Подходы к созданию казначейства

Структурирование финансовых потоков, постановка основных процессов управления денежными средствами, роли, функции участников, автоматизация казначейства. Опыт практиков.

Главные цели автоматизации казначейства на предприятии– улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Компания может создать казначейство как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников ФЭС. В обоих случаях потребуется структурировать финансовые потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.

Структурирование денежных потоков

На этапе структурирования финансовых потоков закладывается основа для построения казначейства компании.

В ходе этой работы анализируется состав платежей и поступлений, создается их классификация, определяются принципы ранжирования платежей, их приоритетность.

Классификация платежей

Если упорядочить платежи и поступления по срокам, их будет проще планировать и контролировать. Например, платежи можно разделить на прогнозируемые, текущие, оперативные, аварийные.

Прогнозируемые платежи (оплата аренды, налогов, коммунальных услуг и др.) можно планировать с высокой вероятностью за 3-4 недели до момента исполнения.

Текущие платежи (оплата маркетинговых акций, командировочных расходов, материалов, оборудования) планируются за 2 недели до наступления срока оплаты.

Оперативные платежи (комиссии за обмен валют) можно предусмотреть не более чем за 1 день.

Аварийные платежи предвидеть невозможно. Для оплаты представительских расходов, услуг по устранению аварий, срочного ремонта оборудования и других непредвиденных расходов разумно формировать резерв в размере 10-20% от среднедневных расходов.

Поступления делятся на предварительные и оперативные. Первая группа объединяет поступления, о которых с высокой вероятностью известно за 3-4 недели – оплата покупателями отгруженной продукции, доходы от продажи имущества. Оперативные платежи, например, авансы от покупателей по срочным заказам, планируются за 2 недели.

Поступления могут быть непредвиденными, например, оплата безнадежной дебиторской задолженности, ошибочно перечисленные суммы, оплата по «быстрым» продажам, когда новый клиент оплачивает покупку в день заказа.

Прогнозирование времени, размера, вероятности поступления денежных средств проводится на основе анализа статистических данных о продажах, а также планов поступлений, формируемых менеджерами по продажам. Последнее в больше относится к индивидуальным продажам и актуально на рынке услуг B2B, при заказных разработках и строительстве.

Личный опыт Иван Шакиров, начальник казначейства Управляющей компании «Каро Фильм» (Москва) Для составления прогноза о поступлениях средств в нашей компании используют статистику прошлых периодов (с учетом фактора сезонности), данные по выписанным счетам с дополнительной аналитикой (сроки оплаты), реестр договоров, по которым предусмотрена оплата без выставления счета. Для планирования поступлений денежных средств на расчетные счета принимаются во внимание лимиты по кассам и графики инкассаций.

Приоритетность платежей

Для установления финансовой дисциплины необходимо четко определить приоритеты платежей, основываясь на очередности платежей, сроке задержки платежа, группе контрагентов, значимости контракта.

К первоочередным платежам относятся расчеты с налоговыми органами и банками, заработная плата. Несвоевременное проведение таких платежей приведет к немедленным, весьма ощутимым для бизнеса потерям, санкциям, штрафам. Платежами второй очереди могут быть выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы для основного производства (некоторые компании относят такие платежи даже к первоочередным), оплата общехозяйственных расходов. Задержка оплаты таких счетов затруднит хозяйственную деятельность и нанесет ущерб репутации. Представительские расходы, оплату обучения сотрудников, юридических и аудиторских услуг можно отнести к третьей очереди оплаты, так как пропуск срока оплаты по ним может отрицательно отразиться на производственном процессе.

Принимая решение об очередности оплаты с одинаковыми приоритетами, нужно учитывать сроки задержки. Запланированные платежи, которые не были осуществлены из-за кассовых разрывов, должны иметь преимущество перед вновь поступившими заявками на расходы того же ранга.

В зависимости от политики компании партнеры и поставщики могут быть распределены по группам с разными приоритетами оплаты. Так, наиболее важными могут быть платежи по договорам, которые предусматривают крупные штрафы за просрочку или грозят потерей партнера. Кроме того, с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров. В этом случае возникает потребность отбора наиболее важных контрактов.

Личный опыт Дмитрий Мильштейн, директор казначейства X5 Retail Group N.V. В первую очередь мы исполняем платежи по налогам и финансовым инструментам, затем погашаются обязательства перед поставщиками товаров для перепродажи. В третью и четвертую очередь погашаются обязательства перед поставщиками прочих товаров, работ и услуг. Федор Башкиров, заместитель финансового директора Группы компаний «АГРИКО» (Москва) В нашей компании очередность платежей устанавливается в соответствии с бюджетом движения денежных средств, его еще называют «кассовым планом», а также исходя из возможных последствий неоплаты платежей. Есть обязательные платежи (первой очереди) – расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, выплата заработной платы. Ко второй очереди относятся расчеты по договорам, в которых предусмотрены жесткие штрафные санкции (например, оплата электроэнергии). Остальные платежи – выплаты третьей очереди. Под денежные выплаты в бюджете планируются поступления. Таким образом, у каждой выплаты есть свой предполагаемый источник. Однако финансовый директор имеет право поставить важный или срочный платеж в первую очередь. При этом обязательно указывается, из каких источников должен быть осуществлен такой платеж – взамен другого или за счет резерва денежных средств.

Постановка основных процессов

Для обеспечения четкой работы всех подразделений по планированию движения денежных средств и исполнению утвержденных планов необходимо описать, регламентировать процессы, прежде всего, прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря. Описать процессы удобно с помощью схем, а после обсуждения и согласования необходимо закрепить их в регламенте. Рассмотрим порядок действий при постановке процессов управления денежными средствами.

Прохождение заявок на расходы

Основные этапы в «жизни» заявки на платеж – это ее формирование, контроль, утверждение, внесение в платежный календарь.

Рисунок 1. Движение заявки на расходы

Заявка на оплату должна иметь стандартную форму, принятую в компании, четко определять назначение расходов, сумму, дату исполнения, содержать указание на бюджетную статью расходов, ответственного исполнителя.

Личный опыт Наталья Долматова, руководитель управления казначейства ИК «ТПС» (Новороссийск) Заявка на платеж должна содержать информацию, достаточную для составления краткосрочного платежного календаря, определения приоритета платежа и вынесения решения о возможности оплаты. В ней указывается контрагент, сумма платежа (с выделением НДС), статья затрат, к которой относится платеж. Также заявка должна содержать информацию о дате платежа, а при необходимости и комментарий инициатора о том, в силу каких чрезвычайных обстоятельств оплата должна пройти с отступлением от установленных процедур или очередности. К заявке необходимо приложить основание платежа – счет или договор.

Формирование заявки на расходы начинается с инициирования оплаты ответственным исполнителем. После чего происходит бюджетный контроль. Финансовый контролер проверяет полномочия ответственного исполнителя на осуществление расходов по бюджетной статье, остаток лимита запланированных по ней средств. Если заявка не соответствует критериям бюджетного контроля, то ее отклоняют.

Отметим, что заявки контролируются и по сроку подачи. В случае, если он не соблюден, контролер должен зафиксировать нарушение регламента. После этого заявка добавляется в реестр, поступает в общую очередь в соответствии с присвоенным ей рангом, а ее включение в платежный календарь будет зависеть от наличия свободных финансов.

После финансового контролера заявка утверждается руководителем подразделения, который либо подтверждает целесообразность расходов, инициированных ответственным исполнителем, либо отклоняет их.

Личный опыт Марина Елисеева, казначей «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» (Южно-Сахалинск) Все права на авторизацию платежей в нашей компании сосредоточены исключительно в казначействе. Мы используем двухуровневую систему авторизации платежей с помощью электронной подписи. Право первой подписи имеют казначей и его заместитель. Право второй подписи – начальник отдела оплаты счетов и кредитный аналитик.

После проверки утвержденная заявка включается в платежный календарь до даты исполнения.

При утверждении порядка прохождения заявки, необходимо предусмотреть возможность внесения ответственным исполнителем необходимых корректировок сроков и сумм, а также отказа от заявки.

Личный опыт Иван Шакиров, начальник казначейства Управляющей компании «Каро Фильм» (Москва) При внедрении системы управления заявками на оплату мы столкнулись с двумя проблемами. Во-первых, регистрация заявок в учетной системе занимала много времени, сотрудники не справлялись с большим объемом поступающих запросов. Было решено ввести единую форму заявки для упрощения ее регистрации и обработки, производить первичную сортировку заявок по срочности исполнения, временно увеличить численность сотрудников, регистрирующих заявки, а затем предоставить сотрудникам департаментов полномочия по самостоятельной регистрации заявок. Во-вторых, время на визирование заявок было сильно затянуто. Применение регламента движения заявок помогло разрешить эту ситуацию. Теперь все стадии прохождения заявки фиксируются в учетной программе. При этом ежедневно формируются отчеты, которые позволяют отследить ее состояние.

Планирование поступлений

Разработка плана поступлений начинается с того, что менеджеры по работе с клиентами на основе заключенных контрактов и графиков оплаты продукции формируют индивидуальные планы поступлений (рис. 2). Для их максимальной достоверности менеджер должен связаться с клиентами чтобы уточнить сроки, оценить их надежность, учитывая историю корпоративных взаимоотношений. Повысить эффективность планирования помогает систематический анализ плановых и фактических данных о поступлении денежных средств.

Рисунок 2.Формирование планов поступлений

Задержка представления плана поступлений, выявленная на этапе контроля, обязательно фиксируется для дальнейшего выяснения причин и проведения разъяснительной работы с сотрудником. После утверждения начальником отдела продаж планы поступлений включаются в платежный календарь.

Формирование платежного календаря

Формирование предварительной версии платежного календаря осуществляется при сведении в единую таблицу всех планов поступлений, заявок на расходы, прошедших контроль (рис. 3). Как правило, платежный календарь формируется и утверждается каждую неделю, при этом горизонт планирования обычно составляет от двух до четырех недель.

Рисунок 3.Формирование платежного календаря

Корректировка календаря проводится ежедневно по результатам анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат.

В ходе анализа платежного календаря необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток средств на всех счетах и в кассах неотрицателен. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных финансовых ресурсов.

Если финансовых средств не достает, то можно исключить из календаря часть заявок на платежи, имеющие наиболее низкий ранг, или использовать резерв денежных средств. Размер резерва каждой компании определяется индивидуально в зависимости от динамики финансовых потоков и рисков возникновения кассовых разрывов. Для устранения краткосрочного кассового разрыва возможно использование овердрафта. Если общий остаток предприятия положителен, но на отдельных счетах недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении средств между счетами или кассами.

При появлении излишка денежных средств, превышающего величину установленного резерва на непредвиденные расходы, в платежный календарь включают заявки, поданные позже установленной даты. При превышении величины свободных средств над потребностями принимается решение о вариантах их использования.

Сбалансированный платежный календарь утверждается финансовым директором и становится основой для принятия оперативных решений. Календарь берется за основу для ежедневного утверждения плана платежей на операционный день.

Функции участников процесса

Роли и функции участников процессов казначейства:

• Финансовый директор принимает ключевые решения в случае необходимости устранения кассовых разрывов (привлечение внешнего финансирования, изменение приоритетов платежей), утверждает платежный календарь.
• Казначей организует и координирует работу по сбору заявок и планов поступлений, принимает решения в ходе балансировки платежного календаря, представляет его на утверждение финансовому директору.
• Финансовый контролер проверяет поступающие заявки на соответствие бюджету и срокам представления, отслеживает соблюдение платежной дисциплины и регламентов всеми участниками процесса.
• Финансовый аналитик формирует платежный календарь и проводит его балансировку, он же выполняет ежедневную корректировку платежного календаря.

Руководствуясь ежедневным планом платежей, операционисты и кассиры проводят банковские и кассовые операции с денежными средствами.

В небольшой компании часть функций может совмещаться. Чтобы сотрудники финансовой службы четко понимали свои задачи, их обязанности необходимо отразить в должностных инструкциях.

Автоматизация казначейства

В средних и крупных предприятиях трудно обеспечить оперативность и эффективность управления финансами без автоматизации. При определении целесообразности автоматизации казначейства в качестве ключевого критерия нужно рассматривать число платежных документов, ежедневно оформляемых финансовой службой. Если их количество достигает 50-100 в день, то оперативное управление финансовыми потоками будет затруднено.

Личный опыт Дмитрий Мильштейн, директор казначейства X5 Retail Group N.V. Вопрос о внедрении автоматизированной системы должен ставиться, если объемы получаемой информации возрастают, а сроки ее обработки и принятия решений, сокращаются.

Для автоматизации казначейства необходимо предпринять те же шаги, что и при внедрении любой информационной системы: определить требования к системе и выбрать программное обеспечение, разработать техническое задание, настроить программное обеспечение, подготовить систему к эксплуатации, осуществить опытную эксплуатацию и приступить к полноценному использованию системы.

Отметим, что для холдингов схема работы казначейства несколько усложняется. В этом случае в управлении денежными средствами появляется два звена. Финансовое планирование начинается на уровне бизнес-единиц, а после на уровне управляющей компании формируются и утверждаются сводный план и платежный календарь. Контроль их исполнения также осуществляется сверху.

Автор: старший консультант компании ITeam Александра Лукьянчикова

Источник:«Финасовый директор»

---

Узнайте больше:

Централизованное казначейство в Корпорациях

Финансовое управление предприятием

Система управления финансами