Бюджетирование от проектов (часть 1)

В последние годы все больше компаний стремятся к организации проектного управления. Как правило, именно в рамках проектов осуществляется развитие предприятия (открытие филиала, внедрение новых технологий и т.д.). А если предприятие предоставляет клиентам уникальные продукты (проектирование или строительство объектов, консалтинговые услуги и т.д.), то практически вся основная деятельность может осуществляться проектным методом.

Для проекта, как правило, составляется бюджет, оперативно контролируется его выполнение, при необходимости производится корректировка. Благодаря этому бюджеты проектов являются качественными исходными данными для формирования финансовых бюджетов предприятия - бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движения денежных средств (БДДС), инвестиционного бюджета.

Предлагаю вашему вниманию примеры разного уровня сложности из опыта реализации проектов по автоматизации бюджетирования, управления финансами и договорами. В первой части рассмотрим формирование портфеля заказов в проектном институте (один из довольно простых примеров с точки зрения бюджетного управления).

Проект в таких компаниях, как правило, начинается с момента получения технического задания (ТЗ) от Заказчика и выделения главного инженера проекта (ГИПа). В соответствии с ТЗ под контролем ГИПа рассчитывается смета на выполнение работ, составляется календарный план, готовится и согласуется генеральный договор на выполнение проектно-изыскательских работ для Заказчика. Если весь объем работ по проекту не может быть выполнен силами специалистов института, то определяются Субподрядчики для выполнения части работ в рамках субподрядных договоров.

Для планирования деятельности проектного института чаще всего используется формирование портфеля заказов (или тематического плана, плана выпуска продукции и т.д.), отражающего перечень всех генеральных и субподрядных договоров, планируемых к выполнению в течение планового периода. С точки зрения бюджетирования портфель заказов представляет собой:

●    доходную часть БДР по основным направлениям деятельности в разрезе генеральных договоров;

●    расходную часть БДР по затратам на привлечение Субподрядчиков в разрезе субподрядных договоров.

Как правило, генеральные договоры длительные и разбиваются на этапы с четко обозначенной стоимостью и сроками выполнения работ. При больших объемах производства (например, более 100 текущих генеральных договоров) формирование портфеля заказов на квартал или год занятие очень трудоемкое – нужно сформировать базу с данными генеральных и субподрядных договоров в разрезе этапов, сделать выборку, ориентируясь на попадание сроков завершения этапов в плановый период и т.д.

При автоматизации на базе системы Prestima это решается за счет структурированного учета в модуле «Расчеты по договорам» и автоматического расчета плановых значений в модуле «Бюджетирование». На основании данных в справочниках договоры, этапы договоров расчетом формируется план и сохраняется в версию бюджета. После этого план может быть проанализирован и скорректирован в формах планирования с детализацией до договоров и этапов.

Задача формирования портфеля заказов на относительно длительный период (например, на год) усложняется тем, что условия договоров, как и все в нашей жизни, меняются – появляются новые работы, изменяются сроки и стоимость выполняемых работ. В этом случае, план, созданный в начале года, может значительно отличаться от плана на этот же период, сформированного в середине года.

В системе Prestima для решения этой задачи в справочнике договоры ведется учет дополнительных соглашений, изменяющих условия договоров. За счет этого в середине года может быть сформирован актуальный план и сохранен в новую версию бюджета. Сравнение первоначальной и текущей версии может осуществляться непосредственно в формах планирования или с помощью аналитических отчетов в необходимых разрезах (Заказчики, ГИПы, договоры, этапы и т.д.).

Важным результатом при автоматизации процессов управления договорами и формирования портфеля заказов в проектном институте, как правило, является грамотное распределение функций. За счет оперативного ввода данных по договорам специалистами договорного отдела, экономисты используют актуальные данные и могут быстро сформировать точные планы без предварительного длительного сбора и анализа исходных данных. При этом договорной отдел тоже выигрывает – избавляется от необходимости подготовки информации для экономистов.

Таким образом, можно решить одну из традиционных задач проектных институтов. В следующей части будет рассмотрен пример формирования бюджетов для строительной организации.

Автор: Фроленко Наталья, руководитель проектов отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер».