Как мы настроили казначейскую систему под требования клиента

В предыдущей заметке я рассматривала вопрос оплаты по договору с точки зрения его реализации в стандартном функционале Prestima. Однако каждое предприятие имеет свою историю развития, которая накладывает отпечаток на его бизнес-процессы. Обычно сформировавшиеся бизнес-процессы соответствуют теории и отличаются от неё лишь небольшими деталями. При внедрении системы руководителю предприятия приходится принимать решение: менять бизнес-процессы под систему или систему под бизнес-процессы.

У одного из наших клиентов до внедрения Prestima не использовалась автоматизированная казначейская система и процесс согласования заявок на оплату был выстроен следующим образом:

• из учетной системы выгружаются бухгалтерские данные по кредиторской задолженности, которые группируются в разрезе статей бюджета, контрагентов, договоров; финансист их проверяет, финансовый директор согласовывает по какой статье бюджета, кому и в каком размере будут оплачивать в плановом периоде;
• специалисты подразделений согласовывают возможность предоплаты по своим договорам, передают заявки на оплату финансисту;
• бухгалтерия также передает финансисту свои заявки на оплату, не требующие согласования (на перечисление зарплаты, налогов и т.п.);
• финансист на основании всех полученных заявок на оплату заводит в учетную систему проекты платежных поручений на условную дату (выходной день), а при наступлении периода платежей меняет дату платежного поручения на нужную и передает платежку в банк.

В целом эта схема походит на ту, что была рассмотрена в предыдущей заметке, но есть тонкость: заявки на оплату по счетам-фактурам формируются и согласовываются сразу по нескольким договорам (сводные). Единственный минус, который я вижу здесь, в том, что в сводной заявке несколько сложнее контролировать соблюдение сроков оплаты по договору и соответствие лимитам бюджета.

При внедрении Prestima у данного клиента процесс был переложен на систему следующим образом:

• создан новый справочник, в который загружаются предварительные заявки в разрезе статей бюджета и контрагентов на основании данных учетной системы. После согласования предварительных заявок автоматически создаются заявки на финансирование, с которыми финансист работает в специализированном приложении «Платежный календарь»;
• специалисты подразделений согласовывают предоплату в системе электронного документооборота DIRECTUM с учетом лимитов бюджета, а затем создают заявки на финансирование;
• бухгалтерия также заносит в систему свои заявки на оплату;
• финансист с помощью специализированного инструмента «Платежный календарь» распределяет платежи по дням, а затем автоматически формирует платежные поручения и передает в клиент-банк.

Плюс данного варианта в том, что финансист при распределении оплаты в платежном календаре видит актуальные остатки по банковским счетам, которые автоматически загружаются каждое утро, и может в случае необходимости перенести заявку на финансирование с одной даты на другую.

В рассмотренном примере руководство приняло решение изменить систему под сложившиеся бизнес-процессы. Одним из факторов в пользу этого стали возможности Prestima, позволившие легко настроить её под особенности конкретного бизнес-процесса.

Автор: Борко Ярослава, руководитель службы поддержки НПО «Компьютер»