Эффективное взаимодействие. Часть 6. Выходим на финишную прямую!

Рано или поздно всему приходит свой логический конец. Так и на проекте внедрения – после согласования проектных решений, разработки всех необходимых модификаций и обучения пользователей наступает завершающий этап – опытно-промышленная эксплуатация системы. Это, что называется, финишная прямая. На данном этапе, можно четко сказать, что большая часть работ уже выполнена, но это не значит, что можно расслабляться. На самом деле, именно опытно-промышленная эксплуатация системы – самый сложный этап на всем проекте внедрения. А как пережить этот этап без лишних нервов и разочарований – я вам постараюсь рассказать ниже.

Итак, внедрение начинается! Но кто же об этом знает? Руководство – понятное дело, они согласовывали сроки. Рабочая группа – наверняка, так как активно участвует в ходе всего проекта внедрения. А как же остальные пользователи? Чтобы ни для кого не было шоком, что, например,  с завтрашнего дня все дружно начинают работать в новой системе, а всех непокорных ждет наказание, на предприятии выпускается «Приказ о начале опытной эксплуатации системы», и рассылается всем участникам процесса. В нем обязательно прописывается дата, начиная с которой те или иные действия должны выполняться только в системе, и ни коим другим образом, и, конечно же, меры, которые будут предприниматься в случае невыполнения установленных требований.

На собрании рабочей группы, обязательно обговаривается формат совместной работы консультантов компании-внедренца и специалистов Заказчика. Учитывая, что в бюджет проекта заложено определенное количество консультаций, и превышать его как минимум не выгодно для проекта, мы рекомендуем следующий формат:

●    при возникновении вопросов со стороны пользователей – специалист «первой линии» это обученный  ведущий пользователь, входящий в рабочую группу;

●    в случае, если вопрос относится к типу «а как сделать это», и «что будет если», то ведущий пользователь может решить его самостоятельно, не прибегая к помощи консультантов;

●    в случае же, если ведущий пользователь сам решить вопрос не может – то уже тогда обращается к  консультантам компании-внедренца;

●    все вопросы записываются в специальном документе «Журнал регистрации замечаний», в котором фиксируются даты появления замечаний, его описание, статус (решено оно или нет) и дата решения.

Именно такой формат общения является наиболее удобным, так как благодаря ему отлично выстраивается взаимодействие специалистов Заказчика и внешних консультантов, а также позволяет зафиксировать все замечания и ничего не упустить. Хочется также заметить, что в первые несколько недель консультанты компании-внедренца находятся на территории Заказчика, что позволяет решать все возникающие вопросы буквально в «online» режиме.

Честно признаться, период опытной эксплуатации – это самая что ни на есть, проверка на прочность и готовность пользователей к работе в новой системе. Во-первых, при переходе на новую систему, для проверки корректности данных используется такой механизм, как дублирование данных в старой и новой системе, соответственно объем выполняемых работ возрастает. К тому же, в любом случае это адаптация пользователей к новому интерфейсу, а возможно, и новому порядку работ. Отсюда зачастую вытекает сопротивление изменениям, которое влечет за собой скрытый саботаж, а иногда  и открытый бунт. Главное держать данный момент всегда под контролем, и уметь мотивировать сотрудников на работу в новой системе. По опыту могу сказать, что в такие моменты одинаково полезными бывают как кнут, так и пряник :)

После того, как сроки опытной эксплуатации подходят к концу, формируется «Приказ о переводе системы в промышленную эксплуатацию», который говорит о согласии Заказчика с реализованным функционалом системы и отсутствии замечаний к компании-внедренцу. С этого момента, команда внедрения может считать свой долг выполненным и передавать клиента на сопровождение, где уже другие специалисты будут оказывать техническо-консультационную поддержку.

Ну а в завершение, команды обмениваются приятными словами о совместной работе, памятными подарками, а иногда все дело заканчивается даже небольшим фуршетом, чтобы так сказать «закрепить отношения» :)

Ну что же, вот мой экскурс в понятие «Эффективного взаимодействия» и подходит к концу. Надеюсь, что когда вы подумаете о начале внедрения новой системы у себя на предприятии, то вспомните обо всех моих советах и они окажутся вам весьма полезными. До новых встреч!

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»