Шесть шагов в бюджетирование (часть шестая)

Собрать фактические данные сложнее, чем кажется на первый взгляд. Например, сведения о продажах есть у менеджеров по продажам, в бухгалтерии и на складе. Но это не означает, что цифры совпадут. Каким образом, в какие сроки, куда и какую информацию необходимо заносить для того, чтобы она попала в раздел фактических данных бюджетов?

Продолжаю цикл статей, основанный на моей книге «6 шагов в бюджетирование», где я кратко излагаю свой взгляд на порядок постановки бюджетирования на предприятии.

Шаг 4. Напиши правила сбора фактических данных

Планировать и не иметь возможность сопоставить планы с фактом? Такое может случиться, если не продумать сбор фактических данных. Вы уже, наверняка, столкнулись с особенностью бухгалтерского и управленческого учета Вашего предприятия в процессе разработки плановых показателей. Вы столкнулись с тем, что фактические данные учитываются где-то с недостаточной детализацией, а где-то с избыточной. Каких-то данных нет в принципе, а какие-то можно взять в нескольких местах, но с разной детализацией и, почему-то, не совпадающим итогом. Например, данные о продажах есть у менеджеров по продажам, в бухгалтерии и на складе. У менеджеров по продажам – у каждого только свои контрагенты, свои экселевские или вордовские таблички. В бухгалтерии – проводки на общую сумму, а перечень проданных товаров аккуратно подшит в папки и виде накладных. На складе нет компьютера и кладовщик прекрасно обходится карточками, ручкой и калькулятором.

Необходимо продумать, где будут браться фактические данные, где они ведутся своевременно, с достаточной степенью надежности и наиболее удобны для обработки. На этом этапе Вам, может быть, понадобится внести коррективы в систему планирования и где-то снизить требования к детализации. А, может быть, имеет смысл внести изменения в систему учета? Может быть! Необходимо проанализировать имеющиеся возможности по изменению учета и то, каких затрат это потребует. Если управление предприятием требует детального планирования, то и уровень детализации учета фактических данных не должен ему уступать. Уровень детализации при планировании не должен превышать уровня детализации при учете фактических данных, иначе плановые данные невозможно будет сравнить с фактическими, невозможно будет выяснить причину отклонений факта от плана - планирование выродится в процесс планирования ради самого планирования, а не ради управления.

По аналогии с планированием, для сбора фактических данных Вам необходимо описать порядок сбора и обработки информации - составить регламент. Кто, какую, каким образом, в какие сроки, куда заносит фактическую информацию для того, чтобы она попала в раздел фактических данных бюджетов? Необходимо проработать и эти вопросы – очень часто планирование и фактический учет одних и тех же показателей выполняются не просто по разным алгоритмам, но и разными подразделениями, а каждый должен знать свой порядок работы, каждому нужен свой регламент.

Итак, на шаге №4:

Необходимо написать регламент сбора и обработки фактических данных.

Шаг 5. Подбери программное обеспечение

Слава богу, времена, когда все расчеты делались на счетах, канули в прошлое. Сейчас на рынке можно подобрать программу на свой вкус и в соответствии со своими потребностями. Более того, практически любую программу продавцы готовы подогнать под Вас, сделав в ней необходимы доработки. Все, что вы описали на предыдущих шагах, поможет Вам при разговоре с разработчиками программного обеспечения.

Если масштабы бюджетирования не велики, то на первых порах Вы так же можете использовать Эксель. Более того, я настоятельно советую сделать рабочую модель в Экселе до того, как Вы начнете подбирать какую-нибудь специализированную программу. В рабочую модель надо включить все бюджеты со всеми разрезами. Если модель получается слишком большой и запутанной, то уменьшите количество разрезов, но оставьте все бюджеты. Прогоните модель несколько раз, посмотрите на результаты. Уверен, что всплывут какие-то нестыковки, Вы захотите внести изменение в набор показателей. Прогон системы в экселевской рабочей модели обойдется Вам дешевле, чем многократная переделка и доработка специализированной программы. Хотя бы потому, что Вам не придется покупать эту программу (а Эксель, наверняка уже стоит на Ваших компьютерах) и не придется платить разработчикам за доработки.

Может так получиться, что реализация Ваших идей в специализированной программе окажется неоправданно дорогой для Вас. Чтобы этого не случилось, заранее ознакомьтесь с имеющимися программными продуктами, с их возможностями и недостатками – я уже говорил об этом в самом начале и повторяю тут. А вот чего делать не стоит – так это не стоит начинать постановку бюджетирования с выбора программного продукта. Так обычно поступают, когда не хотят реально задуматься о своих проблемах и самостоятельно поискать пути их решения, когда рассчитывают на то, что кто-то другой решит их проблемы. Но никому другому не интересно решать ваши проблемы – разработчикам надо продать свой продукт.

Пропустив первые шаги, вы не будете знать, что именно вы хотите от бюджетирования, что именно должна делать программа и для чего она должна это делать. Пока вы не прошли первых шагов, вам только кажется, что вы все знаете о своих проблемах и желаниях. Пока все не изложено в документах, пока все нельзя распечатать и почитать – это все иллюзия знания. Это как пойти в магазин за одеждой и не знать своих размеров, не определиться с цветом, фасоном. Пойдя купить то, не знаю что, вы именно неизвестно что и купите, а подробности узнаете после того, как заплатите деньги за программу. Попытаетесь купленную программу использовать, «повтыкаете круглое в квадратное» и разочаруетесь в программе, «похороните» и израсходованные деньги и саму идею бюджетирования. Ключевым фактором в выборе программы является соотношение затрат на внедрение программы (покупка, доработка, отвлечение сотрудников и т.д.) и получаемых возможностей.

Итак, на шаге №5:

Необходимо выбрать программу для ведения бюджетирования.

Продолжение следует. Полный текст книги можно скачать бесплатно, посетив сайт автора.

Автор: Дмитрий Чертов, финансовый консультант
Опубликовано на www.e-xecutive.ru