Обследование подсистемы оперативного планирования

Под системой оперативного планирования (бюджетирования) понимаются процедуры формирования текущих (на период до года) операционных и финансовых планов деятельности организации и подготовки отчетов о результатах выполнения этих планов.

1. Критерии качества

Оценка подсистемы оперативного планирования (как и любого другого управленческого инструмента) производится с точки зрения оценки присущих этой подсистеме критериев качества.

Критерии качества — это соответствие определенному набору требований. Эти требования вытекают из задач, которые поставлены или могут быть поставлены перед подсистемой оперативного планирования.

«Классический» перечень этих задач можно сформулировать следующим образом:

• Обеспечение ликвидности деятельности;
• Обеспечение прибыльности деятельности;
• Обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах для осуществления деятельности;
• Обеспечение возможности контроля и корректировки деятельности, возможности моделировать ситуации, вызванные изменениями внутренней и внешней среды;
• Обеспечение возможности совершенствования деятельности;
• Обеспечение координации деятельности;
• Обеспечение мотивации сотрудников;
• Обеспечение возможности управления процессами развития.

Исходя из этих задач можно сформулировать следующие требования к оперативному планированию:

• Достаточность перечня используемых планов и достаточность охвата ими процессов финансово-хозяйственной деятельности, уровней управления, горизонтов планирования;
• Логическая взаимосвязь и непротиворечивость планов в целом и отдельных показателей;
• Непротиворечивость оперативных планов тактическим планам;
• Достаточная степень детализации как по статьям, так и по срокам;
• Адекватность формирования плановых показателей, в том числе оценка рисков
• Адекватность процедур согласования планов;
• Наличие процедур контроля исполнения плана как по итогам периода, так и непосредственно в течение периода;
• Наличие процедур корректировки планов в течение планового периода;
• Наличие процедур постоянной разработки мероприятий по предотвращению неблагоприятных отклонений;
• Участие в процедуре составления планов достаточно широкого круга подразделений и сотрудников. Достаточно широкий перечень лиц, ответственных за выполнение тех или иных планов или их отдельных статей.

Для более точного определения соответствия задач подсистемы оперативного планирования и предъявляемых к ней требований может быть подготовлена таблица «Задачи — требования». (Таблица 1.)

Таблица 1. «Задачи— требования»

Задачи системы планирования	Требования к системе планирования
Обеспечение прибыльности деятельности	Наличие среди перечня используемых планов «Бюджета доходов и расходов», «Плана производственной себестоимости», «Плана общехозяйственных расходов»
Обеспечение возможности планирования потребности в ресурсах для осуществления деятельности	Наличие среди перечня используемых планов «Плана потребности в материалах», «Плана закупок материалов», «Плана потребности в персонале»
Обеспечение возможности контроля и корректировки деятельности	1. Введение процедур контроля исполнения плана как по итогам периода, так и непосредственно в течение периода 2. Наличие «Фактические показатели» и «Отклонения фактических и плановых показателей» 3. Увеличение степени детализации планов (по срокам, статьям, структурным подразделениям) 4. Введение процедур уточнения планов в ходе их выполнения
Обеспечение возможности совершенствования деятельности	1. Введение процедур анализа выявленных отклонений (между фактическими и плановыми значениями), определения причин и «виновников» отклонений 2. Введение процедур постоянной разработки мероприятий по предотвращению неблагоприятных отклонений
Обеспечение координации деятельности	Наличие среди перечня используемых планов взаимосвязанных операционных планов — «Плана продаж», «Плана производства», планов потребности в ресурсах
Обеспечение мотивации сотрудников	1.Вовлечение в процедуру составления планов широкого круга подразделений и сотрудников 2.Расширение перечня лиц, ответственных за выполнение тех или иных статей планов
Обеспечение возможности управления процессами развития	Наличие среди перечня используемых планов «Инвестиционного плана»
.......................................

2. Способы обследования

К основным способам обследования подсистемы оперативного планирования можно отнести следующие:

• Изучения документов (регламентирующих, плановых, отчетных, первичных и т.д.)
• Интервьюирования руководителей специалистов, непосредственно осуществляющих планирование затрат, готовящих информацию для составления планов, «исполняющих» планы, готовящих отчеты об исполнении планов, контролирующих исполнение планов.
• Проведения статистического анализа ряда плановых и фактических показателей.

3. Регламентация

С содержательной точки зрения можно выделить две основные группы документов, регламентирующих планирование:

• Документы, определяющие — кто и каким образом участвует в формировании планов и отчетов об их исполнении;
• Документы, содержащие различного рода справочную информацию, используемую при подготовке планов (различные справочники и классификаторы).

С точки зрения происхождения регламентирующие документы можно разделить:

• На внутренние, разработанные в самой организации (положения, инструкции, нормативно-справочные базы и т.д.);
• На внешние, созданные вне организации, но используемые ею в своей деятельности (например,— отраслевые «Методические положения по планированию»).

Изучение регламентирующих документов проводится с целью:

• Определения перечня руководителей и специалистов, участвующих в формировании планов и отчетов, для последующего изучения их деятельности;
• Определения перечня плановых и отчетных форм, используемых организацией;
• Предварительной оценки используемой последовательности составления планов;
• Предварительной оценки методов, используемых для составления планов и формирования величин отдельных плановых показателей;
• Оценки качества самих регламентирующих документов (насколько полно и непротиворечиво они описывают процедуры формирования планов и отчетов, насколько однозначно закрепляют ответственность, насколько помогают в подготовке планов и т.д.).

4. Организационно-функциональные аспекты

Рассмотрение организационно-функциональных аспектов предполагает изучение:

• Общей схемы организации процедур формирования планов и отчетов (какие службы какие процедуры выполняют);
• Деятельности отдельных руководителей и специалистов, причастных к подготовке планов и отчетов (их задачи, обязанности, полномочия и ответственность).

Для формализации организационно-функциональных аспектов системы оперативного планирования может быть использована таблица «Карта закрепления планов» (Таблица 2.), отражающая виды составляемых планов и участие в их подготовке служб, руководителей и специалистов. Аналогичная таблица может быть подготовлена и в отношении отчетов.

На основе изучения общей схемы процедур планирования и деятельности отдельных руководителей и специалистов делаются предварительные выводы:

• О достаточности решаемых задач и выполняемых действий (например, выполняются ли действия по методологическому обеспечению планирования, контролю формируемых планов и отдельных плановых показателей и т.д.);
• О достаточности используемых планов и отчетов, об их информационной взаимосвязи;
• О рациональности организации работ по планированию и общей логике процедуры планирования;
• Об адекватности контроля исполнения планов;
• О степени централизации процедуры планирования;
• О «близости» составителей планов к месту их использования;
• О степени обоснованности закрепления обязанностей и ответственности за службами, руководителями и специалистами.

Таблица 2. «Карта закрепления планов»

Выполняемые действия	Службы, руководители, специалисты
	План сбыта
План производства
........................

5. Методология

Для изучения и анализа методологии планирования необходимо рассмотреть вопросы, сгруппированные по следующим блокам:

• Оценка системы планирования с точки зрения полноты охваты процессов финансово-хозяйственной деятельности;
• Методы формирования планов и плановых показателей, взаимосвязь и непротиворечивость используемых планов;
• Степень детализации планов;
• Формальная оценка планов: корректность названий планов и плановых показателей;
• Качество информации для планирования;
• Контроль исполнения планов.

5.1.Оценка системы планирования с точки зрения полноты охваты процессов финансово-хозяйственной деятельности

Общий перечень используемых планов рассматривается с точки зрения того, насколько формируемые планы покрывают:

• Хозяйственные процессы — процессы сбыта, производства, процессы обеспечения ресурсами (материальными, трудовыми, ресурсами производственных мощностей), процессы развития;
• Финансовые процессы — процессы управления рентабельностью, ликвидностью, имущественным состоянием.

Для оценки достаточности перечня используемых планов и достаточности охвата ими процессов финансово-хозяйственной деятельности можно использовать таблицу «Сравнение планов» (Таблица 3.), в которой проводится сопоставление «хрестоматийного» перечня планов и перечня планов, используемых в конкретной организации.

Таблица 3. «Сравнение планов»

«Хрестоматийный» перечень планов	Имеющиеся в организации планы
«План продаж»
«План производства»
«План потребности в материалах» «План закупок материалов»
«План потребности в персонале»
«План производственных мощностей»
«План производственной себестоимости»
«План общехозяйственных расходов»
«Бюджет доходов и расходов»
«Инвестиционный план»
«Бюджет движения денежных средств»
«Прогнозный баланс»
....................................

5.2. Методы формирования планов и плановых показателей, взаимосвязь и непротиворечивость используемых планов

1. Оценка методов планирования предполагает рассмотрение:

• Общей логики и правомерности используемых методов планирования;
• Точности, получаемой при использовании данных методов. В том числе, особое внимание следует обратить на то, насколько используемые методы планирования способны принять во внимание действие различных «возмущающих факторов»;
• Возможности применения альтернативных методы планирования, их соотношение с используемыми методами по достигаемой точности и трудоемкости.

2. Оценка логической взаимосвязи и непротиворечивости планов.

Рассмотрение «цепочки» составляемых планов с точки зрения соответствия «классической» схеме подготовки планов.

Особое внимание следует уделить началу процедуры планирования — какой из планов составляется первым. В общем случае планирование должно начинаться с «расшивки узкого места».

Для оценки логической взаимосвязи планов может использоваться таблица «Информационная взаимосвязь планов» (Таблица 4.), с помощью которой рассматриваются как «правомерность» использования информации из одних планов при подготовке других, так и «пробелы», когда имеющаяся информация не используется.

(Например, «План закупок материалов» должен составляться на основе «Плана потребности производства в материалах» с учетом начальных и конечных остатков материалов на складах. Аналогичным образом, «План производства» должен составляться с учетом существующих на начало и необходимых на конец отчетного периода производственных заделов (незавершенного производства), а не быть «копией» «Бюджета продаж».)

Кроме оценки взаимосвязи планов различных видов, необходимо так же рассмотреть взаимосвязи планов одного вида, но готовящихся для разных горизонтов планирования. (Например, — «План производства» на год и «План производства» на месяц.) Оценка планов производится с точки зрения согласованности, и непротиворечивости долгосрочных и краткосрочных планов: насколько текущие планы опираются на информацию, содержащуюся в долгосрочных планах, существует ли «преемственность» в используемых перечне показателей и методах планирования.

Таблица 4. «Информационная взаимосвязь планов»

Планы — потребители информации	Планы — поставщики информации
	План сбыта	План производства	.............	.............	.............	.............
План сбыта
План производства
................
................
................

3. Оценка процедур контроля использования методов планирования предполагает рассмотрение:

• Субъектов контроля (кто осуществляет контроль — непосредственные руководители специалистов, составляющих планы, некая специальная методологическая служба и т.д.);
• Объектов контроля (для каких видов планов проверяются используемые методы планирования);
• Точек контроля (когда, с какой периодичностью осуществляется контроль);
• Результатов контроля (каковы итоги проведения контрольных процедур, какие последствия они имеют).

5.3. Степень детализации планов

Критерии достаточности и уместности детализации планов можно сформулировать следующим образом. Степень детализации планов должна быть такой, чтобы:

• Во-первых, на основе некоторого плана можно было подготовить другие планы, следующие за ним по «цепочке» планирования;
• Во-вторых, будущий пользователь плана мог почерпнуть из него всю необходимую управленческую информацию.

Степень детализации планов необходимо оценивать по трем направлениям:

• Детализация с точки зрения количества содержащихся в каждом плане показателей, т.е. какого рода информацию можно вообще почерпнуть из плана.
(Например, в своем «классическом» виде «Бюджет продаж» показывает момент реализации продуктов, их перечень и стоимость. В дальнейшем эта информация используется для формирования показателя «доходы» в «Бюджете доходов и расходов». Но «Бюджет продаж» необходим так же и для формирования показателя «Поступления (поступление выручки от реализации)» в «Бюджете движения денежных средств». А для этого «Бюджет продаж» должен содержать информацию не только о моменте реализации продуктов, но и о моменте исполнения покупателем своих обязательств — о графике и форме оплаты. Таким образом, введение данного показателя в «Бюджет продаж» будет обеспечивать составление плана, «нижестоящего» в «цепочке» планирования — «Бюджета движения денежных средств». Кроме того, в последующем пользователю данного плана — менеджеру по продажам — на основе данного дополнительного показателя будет легче отслеживать исполнение покупателем своих обязательств);
• Детализация каждого показателя, т.е. выделены ли внутри отдельных показателей какие-либо подстатьи, подпункты и т.д. (Например, в «Бюджете доходов и расходов» показатель «Выручка от реализации» может быть показан одной строкой. Такая степень детализации позволяет увидеть рентабельность в целом. Если же ввести дополнительную детализацию показателя «Выручка от реализации» в разрезе групп/видов продуктов, то появляется возможность планировать и контролировать рентабельность производства и сбыта отдельных групп и видов продуктов. Такая информация будет крайне полезна для корректировки сбытовой программы);
• Детализация горизонта планирования, т.е. выделены ли внутри периода планирования какие-либо дополнительные временные отрезки.
(Например, в «Бюджете движения денежных средств» данные приведены по месяцу в целом, без выделения более котротких промежутков. При этом, возможно возникновение следующей ситуации. По месяцу в целом поступления денежных средств будут превышать выплаты. Но внутри месяца поступления и выплаты будут происходить неравномерно: в первой половине месяца выплаты будут существенно превышать поступрления. В результате, возникнет «кассовый разрыв». Но при данной детализации уровня планирования его невозможно будет обнаружить.)

5.4. Формальная оценка планов: корректность названий планов и плановых показателей

Оценка корректности используемой для обозначения планов и плановых показателей терминологии, при всем своем внешнем формализме, имеет существенное практическое значение.

Во-первых, некорректные названия планов затрудняют работу с ними их пользователей, подталкивают к неверной интерпретации плановой информации. (В первую очередь — руководителей организации.)

Во-вторых, «провоцируют» самих составителей планов на различные методологические ошибки. (Например, самой распространенной ошибкой является отсутствие у специалистов точного понимания соответствия между понятиями «выплаты», «затраты», «расходы». В результате, в большей или меньшей степени, это приводит к некорректному формированию «Бюджета производственной себестоимости», «Бюджета доходов и расходов», «Бюджета движения денежных средств».)

5.5. Качество информации для планирования

Оценка качества информации производится в следующей последовательности:

1. Для каждой службы и каждого специалиста составляется перечень формируемых ими планов и отдельных плановых показателей;

2. Для каждого вида плана или планового показателя составляется перечень необходимой для их формирования информации;

3. Определяются требования к качеству информации (степень точности и детализации) и срокам ее предоставления;

4. Сформулированные требования сравниваются с фактическим исполнением.

Для проведения данного анализа можно воспользоваться таблицей «Оценка качества информационного обеспечения» (Таблица 5.).

Таблица 5. «Оценка качества информационного обеспечения»

Служба/специалист	Вид плана	Перечень необходимой информации	Требования к качеству информации	Фактическое соответствие
Отдел снабжения	Бюджет закупок материалов	Потребность в материалах	Количество по каждой номенклатурной позиции
		Складские остатки	Предварительно — до 25 числа Окончательно — до 3 числа
		Цены на материалы	По группам материалов в разрезе поставщиков

5.6. Контроль исполнения планов

Оценка процедур контроля исполнения планов ведется по следующим направлениям:

1. Оценка закрепления ответственности за выполнение планов. рассматривается с двух точек зрения:

• Однозначность закрепления ответственности (все ли планы имеют своих «хозяев» и насколько четко для каждого из них определена степень ответственности);<
• Формализация ответственность (насколько полно ответственность закреплена регламентирующими и организационно-распорядительными документами).

2. Оценка процедур текущего контроля исполнения планов предполагает рассмотрение следующих вопросов:

• Существуют ли вообще данные процедуры;
• В отношении каких планов и плановых показателей эти процедуры реализуются;
• Кто и каким-образом реализует процедуры контроля;
• Какие это имеет последствия (например, производится ли корректировка планов в ходе их реализации или составляются текущие отчеты об исполнении планов).

3. Оценка процедур итогового контроля исполнения планов. Перечень рассматриваемых здесь вопросов, в принципе соответствует вопросам для оценки текущего контроля. Особое внимание необходимо уделить итоговым отчетам:

• Формальной достаточности отчетов — для всех ли планов готовятся соответствующие отчеты. Для ответа на этот вопрос можно использовать таблицу «Соответствие планов и отчетов» (Таблица 6.), в которой всем используемым видам планов ставят в соответствие существующие отчет;
• Качеству отчетов. Во-первых, существует ли «преемственность» между плановыми и отчетными формами по структуре и содержанию. Во-вторых, насколько отчетные формы удобны для пользования и информативны. (В частности, одним из часто встречающихся недостатков является отсутствие в отчетных формах графы «план», что затрудняет чтение отчетов и проведение анализа.) В-третьих, существует ли практика подготовки комментариев, пояснений к отчетам.

Таблица 6. «Соответствие планов и отчетов»

№	Название Плана	Регулярность	Название Отчета	Регулярность
1	Бюджет продаж	Год. / мес.	В составе «Отчета о прибылях (убытках)»	Мес.
2	Бюджет производства	Год. / мес.
3	………
4	………

6. Итоговые выводы о соответствии критериям качества

Проведенные в ходе обследования предварительные оценки сопоставляют со сформулированными ранее критериями качества. Делаются итоговые выводы о степени соответствия требованиям, предъявляемым к системе оперативного планирования.

Для формализации итоговых выводов может быть использована уже упоминавшаяся выше таблица «Требования, факты соответствия/несоответствия». (Таблица 7.)

В зависимости от степени соответствия заявленным требованиям делается вывод о том, насколько успешно система оперативного планирования решает необходимый перечень задач.

Таблица 7. «Требования, факты соответствия/несоответствия»

Требования к системе планирования	Факты соответствия	Факты несоответствия
………
………

Источник: www.costkiller.ru