Недорогое внедрение: миф или реальность?

Каждое предприятие имеет производственную и людскую специфику. Если при внедрении информационной системы (ИС) попытаться учесть каждый нюанс, то стоимость работ может возрасти очень сильно. Часто предприятие не может тратить много денег на проект, хотя потребность в автоматизации назрела. Рассмотрим вариант недорогого внедрения системы казначейства, и на что придется согласиться заказчику в угоду цене.

Общеизвестно, что самые большие расходы на любом проекте внедрения – это не программное обеспечение (ПО), а расходы на услуги консультантов, разработчиков и бизнес-аналитиков во главе с руководителем проекта. Их работа состоит из нескольких этапов: исследование предприятия, проектирования бизнес-процессов с использованием системы, адаптации системы под специфику заказчика, развертывания системы, обучение и консультации пользователей. В итоге заказчик получает систему, в которой полностью отражена специфика его деятельности и учтены все пожелания пользователей.

На чем же в этом случае можно сэкономить? И при этом получить результат, который также устроит предприятие?

Во-первых, если мы рассматриваем внедрение казначейства, то совершенно необходимо наличие четких описаний регламентов работы финансовой службы и всех участников процесса управления финансами: подразделений, подающих заявки на платеж; руководителей, утверждающих платежи; бухгалтерии и т.д. Если регламентов нет, то придется писать их самостоятельно, или пользоваться предлагающимися к системе инструкциями.

Также необходимо внедрять систему практически в стандартном функционале. Это позволит исключить написание проектных решений и модификаций системы. При этом важно чтобы стандартный функционал максимально покрывал потребности предприятия, а сама система была гибкой и легкой в настройке. Разработчик системы также должен предоставить документацию по администрированию и адаптации системы своими силами. Возможно, на первом этапе придется отказаться от какой-то сложной интеграции с другими системами, используемыми на предприятии.

Третьим возможным способом снижения расходов на проект является сокращение количества консультаций в период опытно-промышленной эксплуатации. В этом случае основная нагрузка по работе с рядовыми пользователями ляжет на плечи выделенных на проект специалистов заказчика, прошедших предварительное обучение.

Все три пункта оптимизации затрат на проект – возможны, но при соблюдении заказчиком определенных требований (подведу итог вышесказанному):

1.    Качественный предварительный анализ систем, с целью выбора наиболее оптимальной с точки зрения функционала и простоты последующей настройки.

2.    Готовность подстроить какие-то бизнес-процессы под функционал системы.

3.    Выделение на проект грамотных и заинтересованных специалистов, с достаточным свободным временем, прошедших обучение и готовых помочь обычным пользователям разобраться в системе

При соблюдении этих условий недорогое внедрение - это не миф, а вполне реальность, когда предприятие понимает необходимость системы, но при этом имеет ограниченный бюджет, который не позволяет оплатить все «хотелки» пользователей и большое количество консультаций. Активно вовлекая своих сотрудников в процесс внедрения, а также максимально используя стандартный функционал системы, заказчик, тем самым может получить практически тот же эффект, что и при комплексном внедрении, но с меньшими затратами и большим опытом для себя.

Какой вариант выбрать, решать только Вам.

 Автор: Шумаков Игорь, специалист группы продвижения корпоративных систем управления НПО «Компьютер».