Казначейство как первый шаг к бюджетированию

Тема бюджетирования становится все более популярной среди российских предприятий, но отсутствие соответствующих знаний и опыта порождает множество вопросов. Одни руководители предприятий не знают, как начать бюджетировать: какую сформировать структуру бюджетов, какие подразделения подключить к этому процессу и т.д. Другие, в принципе, относятся скептически к пользе бюджетирования и самое главное, не понимают какой эффект всё это даст, и даст ли вообще?

Первые успешные шаги в бюджетировании лучше начать с решения одной простой задачи – составления финансового плана предприятия (Cash Flow) и контроль платежей по нему. По-другому это ещё называют  казначейской системой на предприятии. Так руководство и сотрудники предприятия получат реальный эффект, и при этом подготовят себя к следующим шагам – планированию БДДС, БДР и т.д.

Рассмотрим пример из жизни одного из предприятий. Разговор директора с бухгалтером:

- Нужно оплатить счет.

- Деньги есть на расчетном счете?

- Да

- Хорошо, оплачивайте.

 

При таком необдуманном подходе, уже на следующий день денег на счетах может не остаться, и компания не сможет выполнить гораздо более важные платежи (зарплата, налоги и т.д.). Придется брать кредиты, а потом платить по ним проценты. Все это оказывает не самое лучшее влияние на финансовое состояние компании и, соответственно, ухудшает возможности развития, поэтому необходимость управления текущими платежами очевидна для всех руководителей.

В этом случае может помочь централизованный сбор заявок от всех подразделений (как на оплаты, так и на ожидаемые поступления), и их распределение по дням. Так мы поймем сколько у нас есть денег, и сколько их будет на несколько дней вперед. Подразделения особо заставлять не придется – достаточно просто перестать проводить платежи без оформления и согласования заявки. Так как платежи важны для обеспечения основной деятельности ЦФО, то они сами будут заинтересованы в своевременной подаче заявок.

Чтобы не допустить хаотичный поток заявок от всех сотрудников компании и исключить вероятность появления повторной заявки для одного платежа, необходимо четко выделить ответственных за них, а это уже прообраз центров финансовой ответственности (ЦФО), и часть финансово-бюджетной структуры. Также мы создаем регламент подачи и рассмотрения заявок. Потом он может частично послужить основой бюджетного регламента в части предоставления и согласования плановых данных по бюджетам.

После всех указанных действий, предприятие получает реальный эффект: мы четко знаем кому, когда и сколько мы заплатим, и откуда получим. Оперативно работая с платежами и поступлениями,  мы сокращаем объемы заемных средств.

Если заявок на день накопилось очень много, то нужно оплачивать их в порядке приоритетности. При этом часть заявок, возможно, будет перенесена на другие дни. И тут мы приходим к следующей ступени осознания бизнес-процессов: а сколько каждое подразделение захочет платить дальше и можно ли спрогнозировать этот процесс? И как меняется структура расходов подразделений со временем?

Для ответов на эти вопросы мы разделяем все платежи подразделений по группам (статьям).  Также мы начинаем копить отчетность по платежам за прошлые периоды. Для повышения дисциплины подразделений мы можем указать, что в плановом месяце они смогут потратить только такую же сумму как в прошлом месяце, а это уже прообраз бюджета движения денежных средств (БДДС). Там самым, мы начинаем ставить лимиты и контролировать отклонение от них. Любой платеж сверх лимита – будет рассматриваться отдельно и это хорошая возможность выявить нецелевые платежи. Сравнение план-фактных данных за несколько месяцев позволит нам найти пути оптимизации расходов, выделить сезонный фактор и т.д. А это уже основа для более долгосрочного детального планирования (например на год), когда мы четко понимаем почему именно такие суммы мы хотим потратить.

Тем самым предприятие, постепенно выстраивая казначейские процессы, незаметно готовит себя к полноценному бюджетированию. Имея на руках набор ЦФО, регламенты платежей, виды статей и план-фактную аналитику за прошлые месяцы и годы, компания может уже перейти к полноценному планированию на год (два, три), вовлекая при этом в процесс свои ЦФО, формируя сложные взаимосвязанные бюджеты (БДР, бюджет продаж, бюджет закупок и т.п.).

Начинать новое не всегда просто, но если вы уже максимально подготовились к старту, то и путь будет предсказуем и успешен. А хорошо выстроенное казначейство – залог успешного старта на пути построения полноценного бюджетирования. Конечно, для удобной работы потребуется автоматизированная система, но это уже совсем другая тема, о которой уже много было сказано. Например тут - Как выбрать систему бюджетирования?  

Автор: Шумаков Игорь, специалист группы продвижения корпоративных систем управления НПО «Компьютер».

Узнайте больше:

Централизованное казначейство