Ответы экспертов. Вебинар «Когда придут деньги? Методики планирования доходов»

На майском онлайн-семинаре Prestima участники обсудили организацию системы планирования доходов компании. Ответы экспертов на самые интересные вопросы вебинара представлены здесь.

При невыполнении плана по доходам, допускается ли выполнение плана по расходам? Или он пропорционально корректируется?

В нашей компании однозначной связи между планами доходов и расходов нет, изменение одного не обязательно влечет изменение другого. Но кроме годового планирования и квартальных корректировок существует еще и процедура оперативного контроля за поступлениями и платежами.

Все счета на оплату, поступающие от поставщиков, проходят обязательную процедуру согласования. В зависимости от приоритета платежа, утвержденных лимитов бюджета расходов и текущего финансового состояния (в том числе выполнения плана по доходам) счет может быть принят или не принят к оплате, сдвинут по срокам оплаты, распределен по датам для частичной оплаты или отклонен полностью.

Аналогичную процедуру согласования проходят и заключаемые расходные договоры. Если в ходе согласования договора или счета выявляются значительные отклонения от утвержденного бюджета, то тогда уже запускается процесс актуализации бюджета.

Сколько времени необходимо для выстраивания системы планирования доходов на предприятии с нуля?

Все зависит от масштабов организации и участия руководства. Главное, что хочется посоветовать: начните с простого. Создайте структуру бюджета на основе уже существующей структуры организации, выберите самые очевидные и прозрачные способы планирования и начните работать в таком режиме. Постепенно детали начнут прорисовываться, а правила уточняться.

Как мотивировать сотрудников своевременно и достоверно актуализировать данные по доходам?

Самый действенный способ – выстроить процесс актуализации таким образом, чтобы сотрудник получал максимум пользы от него. Наличие актуальной информации по договорам и бюджетам избавляет специалиста от рутинной работы по подготовке отчетности для руководства, запросить которую могут в любой момент. Предоставление недостоверной информации для актуализации неминуемо приведет к расхождению плана и факта, что в конечном счете негативно повлияет на показатели отдела и каждого сотрудника. Иными словами, у специалиста появляется внутренняя мотивация. Обращаясь к НПО «Компьютер», мы получим процесс, работающий на человека, а не наоборот. Это лучшая мотивация. Тем не менее, не стоит забывать и про необходимость контроля со стороны владельца процесса.

Более подробно про другие способы мотивации сотрудников в процессах бюджетирования мы рассказывали в статье «Как обеспечить своевременное планирование бюджетов».

Что делать, если плановые данные по доходам в итоге не подтвердились? Все планирование коту под хвост?

Вне зависимости от выполнения планового бюджета доходов нужно делать выводы. Почему ситуация сложилась таким образом? Почему поступлений за товар А в три раза больше, а планы по товару В не оправдались в 4 раза. Если всякий раз проводить анализ и вносить изменения в процессы, то коту под хвост смотреть не придется.

Какой шаг планирования наиболее эффективен, чтобы получить реальный эффект?

Для себя мы выбрали – один квартал. Во-первых, в нашей компании многие процедуры уже завязаны на квартал: планирование задач, расчет показателей и другие. Во-вторых, для получения оперативных данных по плановым поступлениям уже существует механизм регулярной актуализации договоров.

Если по договору предусмотрена предоплата (должна быть раз в неделю до недельного объема поставки), то как это отобразить в карточке с условиями договора?

В этом случае по каждой поставке в карточке договора должно быть занесено две строки:

●    в первой строке указать сумму ожидаемой предоплаты и дату обязательств (для расчета глубины просрочки, если таковая возникнет) равную дате, например, за одну неделю до плановой даты поставки;

●    во второй строке указать сумму остатка стоимости поставки и дату обязательств, равную дате осуществления поставки, то есть дате выставления счета-фактуры.