Самый сложный бюджет в Excel

Традиционные бюджеты, которые планируются в локальных файлах Excel на рабочем столе экономиста, не могут стать полноценным инструментом планирования для достижения поставленных целей в масштабах компании с привлечением всех центров финансовой ответственности (ЦФО).

Примером тому может послужить один из проектов по внедрению информационной системы (ИС). На этапе исследования предприятия мы еще раз убедились, что Excel – не самый легкий и простой способ для осуществления процесса бюджетирования.

Думаю, все понимают, что чем крупнее компания, тем сложнее бюджет. А если эта компания к тому же входит в холдинг, то о размеренной работе экономистов остается только мечтать. Так вот в этой компании имелась куча файлов (с данными по операционной, финансовой, инвестиционной деятельности в разрезе ЦФО, филиалов, номенклатуры, нормативов, с учетом и без учета корректировок) и в каждом файле от 30 до 39 (ух, ты!) листов. Все эти файлы служили для построения сводных бюджетов (БДР и БДДС), которые соответствовали только одному сценарию развития деятельности. При этом вносить/изменять данные в одном таком файле мог только один специалист, другому же приходилось ждать своей очереди. Результат - время на составление бюджета предприятия увеличивалось в геометрической прогрессии.

Изучая файлы с данными, мы пришли к мысли, что нет ничего хуже, чем распутывать клубок из связей табличек и формул. При этом маленькая погрешность в цифрах могла полностью исказить результат, особенно в момент консолидации данных. И как Вы думаете, каким образом в такой ситуации вылавливалась ошибка? Опять же с помощью формул, которые где-то в сторонке, в самом последнем столбике/строчке показывают набор цифр, от значения которых зависело, будет ли бюджет заново пересчитываться. А представьте, что было бы, если бы кто-нибудь по неосторожности удалил хоть одну ячейку или формулу!

Вспоминая лист Excel, вижу мелкий шрифт/масштаб, чтобы вместить побольше информации; выделение ячеек цветом, чтобы хоть как-то обратить внимание на важные «места»; нагромождение бухгалтерских, финансовых, управленческих данных, чтобы все учесть. Но ведь такая трудоемкая работа отражает ресурсы и показатели деятельности организации только на определенный момент времени. И где же при этом своевременная достоверность информации для детального контроля и анализа исполнения бюджета? К сожалению, ее не было.

Отдельным пунктом хочу выделить, что при реализации бюджетов в Excel в компании были проблемы с разграничением прав доступа к файлам и защитой данных. Из-за этого приходилось сохранять все файлы на флэш-устройствах, чтобы хоть как-то уберечь информацию от любопытных глаз.

В итоге, бюджеты этой компании были «близорукими», трудоемкими и трудно воспринимаемыми. Именно поэтому компания-заказчик решила впустить современные информационные системы на свою территорию, одновременно пересмотрев процесс бюджетирования.

Таким образом, внедрение ИС послужило инструментом для построения полноценной модели бюджетирования со сложной структурой бюджетов. При этом была обеспечена параллельная многопользовательская работа, были разграничены права доступа для специалистов компании, появилась возможность оперативного контроля и всестороннего анализа при планировании и исполнении бюджетов, работа с несколькими версиями бюджетов, и, конечно, были четко разделены процессы по настройке форм/шаблонов бюджетов от непосредственного ввода данных в эти формы/шаблоны.

Автор: Бандурина Наталья, консультант группы сопровождения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»