Как взять дебиторскую задолженность под контроль

В последний год в кругах финансистов все больше витает проблема контроля и возврата дебиторской задолженности. В аналитических материалах специалистов рассмотрено достаточно большое количество подходов и методик, начиная от организационных изменений, заканчивая мероприятиями по ее возврату. В данной заметке мне хотелось бы рассказать про не менее важный процесс, а именно идентификацию наличия задолженности. Ведь прежде чем начинать работать с задолженностью, необходимо удостовериться, что она вообще возникла или может появиться в скором времени. Так что же тут сложного?

Представьте себе предприятие, реализующее свою продукцию или услуги множеству покупателей в различных регионах страны или мира. В сбытовой деятельности здесь задействовано множество подразделений и менеджеров. Несмотря на то, что все операции регистрируются в учетных системах, наиболее достоверные сведения о дебиторской задолженности покупателей и сроках ее погашения находятся в руках менеджеров подразделений, чаще всего в виде таблиц Excel. Простой пример: задолженность в учетной системе отражена, но условиями договора предусмотрена отсрочка платежа в 30 дней. В этом случае, до наступления этого срока начинать какие-либо работы по возврату задолженности не имеет смысла. Или обратная ситуация: задолженность в учетной системе не отражена, а менеджер уверен, что она уже погашена и не ведет активные работы с ней. Поэтому предприятие часто становится заложником ситуации, когда просроченная задолженность внезапно превращается в проблемную и даже «мертвую». Задолженность идентифицирована слишком поздно, время упущено, денег нет.

Решение кроется в привлечении менеджеров подразделений к управлению дебиторкой для выявления истинной величины и планов погашения задолженности. В качестве примера, в системе Prestima для этих целей предусмотрен специальный инструмент, позволяющий каждому менеджеру внести информацию о задолженности его подразделения в разрезе покупателей, договоров и первичных документов. Учитывая различную квалификацию менеджеров, интерфейс реализован максимально просто. В нем нет специфичных бухгалтерских понятий («дебет», «кредит», «сальдо»), что заметно упрощает работу.

Менеджер фиксирует дату возникновения и плановую дату погашения задолженности. Датой возникновения задложенности может являться либо дата отгрузки товаров (предлоставления услуг) покупателю, либо дата перечисления аванса поставщику. Опираясь на условия договоров и договоренности с контрагентами, менеджер фиксирует плановую дату погашения задолженности, а также перечень проведенных мероприятий по ее возврату.

Информация, указанная менеджерами подразделений, автоматически стекается в централизованное хранилище, благодаря чему становится возможным сопоставить задолженность по данным учетной системы с ее реальным состоянием. По результатам проведенного анализа устраняются разногласия и выявляется фактическая величина задолженности.

Помимо этого, наличие информации о дате возниковения  позволяет структурировать задолженность конкретных дебиторов на текущую, просроченную, реструктурированную, исковую и др. Это ценнейшая информация для выработки дальнейшей стратегии работы с дебитором, позволяющая начать работы по возврату задолженности на самых ранних этапах ее появления.

Эффект использования инструмента можно оценить уже в первые месяцы его использования. Для взятия дебиторской задолженности под контроль, «опрос» подразделений и дальнейший анализ должен проводиться с определенной периодичностью, но не реже одного раз в месяц. Динамику изменения уровня задолженности и сроков погашения задолженности можно увязать на показатели деятельности каждого менеджера.

Такой подход мотивирует подразделения более продуктивно работать с дебиторами, вырабатывать планы взаимодействия с ними, стимулирет должников соблюдать платежную дисциплину, что в итоге заметно снижает уровень задолженности по всей организации.

 

Автор: Сибгатуллин Айрат, руководитель проектов НПО «Компьютер»