Актуальные остатки на расчетных счетах к началу дня: миф или реальность

Как часто вы сталкиваетесь с ситуацией, что начиная формировать реестр платежей на день, вы не располагаете информацией по фактическим остаткам на расчетных счетах предприятия?

В большинстве случаев это происходит потому, что данные по платежам и поступлениям за предыдущий день приходят из банка только к началу следующего рабочего дня, и для того чтобы занести и обработать выписку банка (приходи и расходы) в учетной системе необходимо время. Обычно это время до обеда. Т.е. остатки вы получите в лучшем случае к обеду, когда уже надо отправлять платежи в банк за текущий день.

Для того чтобы ускорить процесс вы конечно можете позвонить бухгалтеру по банку, чтобы он посмотрел остатки денежных средств на начало дня в системе клиент-банк. И будет замечательно, если он в это время находится на своем рабочем месте! А если нет? То еще тратится драгоценное время на поиск сотрудника, у которого есть доступ к клиент-банку. И только после того, как такой сотрудник найден, остатки получены, вы приступаете к формированию реестра платежей. Согласитесь, ни тот, ни другой вариант не самый лучший способ для оперативного планирования?

Выход из данной ситуации есть. И далее я Вам расскажу, что с этим можно сделать.

Чтобы решить проблему оперативности получения остатков при автоматизации казначейства на проектах внедрения системы Prestima мы ввели такое понятие как «оперативные остатки». Они формируются на основании сводных платежей и поступлений за предыдущий день без разнесения по контрагентам, элементам БДДС и формирования проводок. Соответственно ввод таких движений занимает гораздо меньше времени, чем обработка выписки. Таким образом, специалисты казначейства уже на начало рабочего дня имеют полную картину по остаткам на расчетных счетах в системе и могут без какого-либо ожидания приступать к планированию реестра платежей на день, а бухгалтерия при этом не торопится разнести выписку.

После того, как бухгалтер по банку разнес выписку в учетной системе, оперативные остатки автоматически удаляются и заменяются реальными остатками уже с разнесением по контрагентам, элементам БДДС и проводкам.

Теперь подробнее о том, как это можно реализовать. На сегодняшний день достаточно большое количество компаний в России уже использует у себя какие-либо системы автоматизации казначейства. Часть из них содержит механизм формирования оперативных остатков (как например новая версия системы Prestima), другая часть - нет. Если система не имеет собственного механизма, то в этом случае вы можете создавать сводные фиктивные документы по движению денежных средств, а затем после обработки выписки удалять их. Ну или второй вариант, это прибегнуть к модификациям системы, но для этого вам придется обратиться за помощью к своим программистам, или непосредственно к вендору.

На этом все. Надеюсь, заметка была для Вас полезной, и если вы уже сталкивались с подобными ситуациями, то буду рад услышать, как вам удалось их решить.

Гордиенко Андрей, руководитель проектов внедрения Prestima.