Сбор факта БДР в вопросах и ответах

«Сбор факта от Б До Р». Слушатели вебинара активно участвовали в дискуссии и интересовались у спикеров тонкостями оперативного сбора факта БДР. Николай Комлев ответил на вопросы участников.

1.     Для чего руководство спускает экономисту структуру бюджета?

Ответ: Руководство интересует картина эффективности бизнеса. Соответственно, они разрабатывают различные показатели (индикаторы) оценки эффективности, на основании значений которых можно принимать управленческие решения. В основу расчета этих показателей как раз ложатся элементы бюджетов. Соответственно, детальность показателей определяет и детальность бюджетов. Поэтому получается, что структуру бюджета формирует руководство и спускает экономисту.

2.     Насколько трудоемка перенастройка сбора факта в связи с изменениями, например, структуры бюджета? Конкретно, пересмотр состава статей. Всегда ли для этого потребуется разработчик?

Ответ: Настройка соответствий бухгалтерской и управленческой аналитики (например, статей затрат – статьям бюджета), а также настройка правил преобразования данных бухгалтерского учета в данные управленческого, в системе бюджетирования производится пользователем. Поэтому если у Вас меняется состав статей, то достаточно перенастроить эти правила, что может быть сделано и без привлечения разработчика.

3.     Если собирать факт БДР по бухгалтерским данным, то мы его получим в лучшем случае через неделю-две после окончания месяца. Есть ли варианты для более оперативного сбора факта БДР и другой управленческой отчетности?

Ответ: Чтобы получить информацию по доходам, не нужно дожидаться закрытия отчетного периода. Потому как выручка в бухгалтерском учете отражается в момент совершения операции, и отслеживать ее мы можем достаточно оперативно. Например, через бюджет продаж.

Сложнее ситуация обстоит с расходами. Закрытие затратных счетов происходит, как правило, в конце каждого месяца, поэтому в БДР информацию по расходам увидеть раньше, чем после закрытия отчетного периода, возможности нет. Однако в этом случае оперативно контролировать расходы можно с помощью операционных бюджетов, таких как бюджет материальных запасов, бюджет закупок, бюджет незавершенного производства, так как данные об их исполнении формируются в течение отчетного периода.

4.     Для чего связывать проводки при исключении внутрихолдинговых оборотов? В бюджете нужно видеть реальную оперативную картину, например по выручке, а не ждать связанной проводки.

Ответ: При сверке фактических значений управленческой отчетности экономисты волей неволей ориентируются на данные бухгалтерского учета. Если при исключении внутрихолдинговых оборотов из консолидированного БДР не связывать проводки, то он не будет сходиться с консолидированным отчетом о прибылях и убытках. Почему? Потому что при консолидации бухгалтерской отчетности элиминация той или иной проводки у одного участника операции производится только при условии наличия «зеркальной» проводки у второго участника (62/90 у одной стороны, 20/60 – у другой).

Однако в ходе нашей беседы мы подчеркнули, что использование такого подхода в управленческом учете является дискуссионным вопросом, но никак не обязательным условием. Поэтому вам решать, учитывать связанную операцию, либо нет.

5.     Возникают ли разницы из-за округления при расчете НДС от ставки на 90 счете, а не от проводки?

Ответ: Разница теоретически может возникнуть при делении на ставку, но это будут доли копеек.

6.     Что делать, если сальдо по 99 счету равно финансовому результату по БДР? Как учитывается НДС?

Ответ: При расчете финансового результата по БДР (Доходные статьи – Расходные статьи) НДС исключается из доходных статей. На 99 счете НДС также нет.

7.     Как проверить экономиста на достоверность собранного им бюджета? При проведении консолидации экономисты очень любят «химичить».

Ответ: Чтобы не было необходимости проверять экономистов удалённых подразделений, при консолидации рекомендуется применять централизованный подход. Во-первых, жестко регламентировать правила сбора фактических значений. Во-вторых, «заточить» под эти правила информационную систему, которая будет отбирать всю необходимую исходную информацию из учетных систем удаленных подразделений и затем автоматически рассчитывать как бюджеты каждого подразделения, так и консолидированный бюджет. В идеале, при таком подходе экономисты подразделений вообще не будут участвовать при сборе фактических значений бюджетов, а смогут полностью сосредоточиться на процессах планирования.

8.     Нам часто приходится анализировать текстовые примечания в документах 1C, чтобы понять, к каким статьям бюджета они относятся. Получается, нам никак не автоматизировать работу?

Ответ: Если Вы принимаете решение автоматизировать процесс сбора фактических значений бюджетов на основании данных бухгалтерского учета, то необходимо стремиться к тому, чтобы учетная система обеспечивала необходимую степень детализации. В случае если аналитик бухгалтерских счетов не хватает, и приходится обращаться к первичным документам для определения статьи (ЦФО), то необходимо, чтобы определяющая информация хранилась не в текстовых полях-примечаниях, а в полях с ограниченным выбором значений (справочник, признак).

9.     Порекомендуйте программный продукт для консолидации отчетности при филиальной системе в холдинге c несколькими базами 1С.

Ответ: В ходе нашего вебинара мы демонстрировали решение по автоматизации сбора фактических значений исполнения БДР из нескольких учетных систем с учетом элиминации внутригрупповых оборотов с помощью специализированной системы бюджетирования – Prestima. Если Вас заинтересовало данное решение, то вы можете получить дополнительную информацию на сайте prestima.ru или связаться с нашими специалистами по телефону .