Что вперед: утверждение регламентов или внедрение системы?

Как правильно поступить, если бизнес-процессы в вашей организации ещё не «устаканились», а уже хочется их автоматизировать?

Большинство современных предприятий стремятся к постоянному совершенствованию и как один из путей развития выбирают автоматизацию внутренних бизнес-процессов. Очень хорошо, если к началу автоматизации бизнес-процессы уже отлажены и прописаны в регламентах (это могут быть технологические документы с пошаговым описанием выполняемых работ, документы СМК и т.п.). Но нередко встречаются ситуации, когда всё как-то работает, но процесс до конца ещё не выстроен, или предприятие планирует наладить какой-то новый для себя процесс.

И вот здесь встает вопрос, что же делать вперед: сначала разработать, согласовать и утвердить все регламенты, а уже потом приступать к автоматизации, или проводить эти процессы параллельно. На самом деле однозначного ответа нет, т.к. ситуации могут быть разными.

1.   Бизнес-процессы до конца не описаны, но работают. Происходит постоянное изменение процессов, в т.ч. появляется желание что-то улучшить с помощью автоматизации. В этом случае можно привлечь компанию-разработчика как консалтинговую компанию, чтобы её специалисты помогли с разработкой/доработкой регламентов и одновременно внедрили информационную систему (как правильно выбирать такую компанию-поставщика – тема отдельной заметки). Да, это – дополнительные затраты. Но это также позволит сэкономить время и деньги на этапах исследования и проектирования.

2.   Предприятие новое и процессы только налаживаются, либо предприятие существует достаточно давно, и руководство принимает решение о постановке нового процесса, например, бюджетирования. Как к этому вопросу подойти? Что хочется увидеть в результате? Есть желание воспользоваться так называемыми best practice: пригласить компанию-разработчика, чтобы она и консалтинг провела, и информационную систему (ИС) внедрила. В этом случае одновременная разработка регламентов и внедрение ИС может привести к тому, что со стороны заказчика постоянно будут меняться требования к системе. В самом худшем варианте это значит, что всё, чтобы было спроектировано разработчиками в начале проекта, возможно, окажется никому не нужным. В оптимистичном варианте систему в процессе внедрения придется постоянно модифицировать/перенастраивать. В итоге, как правило, в таких случаях проект внедрения затягивается и может вылиться в «копеечку». Поэтому лучше сначала попробовать поставить процесс самостоятельно, обходясь минимальной автоматизацией, разработать регламенты. Например, в случае с тем же бюджетированием можно попробовать использовать средства Excel. Через некоторое время станет понятно, что конкретно хочется видеть в процессе, какая информация должна быть на выходе. После этого можно приступать к автоматизации с помощью специализированной ИС.

Несмотря на то, что выше описаны варианты ответа на вопрос «Что вперед», однозначного ответа на данный вопрос нет и не будет. В каждом конкретном случае надо смотреть и решать по ситуации. Какие регламенты вводятся/меняются, как много бизнес-процессов они затрагивают, насколько масштабными будут изменения и т.д. Важно грамотно оценивать ситуацию и не гнаться за автоматизацией, как бы ни хотелось быть самым крутым и продвинутым предприятием.

 

Автор: Микешкина Евгения, консультант-менеджер отдела консалтинга и внедрения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»