От перемены мест слагаемых сумма... меняется.

Каждый из нас в школе изучал заветное правило, что от перемены мест слагаемых сумма не меняется. Согласитесь, с данным правилом мы не всегда совпадаем на практике. Бутерброд с колбасой и сыром сверху будет также вкусен, как и бутерброд, но  с сыром под колбасой. В целом – результат один и тот же, но, кто-то при укусе хочет первым делом почувствовать вкус колбасы, а кто-то сыра :) И порядок «слагаемых» зависит в итоге от тех или иных привычек, либо сложившихся ситуаций.

Аналогичная ситуация и при работе с информационными системами. Конкретно хотелось бы рассмотреть совместную работу с системой Клиент – Банк. Допустим, на предприятии имеется три системы: Бухгалтерского учета  (далее БУ), управления финансами и бюджетирования (далее УФ) и Клиент-Банк  (КБ). Какие же бывают варианты их совместного использования? Предлагаю рассмотреть два основных из них.

Сразу оговорюсь, что для обоих случаев за основу берем следующее: в системе УФ составляются заявки на оплату, при согласовании которых осуществляется контроль соответствия платежей утвержденному лимиту по статьям БДДС. Используя платежный календарь, финансисты анализируют все утвержденные заявки и ожидаемые поступления.  На основании данных платежного календаря ежедневно формируется реестр на оплату. Затем реестр на оплату используется для автоматического создания платежных поручений (п/п). Итак, рассмотрим:

1.    

 

 

Первый вариант, является одним из самых распространенных и, на мой взгляд, удобных. П/п выгружаются в систему КБ, где затем обрабатываются. После обработки платежей банком, выписка загружается обратно в систему УФ, где отражается выполнение оперативного финансового плана. После чего, информация выгружается в систему БУ для отражения данных на бухгалтерских счетах. Все операции проводятся в полуавтоматическом режиме. Данные ведутся оперативно. Является спасением для организаций, у которых ранее интеграции с КБ не было, и приходилось все п/п набивать вручную.

2.    

Второй вариант чаще всего встречается на предприятиях, у которых уже имеется настроенная интеграция систем БУ и КБ, и предприятие не готово от нее отказываться. В таком случае порядок работ следующий. П/п выгружаются в систему БУ, а уже оттуда в КБ, где затем обрабатываются. После обработки платежей банком, выписка загружается обратно в систему БУ для отражения данных на бухгалтерских счетах. После этого в системе УФ отражается выполнение оперативного финансового плана. Основной минус такого формата работы – это низкая оперативность данных. Получается, что данные оперативного учета появляются на основании данных бухгалтерского учета.  Плюс ко всему,  связь проведенных платежей и заявок на оплату может потеряться.

Как вы видите, итоговый результат в обоих случаях одинаковый – проведенные платежи. Но в первом случае цепочка выглядит короче на 1 пункт, и данные получаются в оперативном режиме. Во втором случае результат тоже получен, но он длиннее, а соответственно более трудоемок. Выбор уже за вами.

Конечно же, вариантов интеграции может быть намного больше, и зависит это уже от нужд предприятия и возможностей информационных систем. Например, можно попробовать интегрировать КБ сразу с обеими системами: УФ и БУ. Но, как вы понимаете, внедрение информационных систем подразумевает под собой оптимизацию процессов, а интеграция – это один из механизмов оптимизации и уменьшения трудоемкости. Так что, школа школой, но, как показывает практика, грамотное перераспределение «слагаемых» приносит свои плоды.

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»