Компания
•Пресс-центр
•Теория

Итерационная автоматизация бюджетирования

У российских компаний неуклонно растет интерес к системам бюджетирования (программам). Все больше финансовых руководителей осознают необходимость бюджетного планирования. Точные данные по количеству потенциальных клиентов привести сложно. Однако, довольно показательна динамика спроса.

Поставщики, производители ПО своевременно уловили возникновение новых тенденций. На российском рынке уже долгое время работают известные зарубежные производители (Hyperion Solutions Corporation, Comshare Inc., Adaytum), а также российские разработчики (Инталев, СофтПром и др.). Некоторые из перечисленных компаний начали работать на отечественном рынке программ бюджетирования задолго до возникновения широкого спроса. Сейчас на рынке присутствуют более 15 систем бюджетирования разного масштаба. Наиболее известны: Hyperion Pilar, Comshare MPC, Adaytum e.Planning, Инталев: Бюджетное управление, Инталев: Корпоративные финансы, PlanDesigner

Не менее быстро оценили масштабы новой тенденции консалтинговые компании. Так компания Robertson&Blums предлагает внедрение бюджетных программ на базе Adaytum e.Planning. Компания Corus Consulting предлагает аналогичное решение на основе системы Comshare MPC. Соответственно внедрить систему бюджетирования "под ключ" – можно. Стоимость внедрения для разных программ для автоматизации бюджетирования колеблется от 5000USD до 100000USD.

За все время можно насчитать не более сотни внедрений специализированных программ бюджетирования. По приблизительной оценке спроса – не более 3-4% от существующего рынка. При этом в ряде случаев внедрение системы не принесло заказчику ожидаемых результатов. Это означает, что потребителю недостаточно традиционных критериев выбора.

Коротко отметим эти критерии:

Функциональные требования к бюджетированию:
- Использование иерархически организованных измерений бюджета;
- Многовариантность;
- Контроль корректности вводимых данных;
- Средства расчета, консолидации, разнесения данных;
- Поддержка, контроль регламента;
- Формирование отчетности;
- Контроль исполнения;
Технические требования, такие как:
- Единая база данных;
- Многопользовательская система;
- Интеграция с другими системами;
- Средства безопасности данных;
- Настраиваемость;

Практически все производители заявляют о полном соответствии автоматизированных программ бюджетирования перечисленному выше набору функционально-технических требований, но степень реального соответствия трудно проверить даже после внедрения программы, т.к. для этого потребуется несколько лет эксплуатации. Провести тестовое сопоставление систем так же невозможно в силу сложности задачи. Соответствие функционально-техническим требованиям является необходимым, но не достаточным критерием выбора программы, т.к. невозможно получить однозначного вывода исходя из требований к системе. Необходимо определить степень готовности самого предприятия к проведению мероприятий по автоматизации бюджетирования.

Под степенью готовности подразумевается организационная и техническая зрелость компании. Организационная зрелость – степень формализации существующего в данный момент способа бюджетирования как бизнес-процесса. Техническая зрелость – уровень оснащенности рабочих мест программными инструментами, а также степень их использования персоналом.

Уровень зрелости определяет наиболее эффективный состав средств автоматизации. Компания по своей сути является живым организмом. Каждый сотрудник ценен набором навыков, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей. Резкие, скачкообразные изменения приводят к дезорганизации работы, отторжению нововведений. Резкие изменения – изменения, которые не дают возможности сотруднику опереться на существующее понимание и навыки. Если персонал компании активен, ценит свой труд, то он найдет способ обойти использование программы. С другой стороны, пассивность персонала приведет к растерянности из-за необходимости выполнять непонятные функции.

Вообще говоря, вялость, с которой происходит "разогрев" рынка, имеет те же самые корни. Предлагаемые поставщиками, внедренцами организационно-технологические изменения связанные с постановкой системы, представляют для заказчика слишком резкий культуральный скачок. Часто решение потенциального заказчика повременить является разумным выбором.

Если программа "прижилась", насколько покрывает эффект от ее функционирования, те потери, которые связанны с периодом внутренней анархии, всегда сопровождающим революционные изменения? На этот вопрос вряд ли кто сможет дать четкий ответ.

Рассмотрим зрелость компании по следующим направлениям:

состав программных средств, применяемых в данный момент;
история расходования финансовых средств на информационные технологии;
существующий метод бюджетирования и степень его автоматизации;

Состав программных средств, применяемых на предприятии

Состав программных средств предприятия характеризует собой способ мышления персонала компании, поскольку любая программа является для пользователя инструментом, расширяющим или облегчающим его интеллектуальные возможности.

Попытка внедрить программу, сильно отличающееся по классу от традиционно используемых на предприятии продуктов, приводит к непониманию и сопротивлению персонала. Попытка внедрить автоматизированную программу – попытка изменить убеждения сотрудника относительно того, насколько эффективно он работает. Изменение воспринимается как неприемлемое, если не является непосредственным развитием существующего решения.

Лицу, ответственному за выбор программы бюджетирования, важно понимать, что для разных бизнес- задач автоматизация может находиться на разном уровне. Наличие автоматизированного бухучета, складского учета, маркетингового анализа не означает, что персонал адекватно воспримет резкую автоматизацию бюджетирования, поскольку в разных процессах заняты специалисты разного уровня зрелости.

Можно выделить следующие уровни программных средств по их месту и роли в выполнении сотрудником своих должностных обязанностей:

Стихийные индивидуальные средства, полученные пиратским способом по инициативе работника. Работник не обязан по своим должностным обязанностям применять данное программное средство. Подобная ситуация говорит о крайне низком общекорпоративном уровне автоматизации. Уровень отдельного сотрудника превышает уровень технического менеджмента. Такая ситуация преобладала на предприятиях в период перестройки.
Персональные инструменты, стандартизующие данные. Использование значительной частью сотрудников одних и тех же инструментов позволяет обмениваться результатами работы на уровне информационной системы. К таким инструментам относится, например, MS Excel.
Стандартизованные персональные инструменты. К этому уровню относятся программные средства индивидуальной работы, непосредственно автоматизирующие выполнение должностных обязанностей исполнителя.
Централизованные хранилища данных – средства корпоративной базы данных и доступа к ней (MS SQL, Oracle).
Автоматизированная система с рабочими местами пользователей. Системы, основанные на централизованном хранилище данных и включающие дополнительные программные средства для автоматизации деятельности персонала компании в соответствии с существующим регламентом бизнес-процесса. К таким системам относится, например, Comshare MPC.

История расходования финансовых средств на информационные технологии

Превышение в несколько раз обычного размера средств, направленных на целевое финансирование внедрения автоматизированной системы, является внешним показателем, сигнализирующим о возможных необоснованных затратах, связанных с недопониманием задачи. Необоснованные затраты –затраты, не принесшие эффекта в планируемом периоде. Недопонимание задачи вытекает из упущения промежуточных стадий развития автоматизации, подготавливающих базу для внедрения выбранной системы.

Если до текущего момента компания практически не тратила средств на программные средства, то это означает, что у нее нет опыта выбора крупных, дорогостоящих систем. Уже поэтому деньги, вероятнее всего, будут израсходованы не эффективно.

Итерационная автоматизация – наиболее рациональный путь развития корпоративной информационной системы. Принцип итерационности заключается в первую очередь в очевидности получаемого результата, т.е. возможно сформировать набор контролируемых параметров управления, значения которых можно сравнить в исходной точке и точке завершения итерации. По результату этого сравнения можно сделать вывод как о необходимости внесения корректировок в направление развития автоматизированной системы, так и о целесообразности дальнейшего внедрения вообще.

Существующий способ бюджетирования и степень его автоматизации

Ключевой момент заключается в том, что сам процесс распределения финансовых средств существует на любом предприятии, поскольку он лежит в основе коммерческой деятельности с момента зарождения предприятия. Бессмысленно вкладывать все деньги, полученные от инвестора, например, только в закупку сырья, забывая про налоги, заработную плату, коммерческие расходы и т.п.

Способы традиционного бюджетирования:

Единоличное, авторитарное бюджетирование:

Интуитивный способ на основании сбора данных с подчиненных. Финансовый руководитель руководствуется своей внутренней ментальной моделью, которая содержит данные о структуре и характеристиках предприятия и его окружении (рыночные данные, законодательная база и т.п.). Большая часть процесса происходит подсознательно. Поэтому руководитель может описать процесс в виде общих фраз: "я знаю, как делать". Этот процесс является наиболее эффективным, если бы не физические ограничения человеческого мозга, ничего лучшего нельзя бы было предложить. Сбор недостающих данных происходит, как правило, также наиболее эффективным способом: в непосредственном общении. И если бы человек не был склонен к искажению информации при вербальном обмене, то вопрос об автоматизации никогда бы не стоял.
Простейшие программные средства. Наиболее распространенное средство для освобождения от рутинной работы при создании финансовой отчетности являются электронные таблицы. Например, Microsoft Excel. Распространенность электронных таблиц объясняется близостью технологии работы с ними к традиционным средствам построения таблицы.
Индивидуальные специализированные инструменты. Примеров удачных индивидуальных средств бюджетирования, т.е. таких, которые совмещали бы в себе удобства электронных таблиц с такими возможностями, как многомерное представление объектов планирования и расчетный регламент, к сожалению, пока нет.

Коллегиальное совещательное бюджетирование:

Интуитивное обсуждение ("на листочке"). Процесс происходит так же как в случае интуитивного единоличного бюджетирования за тем исключением, что подчиненные финансового руководителя так же несут в голове модель предприятия или какой-то его части, и предоставляют не только исходные данные, но и результаты внутренней обработки.
Простейшие программные средства: MS Excel. Подготовленные подчиненным файлы передаются руководителю.
Автоматизация других задач, например, средств стратегического планирования (Project Expert) или ERP-системы. Это возможно, поскольку в разных процессах используются одни и те же данные, только представленные в разном виде. Однако функциональные особенности системы налагают на процесс, очень жесткие ограничения.
Специализированные инструменты с поддержкой коллективной работы.

Иерархическое бюджетирование.

Понимается процесс распределения ответственности исполнителей. Распределение заключается в выведении части контролируемой области из зоны непосредственного управления руководителя. Важно, что не только подчиненный берет на себя ответственность за эту область, но и руководитель сознательно отказывается от своего вмешательства в нее. От коллегиального отличается большим количеством уровней подчиненности и возможностью принятия самостоятельных решений на всех уровнях управления.

Универсальные программные средства (общие файлы Excel или базы данных).
Специализированные инструменты с поддержкой коллективной работы.
Корпоративные системы (Hyperion Pilar, Comshare MPC, Adaytum e.Planning и т.п.).

Направления развития автоматизации традиционного бюджетирования:

Единоличное, авторитарное бюджетирование:

Переход от интуитивного бюджетирования к простым индивидуальным инструментам. Важным результатом этого перехода является вынесение внутренних схем и алгоритмов наружу, и первичная формализация их средствами минимально связывающих неформальный процесс.
Переход от простейших программных средств к специализированным индивидуальным инструментам бюджетирования. Дает эффективное представление внутренней модели, которое не обеспечивается универсальными средствами.

Коллегиальное совещательное бюджетирование:

Переход от интуитивного бюджетирования к общему формату представления данных и простым программным средствам. Позволяет выработать общий стандарт мышления и представления данных.
Переход к специализированным инструментам с поддержкой распределенной обработки. Дает эффективное представление и взаимодействие внутренних моделей исполнителей, которое не обеспечивается универсальными средствами.

Иерархическое бюджетирование:

Переход к специализированным инструментам, позволяющим организовать распределенную обработку. С помощью инструмента производится описание распределения полномочий между участниками, после чего каждый исполнитель ведет в рамках своей области индивидуальное бюджетирование, передавая оговоренные в регламенте данные вышестоящему руководителю.
Переход к автоматизированной системе бюджетирования масштаба предприятия. Переход становится возможным после полной формализации и стабилизации всего процесса коллективной разработки бюджета.

Использование предлагаемой системы критериев выбора должно повысить успешность автоматизации бюджетирования. Принцип, на котором основывается предлагаемый критерий, заключается в том, что к стратегической цели должны вести маленькие удобные ступеньки. Удобство заключается в возможности естественного перехода из одного состояния в другое без вмешательства "высших сил".

Использование предложенной классификации заключается в определении текущего состояния дел, тех продуктов, которые дают наибольший эффект. Эффект достигается за счет понимания всеми участниками смысла нововведений, возможности осознанного перехода на новую ступеньку, а также возможности контроля за процессом перехода.

Успешность внедрения – это:

Снижение времени согласования бюджетов. Причем важна не столько величина снижения, а возможность зарегистрировать эту величину. При этом согласование означает переговоры между участниками планирования. Снижение времени показывает на более эффективное планирование, что позволяет прейти к более детальному по времени бюджетированию, что в свою очередь повышает точность и оперативность реагирования на отклонения.
Учет большего количества деталей. Эффективное планирование позволяет вовлекать неограниченное число исполнителей путем распределения полномочий, что повышает детальность.
Легкость внесения изменений в бюджетную модель, регламент. При возрастании уровня автоматизированной системы легкость внесения изменений снижается ввиду наложения технических ограничений, что в свою очередь приводит к ухудшению описанных выше параметров. Легкость внесения изменений очень важный показатель, поскольку этот процесс требует очень высокой свободы при формировании решения.

Успешность при итерационном внедрении повышается за счет:

снижения противодействия персонала, повышения понимания и поддержки изменений;
внедрения наиболее близкой к привычной схемы разработки бюджетов – опора на существующий опыт и понимание задачи пользователем.

Итерационное внедрение позволит максимально использовать созданный временем управленческий потенциал компании.

Автор: руководитель отдела разработки компании ITeamСергей Кириллов

Источник: www.iteam.ru

Узнайте больше:

Бюджетирование на предприятии

Автоматизация казначейства

Бюджетирование и планирование