Головоломки финансового планирования: вы спрашивали – мы отвечаем

15 апреля состоялся онлайн-семинар «Головоломки финансового планирования: единоборство мнений». Участники вебинара задали экспертам много интересных вопросов о финансовом управлении. Читайте ответы от нашего эксперта Андрея Гордиенко.

1. Как повысить качество план-фактного анализа? Так как факт весь «приходит» из 1С, а там могут неверно указать бюджетные классификаторы. Кто должен следить за корректностью разнесения фактических операций для целей бюджетного анализа?

Ответ: Все зависит от того, в какой момент времени и на каком этапе вносятся бюджетные классификаторы. Можно процесс автоматизировать таким образом, что бюджетные классификаторы будут вноситься на этапе формирования проекта договора, а далее они будут передаваться по цепочке – заявка на оплату, платежные поручения, расход по банку. И в этом случае уже не нужно будет задумываться о корректности указанных классификаторов, так как минимум на этапах согласования проекта договора и согласования заявок на оплату введенные классификаторы были проверены компетентными специалистами.

Если же классификаторы вводятся бухгалтерией на этапе обработки выписки, то в этом случае корректность переданных данных обязательно должен проверить финансист, как основное заинтересованное лицо.

2. Как повысить компетентность ЦФО при их подключении к планированию, так как их достаточно много, и люди приходят и уходят? Мы натыкаемся на постоянные недостоверные данные, на которые нельзя опираться при принятии решений.

Ответ: Если есть такая проблема, то нужно регламентировать правила ведения бюджетов ЦФО, оформить это документально и утвердить руководством компании. И если на предприятие приходит новый сотрудник, то он в первую очередь должен ознакомиться с данными правилами и только после это может быть допущен к планированию. Ну и не стоит забывать, что основное ответственное лицо за бюджет ЦФО – это руководитель ЦФО. То есть все документы, связанные с бюджетом его ЦФО (например, сам бюджет ЦФО, проект договора, заявка на оплату) должны в обязательном порядке проходить согласование через него. Ну а чтобы руководители ЦФО были максимально заинтересованы в предоставлении достоверных данных, разработайте систему финансовой мотивации.

3. Каковы признаки организации имеющей показания к формализации процедур бюджетирования по ЦФО? Количество сотрудников? Сложная структура? Постоянные кассовые разрывы? Может быть есть ещё что-то?

Ответ: Вопрос не совсем по теме, но все же мы ответим. Начнем с того, что постановка бюджетирования в любом случае должна сопровождаться регламентированием. Без разработки положений по бюджетной и финансовой структуре, регламентов планирования и согласования бюджетов, бюджетирование в принципе не может заработать. Без формализации можно обойтись тогда, когда небольшая компания (до 50 человек) пытается реализовать у себя планирование движений денежных средств в краткосрочной и среднесрочной перспективе. И даже в этом случае следует оценивать, сколько сотрудников участвует в процессе планирования, на сколько сложная процедура согласования, какое количество платежей проводится в среднем по месяцу и каков объем среди них в процентном соотношении незапланированных платежей. И исходя от полученных данных принимать решение по разработке регламентов.

4. Для чего тратить дополнительные силы и время на согласование?

Ответ: Ну начнем с того, что ситуация бы выглядела абсурдно, если любой работник предприятия мог бы без всякого согласования приносить заявку на оплату финансистам и требовать ее оплаты. Согласование хоть в каком-то виде есть на любом предприятии среднего размера и больше. Другой вопрос насколько сложной должна быть процедура согласования и количество сотрудников в ней участвующих. Сложность процедуры согласования может зависеть: от разброса сумм платежей (либо платим 100 руб., либо 10 млн. руб.), наличия валютных платежей, наличия инвестиционных платежей, наличия на предприятии бюджетирования и валютного контроля и других факторов.

5. Всегда ли надо запускать процедуру согласования заявок? У нас, например, если заявка в рамках лимитов, то она в системе создается сразу готовая к включению в реестр на день.

Ответ: Хороший вариант! Но следует понимать, что полностью процедуру согласования, даже при таком подходе, исключить не получится. Если сумма по платежу превысит запланированные лимиты, то в этом случае система не сможет самостоятельно определить, что делать дальше с данной заявкой! И тогда все равно необходимо будет запускать процедуру согласования с бюджетным контролером. Ну и еще один нюанс. Вы пишите, что если заявка в рамках лимитов, то она автоматически включается в реестр на день. А как система понимает, на какой день может быть включена заявка? Ведь помимо лимитов, требуется анализ наличия кассовых разрывов и решения по вариантам их устранения. И в этом случае должен подключаться финансист, который распределит платежи по дням оплаты в соответствии с остатками на расчетных счетах и плановыми поступлениями.

6. Как конкретно учитывается прогноз отдела продаж при планировании бюджетов?

Ответ: Все зависит от специфики направления деятельности предприятия и как давно оно работает на данном рынке. Если предприятие занимается оптовой или розничной торговлей товаров народного потребления, на которые существует постоянный спрос, или с определенной сезонностью, то в этом случае прогноз выручки можно строить на основании статистики прошлых периодов с поправкой на определенные коэффициенты и плюс планы по развитию. Если же предприятие только выходит на рынок, либо в силу особенностей направления деятельности не возможно планировать выручку от статистики прошлых периодов, то тут можно исходить от стратегии компании и определять какое количество продукта предприятие готово выпустить на рынок в плановом периоде. При этом нельзя не принимать во внимание спрос на данный продукт в плановом периоде, важно чтобы он превышал предложение.

7. Каким требованиям должна соответствовать система в которой можно планировать поступления от условий договоров?

Ответ: Для того чтобы на основании договоров можно было спланировать поступления, в системе должна быть возможность указывать в карточках договоров графики оплаты с указанием сроков, сумм и условий оплаты, классификаторов бюджетов. Кроме того в системе должны быть заложены алгоритмы формирования прогноза поступлений и платежей, адаптированные под специфику вашего предприятия. При этом должна быть возможность изменения данных алгоритмов на уровне пользователей.

В идеале, в системе должен быть не только модуль по учету договоров, но и удобный инструмент для работы финансиста, например платежный календарь, в который бы автоматически попадали, сформированные на основании договоров ожидаемые поступления и заявки на оплату.

8. На какую перспективу следует планировать поступления, чтобы своевременно позаботиться о привлечении заемных средств? Учитывая, что очень сложно в какой именно день поступят деньги по договору. Может использовать понедельное планирование?

Ответ: Как уже упоминалось в ходе вебинара, платежный календарь, в том числе и поступления, лучше планировать на месяц с разбивкой по дням. При этом стоит учитывать тот фактор, что точность планирования при таком подходе будет со средней погрешностью +/- 2 рабочих дня. И если в результате выявления планового кассового разрыва вы планируете привлечение заемных средств, то следует учитывать данную погрешность. В данном случае может возникнуть еще один вопрос: А как при такой погрешности определить, когда именно потребуются привлеченные денежные средства? Из своей практики можем предложить вариант планирования, при котором все крупные платежи компании проводились в конце недели и в этом случае можно более точно определить сроки привлечения заемных средств.