Из практики интеграции системы Prestima

Когда читаешь, что Prestima ориентирована на оптимальное дополнение существующей информационной системы предприятия и оптимизацию решения задач в смежных областях за счет тесного взаимодействия с программными продуктами, то возникает вопрос: «Как это бывает на практике?».

Ответ можно получить, ближе познакомившись с проектами внедрения системы Prestima. Интересный пример встраивания системы Prestima в существующую информационную систему предприятия был реализован в одном из проектных институтов.

В ходе проекта были внедрены система Prestima для решения учетно-финансовых задач и система DIRECTUM для организации архива договорных документов. Кроме того, для оптимизации бизнес-процессов в рамках проекта была обеспечена интеграция систем с используемыми на предприятии программными продуктами: с «Системой ПИР» (составление смет на проектно-изыскательские работы), TDMS (электронный архив технической документации и инструмент для управления проектными данными), ПАРУС (автоматизация бухгалтерского учета).

Информация о генеральных договорах вводится в систему Prestima с момента появления приказа о присвоении шифра новому объекту проектирования или назначения главного инженера проекта (ГИПа). Для оперативного обмена данными информация о новом договоре сразу передается в DIRECTUM, «Систему ПИР», ПАРУС, TDMS, ответственным отправляются сообщение по электронной почте.

Далее в системе Prestima новый договор может быть включен в тематический план, в  DIRECTUM осуществляется подготовка проекта договора, а в «Системе ПИР» формируются локальные сметы на проектные и изыскательские работы.

Готовые данные локальных смет из «Системы ПИР» загружаются в Prestima для подготовки сводной сметы и автоматического формирования календарного плана. Сводная смета и календарный план, сформированные в виде отчетов из Prestima, сохраняются в DIRECTUM как приложения к договору.

При привлечении субподрядчиков для выполнения работ по договору в Prestima отражаются данные о субподрядных договорах, в DIRECTUM сохраняются договорные документы в электронном виде.

После согласования договора с заказчиком ГИП в TDMS организует выполнение работ, при этом вся техническая документация сохраняется в системе с привязкой к объектам, договорам, этапам календарного плана.

После завершения работ, в Prestima отражается информация о выполнении обязательств по договору, формируется акт приема-сдачи выполненных работ, счет фактура, счет на оплату, которые сохраняются в DIRECTUM, пополняя архив договорных документов. Для отражения актов и счетов-фактур в бухгалтерском учете информация из Prestima загружается в ПАРУС.

Для осуществления оперативного управления финансами в Prestima отражаются заявки на оплату и ожидаемые поступления, формируется платежный календарь, реестр платежей. Из Prestima данные передаются в ПАРУС для проведения платежей. Данные о фактических платежах первоначально попадают в ПАРУС и передаются в Prestima для отражения оплаты по договорам, выполнения оперативного финансового плана предприятия.

Таким вот образом на практике Prestima за счет использования механизма интеграции тесно взаимодействует с 4-мя другими системами. Даже если считать укрупненно, на уровне общего назначения интегрируемых систем, то в рамках проекта оптимизировано решение задач в 4-х смежных областях – формирование архива договорных документов, составление смет, организация работы с технической документацией, бухгалтерский учет. Охвачен полный цикл управления договорами.

Об оптимальности дополнения информационной системы проектного института говорят результаты: снижение нагрузки на пользователей из-за исключения дублирования и вероятности возникновения ошибок и удобно настроенные оповещения об обмене данными между системами для легкого контроля процесса со стороны ИТ-специалистов.

Автор: Фроленко Наталья, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер», бизнес-аналитик проекта