Платежи платежами, а бегать надо на свежем воздухе!

Сколько полезной работы можно сделать, если не бегать по коридорам с бумагами для согласования. Заметка о том, как мы внедрили «Казначейство предприятия» и что из этого получилось.

Многие современные предприятия стараются так или иначе наладить у себя процесс согласования платежей и реестров на оплату. Давайте посмотрим, как это выглядит в большинстве случаев.

Сотрудник подразделения получает счет на оплату от контрагента. Далее работа может строиться по-разному, в зависимости от того, как построены бизнес-процессы на предприятии, где хранятся нужные документы, и кто какой информацией владеет.

Для начала сотруднику необходимо найти документы, которые являются подтверждением необходимости оплаты. В качестве таких документов могут выступать: договор с графиком оплаты, дополнительное соглашение к договору и т.д. Необходимо сделать копию такого документа, приложить его к счету на оплату. Возможно, что придется дополнительно сформировать бланк заявки на платеж, в которой будут собираться подписи согласующих. Далее начинаются забеги на короткие и дальние расстояния по коридорам административного здания и территории предприятия. Да, и такие ситуации тоже бывают, когда предприятие имеет несколько зданий. И если летом хорошо прогуляться, то зимой или в дождик.. Брр.. Пробежаться надо по нескольким инстанциям. Как минимум, необходимо получить визу непосредственного руководителя, а затем финансиста. Кого-то из них может не быть на месте. «Зайдите попозже» - и ещё один забег.

Могут быть и другие варианты. Но картина будет примерно одинаковая. В лучшем случае, все согласующие будут на месте и к заявке на оплату не будет претензий. А вдруг кто-то ушел на совещание, инициатор платежа неправильно заполнил заявку на платеж, не все документы приложены к заявке, где-то затерялся договор, а где-то и весь комплект документов, начинай сначала... Итого на согласование одного платежа может быть потрачено от пары часов до пары дней. А как же быть отделу снабжения, у которого не один такой платеж, а несколько десятков за день?

На самом деле решение есть – это соединение системы электронного документооборота и системы управления финансами. Далее о том, как это работает на практике у одного из наших заказчиков на базе систем DIRECTUM и Prestima.

Сотрудник подразделения (ЦФО) получает счет на оплату, заносит его в систему электронного документооборота, вкладывает этот документ в задачу. После выбора специального маршрута для согласования платежей автоматически создается заявка на финансирование, в которой инициатор дополнительно указывает договор, классификаторы бюджета. Текст задачи формируется автоматически, в т.ч. туда попадает информация об остатке лимита по бюджету по указанным классификаторам. Также в задачу можно вложить другие дополнительные документы. Таким образом, в системе собирается некий пакет документов, на основании которых далее будет проводиться оплата.

Далее сотрудник отправляет задачу в работу и… Сидит. Спокойно продолжает работать дальше, а не сдает очередные нормативы по бегу. Задачу получает руководитель ЦФО, смотрит документы-основания, проверяет целесообразность платежа и не тратит время на поиск нужной информации, т.к. всё вложено в задачу. Затем задача уходит в договорной отдел, где проверяется, корректно ли указан договор, подписан ли он, и при этом никто не стоит над душой специалиста договорного отдела с просьбой поставить визу на заявке на оплату. Потом задача поступает в финансовый отдел. За счет интеграции с системой Prestima финансист видит, укладывается ли сумма платежа в бюджет. Согласует платеж, после чего заявка автоматически попадает в платежный календарь, далее в реестр платежей.

У такого механизма работы несколько преимуществ. Первое – никто не бегает с бумагами, сотрудники бОльшую часть времени тратят на выполнение непосредственных рабочих обязанностей. Заявка на финансирование имеет жизненный цикл, т.е. она может быть на стадиях «Оформление», «На согласовании», «Согласовано», «На доработке», «В платеже отказано», «Оплачено». В процессе согласования стадии жизненного цикла заявки меняются автоматически. Поэтому все заинтересованные лица (инициаторы платежей, их руководители) могут отслеживать согласование платежа, не вставая со своего рабочего места, как просматривая стартованные задачи, так и работая со справочником «Заявки на финансирование». Руководитель ЦФО, специалист договорного отдела, финансист могут «завернуть» заявку, если на то есть причины. Тогда инициатор платежа получит задание доработать заявку. После устранения замечаний, специалист ЦФО вновь отправляет задание в работу.

Второй плюс – после того, как платеж а) согласован, б) оплачен или в) отказан, сотрудник ЦФО получает соответствующее уведомление в системе DIRECTUM. Отпадает необходимость в дополнительных звонках финансовому отделу с целью выяснения, что же там с отправленной заявкой на финансирование.

Ещё один положительный момент. Благодаря взаимодействию системы электронного документооборота и финансово-учетной системы в процессе прохождения документов по визирующим происходит не только их согласование, но и автоматический контроль превышения лимитов по статьям бюджета.

Таким образом, персонал организации тратит минимально необходимое время на согласование платежей на оплату, больше времени уделяя более важным задачам, и никуда не бегает. А бегать надо! Но лучше делать это на свежем воздухе и в соответствующей экипировке, так будет полезней для здоровья :)

Автор: Микешкина Евгения, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»