Планирование бюджетов: MS Excel vs Формы планирования

Общаясь с сотрудниками финансово-экономических служб, я нередко слышала о том, что для бюджетов, содержащих несколько аналитических признаков сложно настроить форму. При этом большинство из известных мне специалистов используют самый доступный инструмент – электронные таблицы MS Exсel.

Я решила настроить форму для бюджета продаж с помощью таблиц MS Exсel и Форм планирования Prestima – специализированного приложения для настройки бюджетов. Своими результатами и выводами поделюсь в этой заметке.

Структура бюджета

Компания, для которой предстоит составить план продаж, реализует три товара: товар А, товар В, товар С. Реализацией товара занимаются три наши организации: Автосалон №1, Автосалон №2 и Автосалон №3, которые разделяет продажи по типам: оптовые и розничные.

Из этого следует, что бюджет продаж имеет уровни:

• наши организации, входящие в состав компании;
• типы продаж;
• товары.

Причем составить бюджет на уровне товаров нужно в стоимостном и в количественном выражении.

MS Excel

Создала две таблицы. Первая таблица служит для отражения цен товаров. Вторая таблица представляет собой матрицу, состоящую из четырех измерений – период, тип продаж, наши организации и товары.

Обратите внимание, что в план продаж добавила аналитический признак – показатель, имеющий два значения: количество и сумма. Он позволит составить бюджет не только в количественном, но и в стоимостном выражении. Далее сделала идентичными по структуре блоки плана продаж с наименованиями аналитических признаков. В частности, для каждого из двух типов продаж должны быть перечислены все значения признака «Наша организация», для каждой нашей организации – все значения признака «Товар».

Еще одно ограничение – в таблице не должно быть никаких промежуточных вычислений, например, итогов по типам продаж или итогов по нашим организациям.

При заполнении в первой таблице признака «Цена за товар» и признака «Количество товара» во второй таблице автоматически рассчитается сумма за данный товар.

Стоит отметить, что эта, уже достаточно сложная, форма лишь упрощенный вариант настоящего бюджета продаж компании. Количество наименований товаров, типов продаж, наших организаций может быть больше в разы. Таблицы становятся невероятно громоздкими. Резко возрастает вероятность ошибок даже при выполнении таких простых операций, как копирование формул.

Формы планирования

В Формах планирования для каждого уровня бюджета создала по одной записи справочника Разрезы форм планирования. Итого получилось три разреза.

1. Первый разрез – наши организации:

При сохранении данных на нижних разрезах они автоматически «поднимаются», то есть агрегируются на верхних уровнях. Это удобно тем, что мы можем наблюдать итоговые суммы по каждому разрезу, так же сумма на всех уровнях будет всегда корректная, что позволит анализировать бюджет продаж в любом из трех разрезов планирования. В данном случае видим результирующую сумму продаж всех товаров по каждой нашей организации.

2. Второй разрез – типы продаж:

На этом разрезе можем наблюдать промежуточные итоги по типам продаж одной из наших организаций.

3. Третий разрез – товары:

Данный разрез настраиваем таким образом, чтобы для товаров было три колонки по каждому периоду: количество, цена и сумма. После указания количества и цены товара автоматически заполнится сумма за него. Для облегчения работы специалистов заполнить колонку с ценой можно автоматически на основе прайс-листов.

Также одним из весомых приемуществ Форм планирования является гибкость настройки. Например, при необходимости добавления нового наименования товара, типа продаж или нашей организации нужно создать новую запись в одноименном справочнике. После чего добавленная запись отобразится в Формах планирования и по ней можно будет вводить данные.

Подведем итог

Таким образом, мой опыт подтверждает, что Формы планирования обладают рядом достоинств по сравнению с MS Exсel:

• простота настройки форм для планирования бюджетов;
• возможность видеть итоговые суммы по каждому аналитическому признаку;
• отсутствие громоздких таблиц, которые растут вниз в геометрической прогрессии при добавлении новых записей на уровнях планирования.

Автор: Скрябинская Надежда,

консультант службы поддержки корпоративных систем управления НПО «Компьютер».