В новую систему со старыми данными?

Конвертация данных за пять лет… как много в этой фразе. «Чего же много?» - спросите вы. А много там сил, нервов, времени и терпения, как нас – консультантов, так и клиентов=) Расскажу обо всем поподробнее.

Был на моей практике проект, где Заказчик захотел конвертировать документы (переносить все данные из старой базы в новую) за последние пять лет, так как старая система уже настолько устарела и была трудна в поддержке, что от нее решили избавиться насовсем. Почему именно пять? Согласно статье 17 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет, именно отсюда и возник данный период.

Вроде что такое, для крупного предприятия пять лет? Как минимум, на предприятии за пять лет может поменяться схема отражения операций в учетной системе, и не каждый Заказчик об этом помнит. Например, мы увидели, что из года в год менялись способы формирования исправительных счетов-фактур и обязательств по ним. Также, надо понимать, что не так просто «переложить» процессы одной системы на другую. Так, для отражения оплаты по счету в первой системе формируется один документ, а во второй совершенно другой, с другими разрезами информации. А как же человеческий фактор? Не выспавшиеся из-за маленьких детей финансисты, испортившееся настроение менеджера по снабжению, повышение зарплаты менеджера отдела сбыта. И все, как минимум 3 некорректных документа в старой системе у нас уже на руках. На каждое «исключение» конвертер не напишешь - учесть все просто нереально. Но вот не смотря на это, мы счастливые и довольные, с еще невинно чистой системой идем загружать все наше богатство за пять лет. Вам уже становится не по себе?

А вот нам теперь не страшно. Честно. Мы на своем опыте попробовали и доказали что нам все по силам. Конечно же, не обошлось без бессонных ночей, стертых пальцев и красных глаз, но результат достигнут. Как же это все происходило? После разработки конвертера мы проводили тестовую конвертацию на небольшом периоде - загружали данные за три месяца. Это помогло выяснить основные недочеты конвертера, но всех проблем окончательной конвертации не решило. В итоге все равно потребовалось немало времени на сверку данных двух систем.

А что в итоге? В системе корректные данные за пять лет. Мы довольны, благодаря полученному опыту. Заказчик доволен, отказавшись от поддержки старой системы. Мы это сделали и готовы повторить, но и самому Заказчику необходимо понимать, на что он идет.

Конвертировать большой объем данных необходимо только в случае, если есть желание насовсем уйти от старой системы и забыть ее как страшный сон. Менее трудоемко будет переносить в новую систему управления финансами только остатки на начало внедрения, а к движениям прошлых лет обращаться в старой системе. Кстати этот вариант является стандартным решением и сокращает стоимость внедрения. Поэтому мой вам совет - прежде чем принимать решение о переносе информации из старой системы хорошенько оцените, насколько данные, находящиеся в ней корректны. Планируете ли вы оставлять старую систему в рабочем состоянии и готовы ли ее поддерживать? Так ли вы хотите тащить этот «багаж» данных с собой? Ведь можно уже начинать накапливать новый.

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»