Основы целеполагания на проекте внедрения

У великих умов есть цели, у остальных – желания

Все прекрасно понимают, что от того, насколько правильно сформулирована и определена цель, зависит путь ее достижения и конечный результат. Постановка целей при принятии решения о внедрении информационной системы (ИС) на предприятии также не является исключением.

В этот момент необходимо точно определить: для чего именно Вам и вашей организации это нужно? Какие цели при этом преследуются?

Ответом на эти вопросы и станет формулирование целей автоматизации, целей внедрения ИС и Ваших личных целей для повышения профессиональной эффективности. При этом «правильная» цель основывается на следующих принципах:

1.Определенность и измеримость. На одном из проектов руководитель департамента сказал: «Наша цель – наведение экономического порядка в организации». В данном случае совсем не было точности и определенности цели, никто из задействованных во внедрении системы участников не смог полностью расшифровать слова руководителя. Куда более ясными и понятными стали предложенные командой внедрения формулировки, ограничивающие определенный процесс/результат, такие как: «Сокращение сроков формирования бюджета до 1 месяца», «Повышение точности планирования бюджетов до 95%» и т.д. После переформулирования целей проекта все задействованные лица представляли, для чего внедряется система и на что «уходят деньги».

Размытость целей внедрения ИС также может привести к тому, что при завершении проекта внедрения ИС никто не знает, как оценить результат, т.к. приходится измерять неизмеримое. Избежать этого как раз и помогают определенность и измеримость, которые выражаются в конкретных цифрах, %, сроках, обозначенных в формулировках целей. В итоге, команда внедрения знает, какой результат необходимо получить, а пользователи ИС могут этот результат реально оценить при завершении проекта.

2. Достижимость. Поставленные цели должны быть достижимы. Для этого на проектах внедрения проводится их декомпозиция. Такое дробление целей «на кусочки» помогает выработать технические/методические решения, проработать «узкие места», охватить всю полноту требований. Например, цель «Сокращение сроков формирования бюджета до 1 месяца» была разбита на следующие подцели:

●    сокращение времени получения результатов на всех этапах планирования в 2-3 раза;

●    сокращение трудоемкости сбора данных для планирования в 2 раза;

●    увеличение объемов обрабатываемой информации на 15-30%.

Достижение данных подцелей позволило добиться и главной цели тоже.

3.Значимость. Значимость целей определяется тем, какую пользу и какие возможности повышения качества работы  ИС привносит в ежедневный труд пользователей всех уровней организации. Например, достижение цели «Сокращение сроков формирования бюджета до 1 месяца» привело к тому, что теперь все данные оперативно вводятся ответственными сотрудниками по направлениям планирования, так как часть данных формируется автоматически с помощью расчетов, правил трансформаций бюджетов и удобных форм планирования. При этом экономисты не просто в последний момент собирают данные и «как есть» выдают руководству, а оценивают их точность, достоверность, динамику. За счет освободившегося времени специалистов появились возможности прогнозирования и вариативности планирования. Результат – руководству предоставляется более обоснованный бюджет для принятия решений.

Таким образом, применение на проекте внедрения данных принципов позволяет сформулировать, а затем и претворить в жизнь конкретные цели организации.

«Прямо в яблочко!» - вот результат,

Теперь ясно, на что ушли силы…

На проекте есть сложности – факт!

Но и их мы все одолели.

Автор: Бандурина Наталья, консультант службы поддержки корпоративных систем управления НПО «Компьютер»