Инструменты планирования в составе BPM/CPM

Еще несколько лет назад информационные системы поддержки планирования и бюджетирования предлагались как отдельные решения. Но сегодня они, как правило, входят в более комплексные пакеты решений, предназначенные для поддержки всех аспектов концепции BPM/CPM.

Концепция BPM/CPM

Термин BPM впервые ввела в обиход компания IDC. Однако более-менее официальной датой его рождения следует считать весну 2004 года, когда специальная группа по разработке BPM-стандартов дала определение концепции BPM. Согласно этому определению BPM - это совокупность методов управления, процессов и систем, позволяющих предприятиям оценивать эффективность своей деятельности по отношению к своим стратегическим целям. Практически аналогичное определение Gartner Group дает термину CPM, и потому в этой статье используется обозначение BPM/CPM.

Информационная система является неотъемлемой частью концепции BPM/CPM. В самом общем виде, основных задач у информационных систем BPM/CPM две – доведение стратегии корпоративного уровня до конкретных исполнителей и поднятие информации, обеспечивающей понимание как оперативное исполнение (или не исполнение) влияет на осуществление стратегии всей компании. Таким образом, задачу BPM/CPM-систем можно сформулировать как автоматизацию процессов прогнозирования, планирования, учета и контроля деятельности компании на всех уровнях управления.

Инструменты планирования и бюджетирования

Серьезному рассмотрению должны подвергаться два класса информационных системы – корпоративные системы управления (ERP-ориентированные) и специализированные системы, которые сегодня включаются в BPM/CPM-пакеты. Здесь приоритет однозначно должен быть отдан специализированным системам. Главных причин тому четыре.

1.   Горизонт планирования. Корпоративные системы управления обычно имеют определенный набор функций финансового и объемного планирования. Однако как системы, изначально ориентированные на обработку транзакций и поддержку низовых операций, эти возможности, как правило, и остаются на уровне оперативного планирования. А главной задачей корпоративного планирования является создание именно стратегических планов.

2.   Многовариантность. Важнейшее требование к корпоративному планированию и бюджетированию - многовариантность, или возможность составления и оценки различных сценариев развития компании. Эти возможности не обеспечиваются в рамках транзакционных корпоративных систем управления.  

3.   Данные из других систем. Информационная система предприятия практически никогда не закрывается одним продуктом. В большинство транзакционных систем можно подгрузить данные из смежных систем, но опять же эти данные ориентированы на поддержку ежедневных операций. Поэтому специализированные системы планирования и бюджетирования обязаны уметь взаимодействовать со всеми без исключения ИТ-системами предприятия и принимать данные в нужном ей для планирования формате.

4.   Связь со стратегией. До последнего времени задача отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития решалась исключительно на уровне ощущений и субъективных мнений топ-менеджеров компаний. Корпоративные системы управления, ориентированные на поддержку операций, не ставили своей целью автоматизировать этот процесс. Только в едином информационном пространстве, предназначенном как для формализации стратегии компании, так и для реализации ее в виде планов и бюджетов, стало возможным автоматизировать эти связи.  

Не планируйте в Excel

Если судить по количеству составленных бюджетов, то самый популярный инструмент бюджетирования – это обычный Microsoft Excel. Но по критериям удобства и степени автоматизации этот инструмент недалеко ушел от обычной бумаги. Основных недостатков можно выделить четыре.

1.   Отсутствие поддержки бюджетной модели. В Excel можно создать бюджетную модель, но вся она будет строго привязана к конкретным ячейкам таблицы. В результате даже незначительные изменения в спектре выпускаемой продукции или организационной структуре (структуре центров затрат) компании потребуют переделки бюджетной модели.

2.   Отсутствие контроля целостности данных. На практике при планировании в Excel большинство ошибок в планах связано с ошибками в перекрестных ссылках и макросах. Кроме того, в Excel сложно проконтролировать ввод данных в бюджетные формы. В планы и бюджеты средних компаний вводится до 50 тыс. значений, и без дополнительного контроля ошибки неизбежны.

3.   Поддержка временных периодов. В Excel все данные привязываются к ячейке. В специализированных системах планирования и бюджетирования данные привязываются к временному периоду, что позволяет автоматически агрегировать данные по иерархии временных периодов (месяц-квартал-год). Реализовать это в Excel сложно.

4.   Мультивалютность с учетом времени. В специализированных системах планирования и бюджетирования есть возможность задать курсы обмена для различных временных периодов, что существенно облегчает мультивалютное планирование. В Excel решать эту задачу приходится для каждой конкретной ячейки данных.

 

Автор: Глеб Галкин
Полную версию статьи читайте на www.iemag.ru