Почему заявка на финансирование лучше счета на оплату?

Далеко не все компании при построении процессов казначейства используют такой элемент как заявки на финансирование. А ведь это удобно! Поэтому сегодня будет пост о преимуществах работы с заявками по сравнению со счетами на оплату.

На текущий момент в организациях можно встретить разные подходы к проведению платежей. До сих пор встречаются ситуации, когда оплата контрагентам производится на основании счетов на оплату без использования так называемых заявок на финансирование. Давайте посмотрим, как же проходит этот процесс.

Перед финансистом лежит гора счетов, в каждой из которых видно, кому и сколько компания должна заплатить. Финансист в лучшем случае может посмотреть есть ли у компании деньги на расчетном счете и в кассе для проведения оплаты, после чего решить, кому платить в первую очередь, а кто может подождать. Казалось бы, всё хорошо. Так в чем же минус такой схемы работы?

Главный недостаток такого подхода заключается в том, что у финансиста нет информации о соответствии проводимых платежей бюджету компании и даже условиям договора. Укладывается ли организация в запланированный бюджет движения денежных средств и может бюджет уже стоит пересмотреть?

Так происходит потому, что обязательные реквизиты счета на оплату (наименование контрагента, его платежные реквизиты и сумма) не содержат информацию о соответствии платежа каким-либо классификаторам бюджета. Да, финансист может вручную указывать данное соответствие, а потом вести отдельный файл Excel и записывать в него данные о проведенных платежах по статьям. А если руководство организации желает собирать информацию не просто в разрезе статей БДДС, но и в других разрезах? Например, в разрезе направлений деятельности организации, её отдельных подразделений (ЦФО)? Также мы не забываем про необходимость контролировать лимиты по статьям бюджета, что достаточно сложно сделать в Excel.

В итоге мы видим, что работа лишь со счетами на оплату как попытка что-то разглядеть через мутное стекло: вроде бы информации много, но мало что видно и почти ничего не понятно. Да к тому же ещё и трудоемко. Сочувствую тем финансистам, которые вынуждены работать, зарывшись в гору бумаг и громоздких файлов.

Но из этой ситуации есть выход. И многие компании уже перешли на использование специализированных систем, в которых осуществляется работа с электронными заявками на финансирование (заявками на оплату).

Заявка создается и заполняется сотрудником подразделения (ЦФО) при необходимости проведения оплаты. Помимо реквизитов из счета (наименования контрагента, его платежных реквизитов и суммы) в заявке, как правило, указывается дата платежа, способ оплаты (наличный или безналичный платеж), договор и классификаторы бюджета. Последние удобно заполнять как вручную (перечень классификаторов для отдельных пользователей обычно ограничен правами доступа), так и автоматически, например, при привязке заявки на финансирование к договору.

В зависимости от того, как построены бизнес-процессы организации, указывать статью БДДС в заявке может сам инициатор платежа или финансист при согласовании заявки. Предпочтительней, конечно, первый вариант, т.к. специалисты ЦФО начинают задумываться о том, насколько их заявка укладывается в бюджет, что в свою очередь снимает дополнительную нагрузку с финансиста. Система позволяет автоматически отслеживать, какая сумма бюджета и договора по указанным классификаторам уже освоена, сколько составляет остаток лимита. При превышении лимита система будет выдавать соответствующее сообщение при сохранении заявки, т.е. сразу на этапе её оформления специалистом ЦФО, чтобы он мог указать веские причины для проведения такого платежа.

В процессе создания заявки инициатор платежа также прикладывает основание для оплаты: тот же счет на оплату и, например, копию договора. Ему это сделать намного проще, нежели согласующим или финансисту, потому что, как правило, такие документы лежат у инициатора под рукой, т.к. именно он их ведет.

В итоге такой подход позволяет финансисту сосредоточиться на анализе информации о выполнении бюджета, осуществлять контроль превышения лимитов по отдельным статьям, принимать меры по недопущению таких ситуаций. А ещё заявки после согласования автоматически попадают в платежный календарь, где можно удобно сформировать реестр на оплату. Но это тема отдельной заметки.

И не надо забывать и о руководстве. При согласовании заявки руководителям проще принимать решение, т.к. они имеют всю необходимую информацию, нежели при работе со счетами на оплату.

Так вот к чему это всё в итоге. Работа с электронными заявками на финансирование в разы удобнее простого бумажного счета на оплату. Заявка на финансирование – это максимально полное, информативное основание для проведения платежа. Работа становится прозрачной и быстрой.

Автор: Микешкина Евгения, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»