Эффективное взаимодействие. Часть 2. А ты мечтал стать археологом?

Как молоды мы были, как опытны сейчас… А давайте на минутку окунемся в юность и вспомним, а кем же мы хотели стать? Наверняка многие из нас видели себя в будущем врачами, пилотами, инженерами, кто-то директором магазина или даже президентом. Лично я, всегда мечтала быть либо певицей, либо археологом, но, слава богу, первое обошлось. Второе же частично сбылось, и периодически встречается в моей работе консультанта по внедрению информационных систем. Удивлены? Сейчас я вам это докажу.

Допустим, вы уже сделали выбор в пользу информационной системы и познакомились с представителями компании-внедренца (о составе и эффективном взаимодействии с командой я  рассказывала в первой части). Ну а следующим, и одним из самых важных этапов внедрения является исследование Вашего предприятия и его бизнес-процессов. Все это конечно очень интересно, скажете вы, но где же археология?! А вот и она.

Выезжая на исследования к Заказчику, консультанты  ставят перед собой задачу раскопать как можно больше интересных, а может, и давно позабытых «артефактов». Для чего мы это делаем? Для того, чтобы собрать воедино картину, состоящую из множества цепочек бизнес-процессов. Чтобы по максимуму учесть все особенности построения работы и по минимуму столкнуться с их находками уже в процессе непосредственного внедрения системы. С консультантами все понятно, задача стоит – надо делать. Но для того, чтобы оправдать название заметки про эффективное взаимодействие, отклик должен быть и со стороны Заказчика. А как это лучше всего организовать, читайте ниже.

Вот несколько моментов, которые позволят построить работу эффективно:

1.    Компания-внедренец составляет график исследования предприятия, с указанием основных блоков и  ответственных за них людей со стороны Заказчика. План должен быть согласован с обеих сторон, ну и, конечно же, все  привлекаемые к процессу исследования работники должны быть уведомлены. Рекомендуется для исследования выделять работников, имеющих четкое представление о том, как работает их процесс.

2.    Каждый сотрудник, со стороны Заказчика должен подготовиться к общению с консультантом. Проанализировать (вспомнить) свою работу: собрать воедино все точки соприкосновения с другими службами и подготовить формы отчетности (желательно шаблоны отчетов с формулами и правила их формирования).

3.    Очень часто на вопрос «А почему это делается именно так?» мы слышим от пользователей замечательную фразу «Исторически сложилось». Причем сами работники, далеко не всегда знают и могут аргументировать, почему выполняют работу именно таким образом, а не иначе. Зачастую, эти процессы бывают устаревшими, и выясняется, что часть работы выполняется впустую, так сказать без определенного смысла, лишь бы делалась. В таких ситуациях, задача консультантов распутать этот клубок, выявить реальные текущие потребности.

Очень важно откопать все артефакты, чтобы на этапе проектирования оперировать полной информацией и сразу выстраивать оптимальный процесс и не исправлять его потом, обнаруживая по ходу проектирования или внедрения новые «раритеты». Ведь цена ошибки тем выше, чем ближе проект к завершению. Итого: со стороны Заказчика - полная и своевременно предоставленная информация, со стороны консультантов - система, покрывающая все процессы с учетом их особенностей.

В следующей заметке я расскажу Вам о таком этапе проекта внедрения, как проектирование будущей системы. И помните, что эффективное взаимодействие – залог успеха и хорошего настроения!

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»