БДДС – последний при планировании, первый при контроле

Как вы уже поняли из названия, разговор сегодня пойдет о Бюджете движения денежных средств, а конкретно о контроле его превышения. На практике, БДДС составляется в последнюю очередь, на основании данных по БДР, ну а тот в свою очередь собирается из операционных бюджетов. Но именно БДДС является первым при контроле, так как это единственный бюджет который можно контролировать оперативно до совершения операции.

Теперь разберем следующее, кто и почему принимает решение о необходимости контроля превышения БДДС. Обычно это организации, которые жестко ограничены в оборотных средствах, соответственно любое превышение в данных организациях имеет плачевные последствия. Если же организации средствами не ограничены, то, как таковой контроль БДДС они могут вести просто для сбора статистики.

Вы, наверное, удивитесь, но часть организаций также контролирует и превышение по поступлениям денежных средств. Вроде бы зачем? Чем больше получим, тем интереснее жить. Но не тут то было. Еще на стадии заключения договора с графиком платежей сразу осуществляется контроль превышения. Почему? Все же мы знаем, что налоги платили, платят и будут платить. Именно поэтому некоторым организациям, сидящим на упрощенной системе налогообложения просто напросто выгоднее заключать договоры так, чтобы сумма оплаты соответствовала определенным размерам.

В какой же момент и кем может осуществляться этот контроль? Самый первый этап – это исполнитель. Непосредственный человек, который планирует заявку на платеж. Уже в момент создания заявки, зачастую он владеет информацией о неиспользованных лимитах бюджета. В этом ему может помочь автоматизированная система казначейства, которая скажет – вписалась заявка в бюджет или нет. Второй этап – это контроль руководителем ЦФО. Если его премия зависит от показателей, завязанных на исполнение бюджета, то в его интересах следить за превышением. Ну и последний этап – это финансист. Обычно он является последним участником согласования заявок и мимо него превышение уже точно не пройдет.

Определились с тем, что и кто контролирует. Далее давайте разберемся, как это происходит.

По каждому бюджету есть понятие лимит. Причем часть статей бюджета может жестко лимитироваться, а часть - только в качестве предупреждений. Что значит жестко? Это когда у вас превышение пусть даже на небольшую сумму, но автоматизированная система такую заявку просто не пропустит, и в оплате по данной статье вам откажут в любом случае. Сталкивалась однажды с такой ситуацией. Существует организация. По статье «Обучение сотрудников» велся не жесткий контроль, а по статье «Командировочные расходы» жесткий. В итоге, специалисты этой организации не смогли поехать на обучение в другой город, т.к. по стоимости обучения они в лимит укладывались, а по командировочным расходам – нет. Ситуация забавная, но как показывает практика и такое бывает.

На некоторых предприятиях специалисты ПЭО, при составлении бюджета закладывают некий финансовый запас, 5-10%. Платежи с превышением в этом диапазоне обычно не требуют дополнительного рассмотрения и согласования. На остальных же предприятиях, любое превышение зачастую ведет к сложному маршруту согласования, в то время как заявки в рамках лимитов утверждаются автоматизированной системой автоматически.

Ну, вот и закончился мой краткий экскурс в контроль БДДС. Теперь то мы знаем, кто, зачем и каким образом контролирует его превышение. А раз превышения бывают всегда, то в следующей заметке я расскажу вам о нескольких способах, как можно поступить в случае возникновения этих самых превышений.

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»