Стоп-лист: мода на санкции

Мода на санкции вошла в нашу повседневную жизнь. Конечно, сейчас санкции у всех ассоциируются с внешней политикой, но использование этого инструмента для обеспечения финансового благополучия компании также является хорошей идеей. И действительно, санкции работают, главное четко сформулировать, какие могут возникнуть неблагоприятные последствия для объекта санкций при несоблюдении требований. Санкции – это результат большой работы по выявлению ненадежных контрагентов. Такая работа в компании должна выполняться на постоянной основе для того, чтобы вовремя выявить риски и не допустить плачевные последствия.

В этой заметке хочу предложить вам рассмотреть такой инструмент как «стоп-лист». Стоп-лист – это список контрагентов, работа с которыми каким-либо образом ограничена.

Как не попасть в стоп-лист?

Санкции накладываются на недобросовестных контрагентов, которые стабильно забывают о своих обязательствах, либо к которым по каким-то причинам теряется доверие. Причины попадания в стоп-лист каждая компания определяет свои. Они могут быть связаны с превышением допустимого уровня дебиторской задолженности, с просрочкой дебиторской задолженности или с потерей доверия по другим бизнес-причинам, таким как участие в судебных процессах, наличие признаков банкротства, низкое качество поставляемой продукции, нарушение сроков поставок и т. д. То есть при оценке благонадежности могут учитываться все аспекты, бросающие тень подозрения на контрагента, с которым работает компания.

Для эффективного использования стоп-листа холдинговым компаниям или компаниям с филиальной структурой рекомендуется вести единый стоп-лист, который обеспечит своевременное принятие управленческих решений и снизит урон от сотрудничества с недобросовестными компаниями.

Немного о допустимом уровне дебиторской задолженности

Наиболее частым критерием включения в стоп-лист является все же дебиторская задолженность. Допустимый уровень дебиторской задолженности может быть общим и индивидуальным. Общий формируется для всех организаций, либо по группам, исходя из определенных правил: например, по объему отгрузки, платежеспособности, общей репутации, по опыту работы с клиентом. Индивидуальный распространяется на определенного контрагента по определенным условиям. Например, есть ключевой потребитель услуг, с которым компания давно находится в доверительных отношениях. Введение ограничений для такого контрагента будет стратегически неверно, поэтому планка условий включения его в стоп-лист будет значительно отличаться от общего уровня.

Кроме уровня задолженности нужно оперировать сроками погашения дебиторки. По каждой организации должна быть предоставлена информация о том, когда возникла задолженность, какие были условия по договору и какая на данный момент просрочка. Исходя из анализа данных можно судить о надежности партнера, выяснять его платежеспособность и задумываться об ограничении деловых отношений, то есть о включении его в стоп-лист.

Как ограничить работу с ненадежным контрагентом?

Санкции направлены на то, чтобы мотивировать объект санкций на нужные компании действия: если контрагент не погашает дебиторскую задолженность – приостановить отгрузку; если задолженность больше установленного уровня – прекратить заключение новых договоров; если поставляет некачественную продукцию или выполняет некачественные услуги – остановить оплату, пока не будут устранены причины включения контрагента в стоп-лист.

Работа с ненадежными контрагентами – это не только составление списка организаций, попавших в стоп-лист, но и своевременное оповещение всех заинтересованных лиц о возникшем инциденте и мерах, которые компания планирует применять. К заинтересованным лицам могут относиться сотрудники компании, которые непосредственно взаимодействуют с контрагентами: менеджеры, бухгалтеры, специалисты филиалов или организаций холдинга, а также высшее руководство компании.

Если компания по политическим соображениям не хочет терять партнерство с контрагентом, то здесь может работать механизм дополнительного согласования оплаты, отгрузки или заключения договоров с лицами, принимающими решения: генеральным директором, финансовым директором, главным бухгалтером и т.д. Подобные действия являются риском для компании, поэтому принятие решений ложится на плечи высшего руководства, которое четко понимает на что идет и каких стратегических целей стремится достичь.

Как автоматизировать работу со стоп-листом?

Для автоматизации и внедрения инструмента «стоп-лист» в процессы компании, необходимо ответить на ряд вопросов:

• Откуда взять оперативную информацию?
• Каким образом собирать эту информацию?
• Где и как ее использовать?

Самый простой вариант автоматизации – это централизованное ручное заведение в систему стоп-листа. Стоп-лист должен вести специалист, в обязанности которого входит сбор информации о дебиторской задолженности и прочим критериям включения контрагентов в стоп-лист. При этом способе автоматизации в системе должны быть настроены соответствующие предупреждения по стоп-листам на этапе согласования договора, рассмотрения заявки на оплату, составления реестра платежей и оформления документов по отгрузке.

Более сложный вариант предполагает помощь в принятии решений. Система может автоматически формировать стоп-листы в зависимости от критериев, а затем запрещать или предлагать дополнительно согласовать возможность работы с организацией. Например, оплата запрещена до погашения задолженности, но при этом заключение новых договоров возможно при условии согласования этого события с лицом, принимающим решения.

Сложный, но эффективный вариант автоматизации – задействовать всю информационную среду компании:

• ERP-система является поставщиком информации о дебиторской задолженности. Причем эта информация должна быть детализирована до оснований, отражающих момент возникновения задолженности и ее объем, с учетом данных филиалов;
• ECM-система используется как средство донесения информации о включении организации в стоп-лист:
• своевременное уведомление заинтересованных лиц;
• предупреждение лиц, согласующих договоры, заявки на оплату, реестры платежей.
• CRM-система дает важную информацию о взаимодействии с контрагентом;
• BI-предоставляет индикаторы оценки надежности организаций;
• CPM-система аккумулирует в себе всю информацию и готовит почву для принятия управленческих решений:
• анализ необходимости включения организаций в стоп-лист на основании индикаторов;
• ведение стоп-листа;
• предоставление информации о включении организации в стоп-лист для ECM- и ERP-систем;
• инициация запрета продолжения сотрудничества с ненадежными контрагентами: запрет оплаты, отгрузки, заключения нового договора.

Выбор варианта автоматизации сложен, так как требует принятия большого количества организационных и финансовых решений, а также зависит от набора автоматизированных систем на предприятии.

Чтобы улучшить финансовое здоровье компании, рекомендую начать с малого – подумать, какие санкции можно использовать для работы с контрагентами.

 

Автор: Гордиенко Ирина, ведущий консультант отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»