Исследование с точки зрения Заказчика: нужно ли и как к нему готовиться?

Как вы уже знаете, при внедрении систем управления предприятием существует такой важный этап, как исследование. Давайте посмотрим на него с точки зрения специалистов Заказчика.

Допустим, руководство предприятия уже выбрало систему для автоматизации процесса бюджетирования. Компания-внедренец предоставила план-график исследования. Руководство довело информацию о предстоящих беседах до рядовых специалистов.

Какие мысли возникают у специалистов Заказчика перед разговором с консультантами? 90% специалистов думают так: «Зачем мне готовиться? Я и так все знаю о своей работе. На все вопросы смогу ответить – пусть спрашивают!».

Что же может получиться в результате при таком подходе к процессу исследования?

Консультанты задают специалисту вопросы, он отвечает. Интервью окончено, специалист с чувством выполненного долга снова погружается в рутинную работу. Вроде бы все хорошо, но как раз тут и кроется проблема.

Во-первых, специалист не готовился перед исследованием, хотя мог бы проанализировать свою деятельность и вспомнить, что, например, раз в квартал/год он выполняет какие-то не рядовые действия, готовит специфические отчеты, про которые он в результате и не рассказал консультанту.

Во-вторых, в процессе исследования консультант просит предоставить отчеты, которые специалист составляет в ходе работы и тут выясняется, что специалист забыл их принести – он же не готовился к беседе. Тратится драгоценное время на поиск, копирование и передачу этих отчетов консультанту.

В-третьих, консультант просто мог не знать некоторые особенности работы специалиста (для того и проводится исследование – чтобы узнать), соответственно он про них не спросил, а специалист не рассказал.

Как же специалисту подготовиться к исследованию? Сперва нужно проанализировать свою текущую работу, определить в каких процессах принимаешь участие, подготовить образцы отчетов с пояснениями по заполнению. Затем специалисту надо постараться вспомнить действия, которые он выполняет редко, отчеты, которые составляет может раз в квартал или год. Возможно, в процессе анализа выяснится, что некоторые отчеты уже устарели и стали неактуальными, другие могут быть не востребованы руководством, так как их заменили другими, но специалист все еще продолжает составлять их просто потому, что так было всегда. Также до начала исследования специалисту стоит подумать, что можно будет улучшить в своей работе, а от чего совсем отказаться как от пережитка прошлого, с приходом новой системы.

При разговоре с консультантом не нужно односложно отвечать на поставленные вопросы, всегда лучше сказать больше, чем нужно, чем не досказать чего-то. По ходу общения консультант может предложить исключить некоторые отчеты, немного перестроить порядок работы. Специалисту не стоит воспринимать такие предложения «в штыки», так как цель консультанта в том, чтобы оптимально выстроить работу специалиста и предприятия в целом, а процесс внедрения – это адаптация не только системы, но и бизнес-процессов.

Уважаемые специалисты, не нужно надеяться, что при исследовании консультанты «клещами» будут вытягивать из вас информацию.  Необходимо ответственно подойти к подготовке и проведению исследования, ведь от его результатов в будущем зависит качество системы, в которой вам предстоит работать.

Автор: Савельева Мария, консультант отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»