Клиенты Prestima рассказали об автоматизации бюджетных процессов на личном опыте

Как управлять большим объемом платежей и упростить формирование бюджетов компании? Валентина Березина и Светлана Паршина – представители «Гипрогазцентр» –  поделились с ИТ-сообществом опытом автоматизации бюджетирования с помощью системы Prestima.

Ведущий проектный институт газовой отрасли России – «Гипрогазцентр» уже долгое время использует программные продукты НПО «Компьютер» для решения своих бизнес-задач.

Начиная с 2005 года для автоматизации бухгалтерского учета, оперативного управления расчетами по договорам и работой с кадрами в «Гипрогазцентр» применяется комплексная автоматизированная система (КАС) «Бизнес Люкс». Позже для работы с входящими, исходящими документами и приказами была внедрена система электронного документооборота DIRECTUM.

С ростом организации потоки денежных средств значительно увеличились. Большой объем платежей требовал составления платежного календаря и оперативного контроля соответствия сумм бюджету. Формирование бюджета доходов и расходов (БДР), план-фактный анализ и подготовка отчетности также усложнились.

Для автоматизации этих процессов была выбрана система бюджетирования Prestima, разработанная НПО «Компьютер».

«Познакомившись с Prestima, мы увидели, что эта система соответствует нашим задачам, — рассказывает ведущий инженер ФЭС Светлана Паршина. — Кроме того, она разработана на той же платформе IS-Builder, что и КАС “Бизнес Люкс”, благодаря чему обе системы практически бесшовно интегрируются, ИТ-специалисты  могут легко поддерживать Prestima, а пользователи работать в едином интерфейсе».

Проект внедрения Prestima начался в мае 2012 года и был завершен уже к сентябрю. Валентина Березина, начальник финансово экономической службы считает, что этому способствовали тщательная методическая подготовка внедрения и долгие партнерские взаимоотношения с НПО «Компьютер».

По словам Валентины, самым сложным этапом проекта оказалось получение в системе первых результатов расчета факта БДР и их сверки с ранее полученными вручную данными: «Мы пересматривали ранее придуманные и настроенные в системе алгоритмы расчета, сравнивали цифры с исходными отчетами, корректировали алгоритмы, снова рассчитывали и сверяли. В результате мы поняли, что для полностью автоматического расчета нужно вносить изменения в структуру статей затрат в бухгалтерском учете».

Сейчас, благодаря интеграции Prestima с КАС «Бизнес Люкс» и настройке соответствующих расчетов в «Гипрогазцентр» полностью автоматизирован сбор данных об исполнении бюджетов, что ранее приходилось делать вручную на основе различных отчетов. Кроме того, удалось сократить трудоемкость планирования бюджетов, и теперь вместо Excel используются формы планирования для удобного ввода, корректировки и анализа бюджетов, а также автоматически формируется план по разным алгоритмам.

А наибольший эффект, по мнению Валентины Березиной, был получен от изменения процессов согласования расходов и подготовки реестра на оплату. Сейчас, сотрудники компании согласуют платежи с помощью системы DIRECTUM, а бюджетный контролер в системе Prestima проверяет расходы на соответствие лимитам бюджета движения денежных средств (БДДС). Реестр платежей и платежные поручения автоматически формируются в платежном календаре системы. Внедрение Prestima обеспечило «Гипрогазцентр» четкий контроль всех платежей и значительно упростило работу по проведению оплаты.

Полный текст статьи читайте на PCWeek.