Зачем нужно бюджетирование?

Мне казалось, что тема бюджетирования и планирования настолько "исхожена", что насчет нее уже все написано и сказано. Однако недавно корреспондент одного журнала попросил меня ответить на вопросы о бюджетном планировании. Оказалось, что эта тема интересна читателям. Привожу ответы на некоторые вопросы.

Что такое бюджетное планирование и какие преимущества оно дает компании?

Планирование – это принятие решений относительно будущих действий. События еще не наступили, но руководство предприятия за год или за несколько месяцев до них решает, какие шаги необходимо предпринять для достижения поставленных целей, как наиболее эффективно распорядиться финансовыми ресурсами, а если их недостаточно, то сколько необходимо привлечь дополнительно. Бюджет – это модель деятельности компании в финансовой проекции. Работая с этой моделью, руководство компании находит наилучший сценарий и баланс между желаемым и возможным, оттачивает свои решения.

Какова связь стратегического и бюджетного планирования?

Горизонт стратегического планирования – несколько лет. Горизонт бюджетного планирования – в пределах года. При разработке бюджетов исходными данными служат целевые показатели, которые установлены стратегическим планом. Планирование и бюджетирование текущего года должны обеспечивать достижение стратегических целей организации. С другой стороны, в ходе годового планирования может выясниться необходимость корректировки стратегических целей. В этом случае бюджетный процесс инициирует внесение изменений в стратегический план.

Всем ли компаниям показано бюджетное планирование или есть исключения, когда бюджетирование будет лишним?

Руководителю любого предприятия необходимо обдумывать управленческие решения, моделировать будущее, анализировать сценарии развития. Гораздо удобнее делать это с помощью бюджетов. Поэтому бюджетирование и планирование необходимо любой компании, независимо от размеров и отраслевой принадлежности. При этом методы бюджетирования существенно различаются в зависимости от масштабов организации и отраслевой специфики.

От чего зависит эффективность бюджетирования и планирования в компании? Как сделать бюджетирование максимально эффективным?

Бюджетирование основывается на процессе обучения. Руководство предприятия выдвигает определенные предположения относительно будущих событий. Эти предположения отражаются в планах. В дальнейшем очень важно контролировать ход исполнения бюджетов и анализировать причины отклонений, устраняя их источники. Если этот анализ ведется систематически и тщательно, то менеджмент организации приобретает ценный опыт, позволяющий в следующем цикле разработать более точный, реалистичный план. Так, последовательно в каждом цикле повышается точность бюджетирования и планирования. Результативность и эффективность системы управления компанией повышаются.

Какие изменения необходимо провести в компании при внедрении бюджетного планирования?

Внедрение бюджетирования приводит к изменениям, аналогичным к переходу от монархии к демократической форме правления. Если ранее решения на предприятии принимались на основе волевых решений руководителя, то теперь во главе – "верховенство закона". Руководитель организации не имеет возможности произвольно принимать решения о расходовании денежных средств вопреки утвержденному бюджету. Это важное ограничение, которое лидер компании должен сознательно принять. Иначе бюджетные планы превращаются в пустую формальность.

Как лучше планировать бюджет: сверху или снизу?

Все уровни менеджмента организации участвуют в процессе разработки бюджетных планов. На начальном этапе сверху устанавливаются целевые показатели, ставятся задачи, которые должны быть решены в пределах горизонта планирования. На нижнем уровне руководители центров финансовой ответственности (ЦФО) разрабатывают бюджеты, стремясь обеспечить достижение поставленных целей. Эти планы представляются "наверх" для рассмотрения и утверждения. При этом первоначальные цели могут корректироваться. Таким образом, бюджетирование – это процесс двусторонний и итеративный. Согласование бюджетных показателей схоже с перепасовкой мяча между участниками игры. У японцев такой итеративный процесс бюджетного планирования носит название хосин канри – "ловля мяча".

С чего стоит начинать бюджетное планирование в розничной компании? Каковы этапы формирования годового бюджета компании?

Планирование следует начинать с постановки целей, определения целевых показателей. Сначала разрабатывается план продаж и бюджет продаж, который включает коммерческие расходы. План продаж служит основой для планирования закупок и формирования бюджета закупок. Отдельно разрабатываются планы административных и общехозяйственных расходов, а также бюджет инвестиций в развитие предприятия. После того как бюджет доходов и расходов создан и согласован, формируется бюджет движения денежных средств, а затем прогнозный баланс.

На что рекомендуете обратить особое внимание при реализации такого проекта в компании?

Прежде всего нужно четко определить, для чего внедряется бюджетирование. Нужно сформулировать проблемы, которые должны быть решены в результате этого проекта. Необходимы критерии успеха, которые позволят оценить достижение поставленных целей. Только после этого можно приступать к проекту.

Какие ошибки при этом могут быть допущены? Как, на ваш взгляд, можно избежать подобных ошибок?

Распространенная ошибка – это недооценка значения данного проекта руководством предприятия. Внедрение бюджетирования и планирования поручается финансовому директору или даже его заместителю. Считается, что это некая техническая задача, на которую руководству компании не следует отвлекаться. Это большое заблуждение. Внедрение системы бюджетирования требует глубокого изменения принципов управления организацией. Этот проект должен быть в центре внимания первого лица предприятия. Прежде всего руководитель предприятия должен понять и принять изменения, связанные с организацией бюджетного управления. А затем проявить волю и решимость для проведения изменений в компании, преодолевая сопротивление значительной части сотрудников и руководителей.

Что делать, если бюджет не исполняется?

Если возникла тенденция к отклонению от бюджета, нужно думать, в чем причины. "Думать" – ключевое слово. Бюджет и отчет о его исполнении – лишь поверхностная картина происходящего. Задача менеджмента – разобраться до сути и выяснять механизмы формирования показателей, отраженных в бюджете. Чем глубже понимание происходящего, тем меньше сюрпризов, тем увереннее действует руководство компании.

Как часто нужно пересматривать бюджет?

Бюджетный план необходимо пересматривать в любой момент, как только выяснилось, что он стал не актуален. То есть произошли некие изменения, которые вынуждают внести в наши планы коррективы. На практике корректировки бюджета происходят раз в месяц.

Автоматизация бюджетирования: на что обратить внимание?

Нередко внедрение бюджетирования начинают с покупки программного обеспечения. Нужно делать наоборот. Сначала разработать методологию бюджетирования, затем сформулировать на ее основе требования к средствам автоматизации и только после этого выбирать программную систему, "примеряя" ее к своей методологии. Такой подход снижает риски ошибок при выборе системы и позволяет оптимизировать расходы на автоматизацию.

Автор: А.Ф. Кочнев

Источник: Kpilib