Аппликации в управлении финансами предприятия

«XXI век – время передовых технологий» скандируют плакаты на улицах нашего города. Время, когда в нашей жизни, куда ни глянь, везде правит автоматизация. Время, когда 8 из 10 людей имеет представление о таких понятиях как «Бюджетное планирование» и «Управление финансами предприятия». Какого же было мое удивление, когда на одном из крупных предприятий, я обнаружила, что они автоматизации предпочитают … аппликацию. Не верите? Сейчас расскажу все по порядку.

Все мы знаем, что на каждом предприятии существует процесс согласования предстоящих платежей. Обычно этот процесс производится день в день, ну или с небольшим опережением. Так вот, как этот процесс обстоял на том предприятии.

Что такое реестр платежей? Это список платежей, которые нам необходимо провести в определенный период времени. В итоге получалась следующая картина. Ответственные люди, от каждого отдела вручную составляют в Excel реестр платежей на день, распечатывают его и визируют начальником отдела и директором по функциональному блоку. Далее все реестры по всем отделам собираются в Финансовом отделе. Вот тут начинается самое интересное!

Если специалист финансового отдела, принимает решение об исключении одного или нескольких платежей, то он (вот тут все внимание, пожалуйста!) вручную ножницами вырезает платежи, которые его не устраивают и далее склеивает то, что осталось! Вы себе это представляете? Человек, с высокой квалификацией, вооружившись клеем и ножницами, занимается на рабочем месте аппликацией? Вы удивлены? Вот я и была также удивлена.

Далее все эти склеенные реестры согласовывались с Начальником финансового отдела (ну тут надо понимать, что если и начальника ФО что-то не устроило, то в ход снова идут ножницы и клей). Ну а далее, в виду того, что предприятие является филиалом и Генеральный директор находится в удаленности от «центра событий», то реестры склеивались в один общий, сканировались, и отправлялись на согласование уже по электронной почте. Причем явно не в презентабельном виде.

Так вот, к чему это все… Автоматизация она на то и автоматизация, чтобы все эти операции автоматизировать. Составление реестра платежей, на мой взгляд, должно производиться, во-первых, за считанные минуты, и во-вторых, с возможностью отмены включения платежа в реестр. При этом неплохо бы иметь возможность не выкидывать платеж в корзину (в данном случае – буквально!), а отложить на другой день.

Не бойтесь новшеств, не отвергайте незнакомые системы. Они на то и новые, что учитывают все прошлые ошибки и недочеты и делают Вашу рабочую жизнь намного проще и приятнее.

Автор: Бредова Екатерина, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»