Тайм-менеджмент в платежном календаре

В последнее время все популярнее становится тематика тайм-менеджмента. Если переводить почти дословно, то тайм-менеджмент это управление временем. Многие читают умные книги, ходят на специализированные тренинги для того чтобы научиться временем своим управлять. Не поверите, но аналогию тайм-менеджменту можно провести и в работе финансиста. Заинтриговала? Тогда читаем дальше.

Представьте. Я веду свой ежедневник. Сегодня - среда. Я написала список задач, которые должна решить за сегодняшний день. Время мое спланировано, исходя из количества этих задач, соответственно, больший объем я на себя брать не буду, иначе, как минимум, придется задержаться на работе. А все мы знаем, что эффективность работы заметно снижается, если люди работают во внеурочное время. Итак, сегодня – этой мой окончательный план.

Смотрим дальше. Обычно важные дела я планирую на два дня вперед. И это именно тот период, когда я могу включить в список уже утвержденных дел только что-то очень критичное, не входящее в мои планы изначально (например, подготовить квартальный отчет за заболевшего коллегу. Взаимопомощь в коллективе – дело важное:)). Предлагаю назвать этот период– «период точного планирования». Итак, повторюсь. Два дня, начиная с завтрашнего, это то, что я планирую заранее, и могу изменить только в силу каких-либо непредвиденных важных ситуаций.

Поехали еще дальше. Период, следующий за «периодом точного планирования» – это еще наш неутвержденный план. Возможно, надо будет сходить в гости к родителям, а через неделю я планировала оплатить коммунальные услуги, и да, все тех же детей обещала сводить в зоопарк! Этот период можно назвать просто «периодом открытого планирования». В него включаются список дел, которые появляются по ходу событий. Это так сказать, примерный план моих действий на ближайшие две недели и далее.

Ну, с этим все понятно. А причем тут финансист скажете вы? А вот при чем. Ежедневно в своей работе каждый финансист сталкивается с подобными ситуациями. Все мы знаем, что главным рабочим инструментом финансиста является платежный календарь. Подробнее о нем я уже писала в предыдущей заметке. Сейчас бы хотела подробнее остановиться на различных периодах планирования, реализованных в платежном календаре Prestima.

Первым делом рассмотрим открытый период для планирования – это период, в который свои заявки могут включать все специалисты подразделений. Действовать он начинает после периода точного планирования, который подробно описан дальше.

Итак, ежедневно финансист подготавливает точный план на ближайшие 2-3 дня (в зависимости от принятых правил). На эти дни он устраняет все кассовые разрывы. И на эти дни подразделения самостоятельно добавить заявки не могут. Бывают, конечно, ситуации, когда прибегают специалисты подразделений, с красными лицами и судорожно твердят, что надо срочно произвести оплату контрагенту, иначе встанет производство. Но в такие моменты именно финансист принимает решение о включении платежа в тот самый период точного планирования. Хочу тут сделать акцент на том, что в открытом периоде любой специалист может сам разместить заявку, а в периоде точного планирования - только финансист. Причем для этого, ему, скорее всего, придется «подвинуть» другую заявку, либо изыскивать дополнительные средства.

Ну и период, в котором окончательно согласованы платежи, и шаг влево/вправо считается попыткой убежать это – сегодня. Сегодня финансист открывает платежный календарь, анализирует заявки от подразделений и распределяет их в зависимости от остатков денежных средств, приоритета, условий договора и т.д. Формирует список платежей, тем самым ограничивая окончательный реестр платежей которые будут сегодня утверждены руководителем и проведены.

Благодаря такой реализации ограничений создания заявок на оплату в определенные даты, финансисты могут на 90% точно спланировать свои платежи, предоставляя при этом определенную «свободу» подразделениям. Конечно, все мы понимаем, что 100% гарантии эти периоды не дают, т.к. бывают спонтанные ситуации, но часть ошибок и проблем, связанных с неточным планированием определенно снимается.

Планируйте примерно, точно и окончательно!

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»