Составляем консолидированный бюджет и меняем бюджетную структуру: MS Excel vs Формы планирования

Ни для кого не секрет, что к планированию бюджета необходимо привлекать специалистов ЦФО, которым в дальнейшем данный бюджет исполнять. Для вовлечения в процесс необходимо обеспечить специалистов инструментом, при помощи которого сначала нужно ввести данные по каждому ЦФО, а затем финансовому отделу собрать консолидированный бюджет по всей компании.

Как и в прошлый раз, предлагаю рассмотреть электронные таблицы MS Exсel (самый доступный инструмент) и Формы планирования Prestima.

Задача

Специалистам ЦФО необходимо спланировать бюджет за ограниченный промежуток времени, при этом каждое ЦФО имеет право на редактирование и просмотр только своих данных.

Специалистам финансового отдела необходимо получить консолидированный бюджет по всем ЦФО. Собрать общие данные нужно по холдингу, в состав которого входит несколько наших организаций, что значительно усложняет задачу.

MS Excel

В Excel есть возможность одновременно работать с одним файлом нескольким пользователям, но нет разграничения доступа к данным в одном файле. Поэтому, как правило, на каждое ЦФО создается отдельный файл.

Специалисты ЦФО вводят плановые значения по статьям бюджета в отдельных файлах и предоставляют их в финансовый отдел.

Специалисты финансового отдела полученные файлы Excel собирают в одном месте, для каждого периода и версии планирования, в большинстве случаев, создают отдельную папку для хранения:

Затем из полученных файлов сводят общий бюджет по каждой нашей организации и в целом по холдингу. На средних и крупных предприятиях количество ЦФО варьируется от нескольких десятков до нескольких сотен, поэтому для получения консолидированного бюджета используются формулы, которые собирают данные с разных листов и разных файлов Excel.

Сначала соберем общий бюджет по каждой нашей организации:

Далее, собираем консолидированный отчет в целом по всему холдингу:

Стоит отметить, что даже при незначительных изменениях структуры бюджета, например, при добавлении новой статьи или нового ЦФО, в консолидированных файлах потребуется изменение формул. Сложность данных изменений напрямую зависит от количества статей бюджета и ЦФО. Так, например, при добавлении нового ЦФО в бюджет, состоящий из 50 статей потребуется создание нового файла для ЦФО и изменение формул в результирующем файле по нашей организации. При добавлении одной новой статьи бюджета на 50 ЦФО потребуется добавить новую статью в пятидесяти файлах ЦФО и добавить новую статью в консолидированных файлах по нашим организациям и в целом по холдингу – эта работа займет не менее 4-х часов.

Формы планирования

Формы планирования являются многопользовательским интерфейсом, поэтому для составления одного вида бюджета используется единая форма для всех пользователей. Форму планирования можно создать с помощью удобного мастера для настройки форм планирования, который пошагово запросит основные параметры формы: уровни планирования, правила перехода между уровнями планирования. На основе этих данных мастер автоматически создаст форму планирования, после этого создаем вручную версию для планирования бюджета: Плановая от 15.04.2015 №16. На один период планирования, например, на 2015 год, потребуется создать одну версию бюджета, в которой будут работать все пользователи.

Для разграничения прав пользователей используем справочник «Доступ к формам планирования».

Пользователю Skryabinskaya_NV выдаем права:

• на просмотр данных по всем статьям без ограничения;
• на просмотр данных по нашей организации Автосалон №1;
• на редактирование данных по ЦФО Отдел продаж (1АВ).

Пользователь Skryabinskaya_NV запускает форму планирования, и вводит данные по статьям бюджета, при этом он видит данные только по нашей организации Автосалон №1 и ЦФО Отдел продаж (1АВ), на которые выданы права.

После того, как все ЦФО завели данные, в работу вступают специалисты финансового отдела, которым мы выдаем права на все наши организации и ЦФО без ограничения:

Специалисты ЦФО заходят в форму и видят общие данные по всем ЦФО.

При желании по каждой статье можно посмотреть детализацию в разрезе наших организаций и в разрезе ЦФО. Для этого, по кнопке «проваливаемся» на нижние разрезы формы планирования.

Большим преимуществом форм планирования является то, что при изменении структуры бюджета, например, добавлении новой статьи бюджета или нового ЦФО изменения в настройке форм планирования не нужны. После добавления статьи в справочник «Статьи бюджета» и ЦФО в справочник «Центры финансовой ответственности» Prestima – новые записи справочников автоматически появятся в форме планирования.

Итог

Формирование общего бюджета компании из десятков таблиц Excel занимает много времени, формы планирования позволяют сократить сроки и трудоёмкость составления консолидированного бюджета. Кроме того, формы планирования удобны тем, что при изменении структуры бюджета их проще поддерживать в актуальном состоянии.

Автор: Скрябинская Надежда, консультант службы поддержки корпоративных систем управления НПО «Компьютер».