них.

Для планирования можно использовать любую программу, в которой есть возможность настраивать формулы для расчета агрегирующих показателей, например, Excel.

Собрать фактическое выполнение по каждой статье бюджета, если их много, более сложная задача, тут важно не запутаться и дважды не посчитать одну и ту же сумму. Удобнее всего это делать автоматически. Варианты организации процесса сбора фактических значений бюджета:

1.   В бухгалтерском учете сделать детализацию статей доходов и расходов такую же, как в бюджете. После этого можно будет с помощью отчетов получать информацию из учетной системы и фиксировать итоговые суммы в документе с фактическим исполнением бюджета.

2.   Определить зависимость между статьями доходов и расходов в бухгалтерском учете и статьями бюджета (1:1, 1:М, М:1), а затем настроить в системе бюджетирования расчет сумм фактического выполнения бюджета на основе данных учетной системы.

Финансовый бюджет на основе операционных

Теория бюджетного управления говорит о том, что финансовые (итоговые) бюджеты предприятия составляются на основании операционных. Однако каждое предприятие вправе само определять глубину проработки и степень подробности бюджетов.

Один из наших клиентов, производственное предприятие, составляет бюджет доходов и расходов из 13 статей. Часть статей детализируются одним или несколькими операционными бюджетами. Например, детализацию статьи «Себестоимость проданных товаров, работ, услуг» можно увидеть в бюджетах продаж товаров, попутной продукции и услуг. Бюджет продаж товаров в свою очередь имеет расшифровку по каждому виду продукции, которая рассчитывается на основе калькуляции себестоимости вида продукции и плана отгрузки.

Бюджет доходов и расходов
Наименование статьи	Источник данных
Выручка от продаж товаров, работ, услуг	Бюджет продаж
Себестоимость проданных товаров, работ, услуг	Бюджет продаж
Валовая прибыль	Расчетная
рентабельность, %	Расчетная
Управленческие расходы	Бюджет управленческих расходов
Коммерческие расходы	Бюджет продаж
Прибыль от продаж	Расчетная
рентабельность, %
Прочие доходы и расходы	Бюджет прочих доходов и расходов + Бюджет расходов на соцсферу
Проценты к получению
Проценты к уплате
Прибыль до налогообложения	Расчетная
Налог на прибыль	Расчетная
Отложенные налоговые активы, обязательства, штрафы	Расчетная
Получена прибыль	Расчетная
Чистая прибыль	Расчетная
рентабельность, %	Расчетная

При такой схеме планирования у экономиста возникает 3 проблемы:

1.   Собрать данные в итоговый бюджет из операционных.

2.   Актуализировать данные в итоговом бюджете при изменении данных в операционном бюджете.

3.   Найти, из каких сумм сложилось значение статьи в итоговом бюджете.

Облегчить работу экономисту можно следующими способами:

1.   Структурировать хранение файлов с бюджетами разного уровня. В итоговых бюджетах использовать формулы для получения сумм из разных файлов.

2.   Планирование операционных бюджетов и сбор факта по ним делать в Excel. Затем данные из файлов загружать в систему бюджетирования. К каждой сумме итогового бюджета прикреплять файлы с её расшифровкой, что позволит быстро находить детализирующую информацию.

Данный функционал реализован в системе бюджетирования Prestima версии 4.1. В качестве привязанных объектов могут выступать расшифровки бюджетов в виде электронных документов в хранилище Prestima, электронные документы и задачи DIRECTUM, а также ссылки на сайты.

3.   Планировать операционные бюджеты в системе бюджетирования, на их основе рассчитывать итоговый бюджет. Фактические суммы операционных бюджетов автоматически вычислять в системе бюджетирования на основании данных учетной системы, а затем уже собирать выполнение итогового бюджета.

Это позволит решить все 3 проблемы экономиста, т.к. все данные по бюджетам будут храниться в одной системе, но внедрение такой системы будет непростым и дорогостоящим.

Бюджеты с детальной расшифровкой к каждой статье

Этот класс бюджетов имеет несложную структуру, но для каждой статьи затрат делается подробная расшифровка, например, до договора, заявки подразделения.

Рассмотрим его на примере бюджета доходов и расходов одного из наших клиентов, оказывающего услуги населению. Детализация статей бюджета производится до договора.

Для планирования бюджета экономист:

• анализирует договоры предыдущего периода, плановые договоры;
• берет индекс потребительских цен для каждого вида продукции;
• на основании этих данных выводит плановые суммы на следующий период, при необходимости производит сдвиг периода выполнения по сравнению с предыдущим годом.

Основная сложность для экономиста - большое количество договоров, которые необходимо правильно сгруппировать для целей планирования бюджета и сбора фактических данных.

Упростить работу с рассматриваемыми бюджетами можно следующими способами:

1.   Для целей планирования и сбора факта из учетной системы выгружать данные по договорам в Excel, где с помощью группировок данных и формул рассчитывать нужные значения.

2.   Составлять расшифровки статей бюджета с детализацией до договоров в системе бюджетирования, получая данные о фактическом выполнении договоров из учетной системы.

В системе бюджетирования Prestima версии 4.1 реализован функционал, позволяющий получать плановые суммы бюджета доходов и расходов от подразделений с детализацией до контрагентов, организаций, договоров и других разрезов.

Итоги

Мы рассмотрели три типа сложных бюджетов и какие возникают трудности при работе с ними. Для каждого из них возможна разная степень автоматизации планирования бюджета и сбора фактических значений. Выбор зависит от потребностей предприятия и имеющихся ресурсов.

Автор: Борко Ярослава, руководитель службы поддержки НПО «Компьютер»