Как сохранить информационный баланс на первой встрече вендора и заказчика

Решение руководства об автоматизации бизнес-процессов неизбежно приводит ответственных специалистов к необходимости выбора системы и общения с поставщиками программного обеспечения и услуг.

Если говорить об автоматизации таких контуров, как бюджетирование и управление финансами, то процедуру выбора чаще всего инициирует финансовый директор, он же курирует весь процесс и является непосредственным бизнес-заказчиком. Финансовый директор в современном бизнесе фактически является вторым лицом компании, а значит человеком, для которого категория времени – понятие не размытое, но вполне конкретное и очень важное. Соответственно возникает вопрос, как сделать правильный выбор, сэкономив при этом драгоценный временной ресурс – самое дорогое, что есть не только у финансового директора, но и у любого человека?

Я убежден, что уже на первой встрече, при соблюдении определенных условий, заказчик может понять в целом, подходит ли ему конкретный поставщик услуг или программный продукт. Как же создать эти условия? На какие аспекты презентации обратить внимание? Как отделить зерна от плевел?

Во время первой встречи заказчика и представителя вендора обе стороны в большей или меньшей степени заинтересованы в том, чтобы встреча прошла конструктивно. Первым кирпичиком для организации эффективных переговоров является принцип информационного баланса, т.е. золотая середина между качеством информации и её количеством.

Представим ситуацию, когда продавец договаривается на встречу с потенциальным заказчиком. В условиях телефонного разговора, выяснить большой объем информации очень сложно, заказчик не хочет обсуждать это по телефону, надеясь, что получит информацию в полном объеме непосредственно на самой встрече. В этом случае заказчик рискует получить очень много лишнего, и как следствие, упустить действительно важные моменты и при этом потерять зря время. Лучше всего – предоставить продавцу необходимый минимум сведений уже на начальном этапе общения, сориентировать его на наиболее актуальные вопросы, по возможности предоставить готовое техническое задание на автоматизацию. Получив такие данные, опытный продавец не упустит возможность подготовиться к встрече с заказчиком наилучшим образом, что сэкономит время обеих сторон и сделает встречу максимально эффективной.

Заказчик вправе требовать от продавца детальной демонстрации решений, продавец, исходя из полученной от заказчика информации, должен уметь предложить именно тот вариант работы системы, который адекватен задачам именно вашей компании, а если входной информации недостаточно, то предложить несколько различных вариантов на выбор. Некоторые компании, не считают нужным демонстрировать систему «в живую» и ориентироваться на каждого заказчика отдельно при подготовке встречи, в этом случае вы увидите лишь небольшую презентацию в формате Power Point, где в избытке присутствует информация о проектах и 2-3 слайда со скриншотами системы. Естественно, что основываться только на громком имени потенциального партнера, не имея представления о возможностях продукта, не стоит.

Стоит ли говорить об умении задавать вопросы. Если такого умения нет, то всё равно не стесняйтесь задавать вопросы, а лучше всего подготовьте их заранее. Это поможет выяснить, насколько компетентен представитель компании, которая, при удачном стечении обстоятельств, станет вашим верным помощником и партнером в нелегком деле автоматизации управления финансами предприятия.

В качестве итога хочу привести пример возможного сценария первой встречи вендора с заказчиком:

●    Продавец начинает презентацию со слайдов, это занимает всего 5 минут и необходимо для знакомства заказчика с компанией-вендором и решениями, которые она предлагает.

●    Дальнейший ход встречи – интерактивная демонстрация решений «в живую», при этом рассматриваются конкретные примеры работы системы в рамках бизнес-процессов, близких заказчику. В ходе демонстрации продавец в первую очередь ориентируется на вопросы, которые задают присутствующие специалисты, концентрирует внимание на наиболее актуальных задачах.

●    После завершения основной демонстрационной части, ответив на все вопросы можно приступать к обсуждению деталей предстоящего проекта и договариваться о дальнейших шагах.

Такой подход позволяется заказчику, потратив минимум времени (как правило, 1 час), увидеть воочию возможности системы и принять правильное, обоснованное решение о дальнейшем сотрудничестве.

Цените время и доверяйте работу только профессионалам своего дела!

Автор: Стрелков Артем, специалист группы продвижения корпоративных систем управления НПО «Компьютер»