Единое казначейство в государственных корпорациях

Директива Правительства РФ обязывает госкомпании наладить работу единого казначейства, в том числе автоматизировать контроль финансовых потоков. Возможно ли уложиться в короткие сроки директивы и автоматизировать процесс должным образом? Узнаем из интервью экспертов Prestima.

Условия директивы должны быть выполнены до конца июня 2015 года. До 30 марта 2015 года компании обязаны разработать и утвердить структуру единого казначейства группы компаний, предполагающую централизацию управления финансовыми потоками, минимизацию финансовых рисков и операционных расходов, а также максимизацию доходности от инвестирования свободных финансовых ресурсов.

Чтобы разобраться во всех тонкостях выполнения условий директивы, мы обратились к экспертам Prestima. Бизнес-аналитики Игорь Толпыго и Игорь Шумаков, участвующие в переговорах с представителями госкорпораций, не понаслышке знают о требованиях документа.

Насколько актуален вопрос организации единого казначейства в государственных корпорациях?

Игорь Толпыго:

– Как показывает наш опыт общения, вопрос создания и автоматизации единого казначейства долгое время не стоял во главе угла; все дочерние и зависимые общества корпораций жили сами по себе, финансовые потоки никто не анализировал. Актуальность проблемы назревала, но скорейшее решение потребовалось в августе 2014 года, когда Правительство РФ выпустило директиву. На данный момент госкорпорации находятся на так называемом втором этапе. После первого этапа – оценки модели «Как есть», на втором необходимо прописать регламенты прохождения платежей и утвердить организационную структуру компании, выделив отдел казначейства. Так же на втором этапе происходит выбор системы для автоматизации процессов.

Как относятся к нововведению представители госкорпораций? По их мнению эта мера поможет контролировать финансовые потоки организации?

Игорь Шумаков:

– Большинство представителей госкорпораций относятся к этой инициативе с пониманием. Директива дала определенный административный рычаг воздействия на дочерние компании. Благодаря этому построить систему централизованного казначейства будет намного проще.

И, разумеется, создание единого казначейства несет в себе важные преимущества:

• повышается эффективность управления денежными потоками;
• возрастает уровень исполнительской дисциплины в отношении бюджетов;
• понижается возможность коррупционных действий благодаря прозрачной системе денежных потоков.

Казус только в том, что не все компании до конца понимают, каким образом организовать централизованное казначейство.

Какие основные задачи призвана решить организация централизованного казначейства?

Игорь Толпыго:

– К ним относятся:

• минимизация затрат на операционные расходы банков и проценты по кредитам с максимальной выгодой для группы компаний;
• оперативное планирование и оптимизация денежных потоков, распределение ресурсов внутри группы, инвестирование свободных денежных средств;
• контроль исполнения бюджета движения денежных средств и установленных лимитов;
• управление финансовыми рисками.

Согласно директиве организовать централизованное казначейство нужно до 30.06.2015 г. Возможно ли уложиться в эти сроки?

Игорь Толпыго:

– Сроки вполне реальные для компаний, приступивших к реализации в августе прошлого года. Для тех, кто начал заниматься этим недавно, наиболее оперативный вариант – выбор внешнего поставщика и реализация системы казначейства с помощью него. Это единственно верное решение.

Игорь Шумаков:

– Если подходить к организации централизованного казначейства максимально детально и в голове и в дочках, то, конечно, этого срока недостаточно. Но к июню можно выделить общий контур задач и после этого уже дорабатывать детали. То есть сейчас стоит сконцентрировать внимание на общей структуре.

Какие существуют пути решения для автоматизации единой системы казначейства?

Игорь Шумаков:

– Существуют три возможных варианта автоматизации: развитие собственной системы, использование банковской системы и внедрение специализированного ПО. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Развитие собственной системы. Нередко в госкорпорациях ИТ-структура в голове и дочках очень разрозненная. Конечно, можно попытаться организовать казначейство на базе этой структуры, но это трудоемко и затратно по времени. К тому же нет гарантий, что созданная система будет работать на 100 %. Поэтому вариант выбора внешней системы, которая объединит головную организацию и дочерние компании в условиях разрозненных систем в дочках, наиболее предпочтительный.

Использование банковской системы. Реализацию казначейства сейчас предлагают банки (некий расширенный банк-клиент для холдингов). Но и это не лучший выход, так как процесс казначейства включает в себя несколько этапов и далеко не все из них закрываются в банковских системах. Например, в них невозможно планировать и согласовывать бюджеты, доводить лимиты в разрезе статей бюджетов до дочек, отражать факт бюджета. В любом случае госкорпорация, выбирающая банковскую систему, будет вынуждена реализовывать часть функционала казначейства в дополнительной внешней системе.

Внедрение специализированной системы. У поставщиков специализированного ПО обычно уже есть богатый опыт внедрения систем и выстраивания процессов казначейства, в том числе регламентов и структуры взаимодействия, а также опыт настройки распределенной структуры вне зависимости от местонахождения дочерних компаний. Готовый программный продукт объединит все компании в холдинге в единый интерфейс работы с финансовыми потоками. Однако, нужно понимать, что услуги внешнего поставщика не бесплатны..

Автоматизация системы централизованного казначейства имеет множество нюансов. Как добиться максимального эффекта от этого процесса?

Игорь Толпыго:

– Прежде всего, нужно определиться, каким путем мы идем – развиваем свою систему или внедряем специализированное решение для реализации конкретных задач. Специализированная система поставляется в двух видах: коробочное решение (диск с программным обеспечением) или внедрение полноценной системы с адаптацией под бизнес-процессы компании. В первом случае необходимо учесть наличие ресурсов для самостоятельной настройки ПО под специфику компании. Во втором – уже на этапе внедрения разрабатываются проектные решения под особеннности предприятия. Далее следует обучение персонала, настройка системы под конкретные задачи, тестирование. В результате компания получает продукт, адаптированный в соответствии с ее потребностями, обученных специалистов и ответственного сотрудника за работу системы.

Разница в цене между коробкой и полным внедрением ощутима, но стоит учитывать трудозатраты специалистов корпорации при настройке и обучению работы в коробочном решении. Разумеется, коробка содержит в себе стандартный набор функций, который не закроет все задачи заказчика. В свою очередь с помощью специализированной системы экономится минимум 20 % от годового бюджета. Получается, что средства, вложенные во внедрение системы, вернутся меньше чем за год.

Игорь Шумаков:

– Действительно, компания выбирает сама, что для нее лучше – коробочное решение или адаптация системы под задачи компании внешним поставщиком.

Покупка коробочного решения с минимальными доработками тоже может быть хорошим вариантом, если мы хотим за короткое время запустить базовый функционал. Кроме того, возможно внедрение не полного функционала специализированной системы, а базовой версии и в дальнейшем ее развития и доработки.